Verwendung der elektronischen Signatur in Banken: Top 5 Anwendungsfälle

Jeannine Mulliner, 15. März 2021

Elektronische Signaturen sind ein wesentlicher Bestandteil einer Digitalisierungsstrategie für Unternehmen. Bei Finanzinstituten aller Größenordnungen besteht ein großes Interesse daran, Papier aus Geschäftsprozessen zu entfernen und digital zu werden. Privat- und Geschäftsbanken, Kreditgenossenschaften, Kreditgeber und viele andere Finanzdienstleistungsunternehmen haben elektronische Signaturen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen eingeführt. Wenn die Digitalisierungsbemühungen ausgereift sind und die Finanzinstitute die Vorteile in Bezug auf Kundenerfahrung, Compliance, Effizienz und Kosteneinsparungen erkennen, expandieren sie über frühe Anwendungen hinaus und suchen nach Möglichkeiten, diese Vorteile schnell auf alle Geschäftsbereiche, Kanäle und Bereiche des Unternehmens auszudehnen. 

Für diejenigen, die gerade erst anfangen elektronische Signatur Die wichtigsten Fragen lauten: "Wie soll ich die elektronische Signatur verwenden?" und "Welcher Prozess bringt uns den größten ROI?" Letztendlich haben alle Geschäftsbereiche und Kanäle Prozesse, die gute Kandidaten für elektronische Signaturen und digitale Signaturen sind. Die Auswahl der Anwendungsfälle ist so individuell wie die der Bank. Das heißt, hier sind die fünf häufigsten Anwendungsfälle für die elektronische Signatur. 

Verwendung der elektronischen Signatur: Top 5 Anwendungsfälle

1. KONTOERÖFFNUNG

Vollständig anbieten digitaler Kontoeröffnungs- und Onboarding-Prozess von überall und zu jeder Zeit ist zu einem Wettbewerbsvorteil geworden. Die Herausforderung besteht darin, einen durchgängigen digitalen Prozess zu implementieren, sodass der Kunde die Filiale nicht mehr physisch besuchen muss, um Dokumente zu signieren oder ein physisches ID-Dokument vorzulegen. Laut Sr. Analyst Tiffani Montez von der Aite Group führen nur teilweise automatisierte Kontoeröffnungsprozesse zu hohen Drop-off-Raten - je nach Produkt von 65% bis 95%. Dies bedeutet, dass die Mehrheit der Antragsteller den Online-Prozess abbricht und entweder zu einem anderen Kanal (z. B. einer Zweigstelle oder einem Callcenter) wechselt oder nach einem anderen Finanzinstitut sucht, mit dem sie den Antragsprozess aus der Ferne abschließen können.

Die gute Nachricht sind neue und innovative Ansätze zur digitalen Erfüllung mit Technologien für elektronische Signatur und Identitätsprüfung bieten die Möglichkeit, die Notwendigkeit einer brancheninternen Überprüfung und Unterzeichnung zu beseitigen. Und Finanzinstitute setzen diese Technologien schnell ein. Im Jahr 2017 veröffentlichte Celent Research einen Bericht über die elektronische Signaturbereitstellung der BMO Bank of Montreal. Der erste Anwendungsfall für elektronische Signaturen der Bank war das Onboarding. „Laut dem Jahresbericht von BMO ist die Einführung eines kontextbezogenen und vereinfachten Onboarding für digitale Konten in Kanada ein einzigartiger Service. BMO-Kunden können in weniger als acht Minuten schnell ein Konto auf ihrem Smartphone suchen, auswählen und eröffnen. “ Das Onboarding für mobile Kunden von BMO ist seit 2016 in Produktion.

Remote Mobile E-Signing ist auch dann möglich, wenn für Online-Kontoeröffnungen aus Compliance-Gründen eine handschriftliche Signatur erforderlich ist. Im Jahr 2015 haben Top-Banken und Finanzdienstleister damit begonnen, die Erfassung mobiler Signaturen vor Ort zu testen. Eine globale Bank startete ein Pilotprojekt, um die Eröffnung von Mobilkonten an Flughafenkiosken zu testen. Die Bank entwickelte eine spezielle iPad-App mit elektronische Signaturen direkt in die App integriert, so dass der gesamte Prozess digital bleibt. Die Bank verwendete seit vielen Jahren denselben Prozess zur Eröffnung eines vertrauenswürdigen Einlagenkontos. Als es jedoch an der Zeit war, den Prozess an das iPad anzupassen, nutzte das Team die Gelegenheit, um unnötige Schritte zu vermeiden und ein optimiertes mobiles Erlebnis aufzubauen.

Banken berichten, dass papierlose Workflows zur Kontoeröffnung die ersten Erfahrungen mit dem Kunden erheblich verbessern, da sie nicht mehr warten müssen, bis Dokumente gedruckt oder Fehler korrigiert wurden. Wenn dies aus der Ferne erfolgt, besteht auch der zusätzliche Vorteil, dass der Kunde wählen kann, wann und wo er mit der Bank Geschäfte abwickelt.

2.    Ausleihe

Innerhalb der Kreditvergabe besteht die führende Strategie für die Verwendung der elektronischen Signatur in Verbraucher- und Kleinunternehmenskrediten sowie in der Finanzierung von Privatkunden. E-Signaturen, E-Formulare und digitale Prozesse werden online, im Call Center und in der Filiale zur Unterzeichnung von Kreditanträgen und Finanzierungsverträgen sowie zur elektronischen Übermittlung der zahlreichen Verbraucherinformationen verwendet, die im Mittelpunkt dieser Prozesse stehen.

Der Wert ist einfach. Durch die vollständige Digitalisierung von Transaktionen und die Anwendung von Workflow-Regeln wird das Risiko von Dokumentfehlern wie fehlenden Signaturen und Daten vermieden. Durch elektronische Signaturen werden auch die schmerzhaften Anstrengungen und das schlechte Kundenerlebnis bei der Nachbearbeitung von Dokumenten beseitigt, dh ein Kreditnehmer wird zurückgerufen, um die beim ersten Mal nicht korrekt ausgefüllten Unterlagen neu zu signieren. 

Die US Bank hat Kreditausnahmen nahezu beseitigt, indem sie elektronische Signaturen in ihre Kreditverarbeitung für Verbraucher und Unternehmen einbezog, die 2011 in mehr als 3.000 Einzelhandelsfilialen eingesetzt wurde. Infolgedessen hat die Bank den Großteil der Kosten für die Dokumentenbearbeitung gesenkt, die Compliance-Anforderungen übertroffen und das Kundenerlebnis verbessert. 

„Wir haben bei 70% aller Eröffnungen von Darlehenskonten mit elektronischen Signaturen begonnen und innerhalb eines Jahres waren es bis zu 85%, wo wir geblieben sind“, sagt Ron Eddy, Associate Vice President für Technologie und Betrieb bei der US Bank.

Die meisten E-Signatur-Aktivitäten finden jedoch im Online-Kanal statt, wo der Bedarf an Unmittelbarkeit am größten ist, um hohe Abbruchquoten bei Kreditanträgen aufgrund langer Papierverarbeitungszeiten auszugleichen. Im Online-Kanal ist es üblich, dass die Akzeptanz von elektronischen Signaturen durch Kunden nahezu 100% beträgt. Bei Studentendarlehen ging ein Kreditgeber zu Beginn seiner Darlehenssaison mit E-Signing online und erreichte über Nacht einen Wert von 99,9%
Adoptionsrate, die seitdem stabil geblieben ist.

Weltweit profitieren Banken und Privatkunden von ähnlichen Vorteilen. Für die britische Secure Trust Bank sowie den globalen Finanzdienstleister Hitachi Capital ermöglicht das Angebot von E-Signatur-Funktionen ihren Einzelhandelspartnern, Finanzierungen am Point of Sale mit der Geschwindigkeit und Einfachheit einer Online-Kreditkartentransaktion durchzuführen. Der Kunde klickt auf einige Schaltflächen, um seinen Namen auf einem Tablet oder einem anderen Gerät im Geschäft zu signieren, und die Transaktion wird abgeschlossen. Dies ist ein großer Wettbewerbsvorteil, da Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen den Verkauf abschließen können, während das Interesse des Kunden hoch ist.

Es gibt ähnliche Vorteile bei der gewerblichen Kreditvergabe. Wright-Patt Credit Union (WPCU) , eine der 50 größten Kreditgenossenschaften in den USA, wandte sich Cloud-Technologien zu, um ihren kommerziellen Kreditvergabevorgang zu automatisieren. Die Kreditgenossenschaft nutzte die E-Signatur-Integration zwischen OneSpan Sign und nCino. Auf diese Weise konnte das Commercial Lending-Team die Effizienz eines durchgängigen digitalen Prozesses wirklich nutzen. Mit der kombinierten Lösung hat die WPCU in weniger als einem Jahr das Volumen kommerzieller Kredite von 30 auf 100 Kredite pro Monat mit demselben Kernteam verdreifacht und gleichzeitig die Kreditvergabe für ihre Geschäftsmitglieder optimiert. Benjamin Miller, WPCU Commercial Portfolio Analyst, sagt: „Unsere Koordinatoren, die die Dokumentpakete zusammenstellen und elektronisch versenden, sind am meisten begeistert.“ Während das Commercial Lending-Team der WPCU 22 Minuten damit verbracht hat, die Unterlagen für die Unterzeichnung durch das Mitglied vorzubereiten, haben sie diese Zeit jetzt mit dem digitalen Prozess um 50% verkürzt. Ihre Kreditgeber haben auch erhebliche Zeiteinsparungen gesehen. Auf dem Papier würden die Kreditgeber durchschnittlich 54 Minuten damit verbringen, einen Kreditabschluss durchzuführen, „der ihrerseits jetzt überhaupt keine Zeit mehr in Anspruch nimmt“.

Die Aktivierung der Remote-E-Signatur-Funktion für mobile Kredittransaktionen spielt ebenfalls eine immer wichtigere Rolle, da Finanzinstitute das wachsende Segment der Mobile-First-Kunden anziehen möchten. Insgesamt berichten unsere Kunden, dass die Transformation ihrer Kreditvergabeprozesse mit elektronischen Signaturen Folgendes hat:

  • Schneiden Sie den Bewerbungsprozess von 8 Tagen auf 24-48 Stunden
     
  • Einsparung von 1 Million US-Dollar an jährlichen Scan- und Imaging-Kosten auf 26 Millionen Seiten Leihdokumenten 
     
  • Dokumentfehler um 90% reduziert
     
  • 80% der Kosten für die Dokumentenbearbeitung wurden entfernt
     
  • Optimierte den Workflow von 16 Schritten auf 4 Schritte
     
  • Ermöglicht einer Bank, 95.000 Stunden Bankerzeit neu einzusetzen, um mehr Kredite zu verkaufen 
     
  • Keine manuellen Backoffice-Vorgänge mehr erforderlich
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Deploying E-Signatures as a Shared Service

In this report, five leading banks and insurers ranging in size from 5,000 – 270,000 employees share their best practices for deploying e-signature as an enterprise service.

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3.    VERMÖGENSVERWALTUNG

Wealth Management ist auch eine hervorragende Strategie für die Verwendung elektronischer Signaturen. Ziel ist es, den langen Verkaufsprozess (in der Regel mit mehreren Besprechungen und hohen Fehlerquoten) auf eine einzige Sitzung zu verkürzen, in der die Unterlagen persönlich mit dem Kunden bearbeitet werden. 

In einem kürzlich veröffentlichten Webcast der CEB TowerGroup zum Thema E-Signatur-Trends in der Vermögensverwaltung tauchten zwei Themen auf. Erstens suchen Kunden nach einfacheren digitalen Interaktionen. Das zweite ist die Notwendigkeit, Berater mit den Tools auszustatten, die sie benötigen, um die Erfahrung zu bieten, die Kunden wünschen. Laut CEB ist „die Nutzung von Verbrauchertechnologien hoch, aber viele Berater interagieren nicht digital mit ihren Kunden
Weise."

In einer CEB-Umfrage unter Finanzdienstleistungs- und Vermögensverwaltungsunternehmen gaben 32% der Befragten an, dass die Verbesserung der Kundenbindung vom Front-to-Back-Office und die Anwendung von Technologien zur Verbesserung der Kundenbindung über mehrere Kanäle die beiden wichtigsten Bereiche sind. Die Umfrage ergab außerdem, dass 34% der Befragten beim Kauf neuer Finanzprodukte oder -dienstleistungen lieber kundenorientierte Portale oder Vermögensverwaltungswebsites verwenden, und 62% der Gen X / Y-Kunden glauben, dass Technologie ihnen hilft, besser mit ihrem Finanzberater zusammenzuarbeiten.

Im Jahr 2012 implementierte die RBC Royal Bank of Canada die E-Signatur-Technologie für ihren Geschäftsbereich Vermögensverwaltung. Bank Systems & Technology berichtet, dass die Anlageberater der Bank jährlich mehr als 80.000 Stunden verloren haben, indem sie Dokumente gejagt und Fehler wie fehlende Unterschriften und Daten behoben haben. Mit Hunderten von mobilen Anlageberatern im ganzen Land, die unterwegs Millionen von Papierdokumenten bearbeiten, war das Potenzial für menschliches Versagen groß. Um Fehler zu korrigieren, müsste der Berater beispielsweise zum Kunden zurückkehren, um fehlende Unterschriften zu sammeln oder Dokumente zu überarbeiten. E-Signaturen lieferten die Lösung. 

Der E-Signatur-ROI der Bank umfasst: 

  • Tausende von Stunden wurden in der Vertriebsverwaltung eingespart, sodass Berater sich auf Vertriebs- und Beziehungsaufbauaktivitäten konzentrieren können 
  • 75% weniger Dokumentfehler 
  • Jährliche administrative Einsparungen von 8.000.000 USD 

Durch die Automatisierung seiner Vermögensverwaltungsprozesse hat RBC auch die Grundlage für die weitere Ausweitung der elektronischen Signaturen auf andere Geschäftsbereiche gelegt. In einem Interview mit RBCs ehemaligem Vizepräsidenten für digitale Strategie und Kundenerfahrung erklärt James McGuire, Bank Systems & Technology: „Der Ausbau der Infrastruktur für die Lösung und der Workflows für die verschiedenen Arten von Transaktionen war die größte Herausforderung für die Produkteinführung . Jetzt wird es jedoch viel einfacher sein, die Lösung auf andere Bereiche der Bank zu übertragen, beispielsweise auf Einzelhandelsgeschäfte in Filialen. Die Bank testet die Lösung bereits in einigen ihrer Filialen und plant, die Lösung noch in diesem Jahr in ihrem gesamten Filialnetz einzuführen. “ 

Ein weiteres Interessensgebiet in der Vermögensverwaltung sind Investitionstransfers. Tangerine, ein Geschäftsbereich der Scotiabank, ehemals ING Direct Canada, begann, Kunden während der geschäftigsten Jahreszeit E-Signatur-Funktionen für Altersvorsorgeinvestitionen anzubieten. Ihr Anwendungsfall war ein Überweisungsgenehmigungsformular, das Kunden unterschreiben, um registrierte Anlagen von einer anderen Bank nach Tangerine zu verlagern. Über einen Zeitraum von 6 Monaten wurden bei der Bank über 1.500 Überweisungen mit elektronischen Signaturen eingereicht. Die Kunden von Tangerine nutzten die E-Signatur-Funktion. 65% entschieden sich für E-Signaturen anstelle des Papierprozesses. Keines dieser digitalen Formulare enthielt einen einzigen Fehler. Die Bank verzeichnete 0% NIGO-Rate - etwas, das mit Papier einfach nicht passiert.

4.    Wohnhypothek

Trotz der Komplexität des Hypothekengeschäfts gewinnt die digitale Hypothek an Dynamik. Da immer mehr Hypotheken und Refinanzierungen für mehr Komfort und Geschwindigkeit online gehen, sind elektronische Signaturen die ideale Lösung, um das digitale Erlebnis in das Haus des Kunden zu bringen und es bequem, sicher und konform zu machen.
 
Banken integrieren Technologien wie E-Docs, E-Signaturen und E-Disclosures und verfolgen einen schrittweisen Ansatz zur Digitalisierung der vielen Prozesse innerhalb der Hypothekentransaktion. Die elektronische Übermittlung zeitkritischer Angaben ist einer der ersten Schritte im Hypothekenprozess, den Banken und Kreditgeber digitalisieren. 

Zum Beispiel hat Wells Fargo seinen digitalen Hypothekenprozess verbessert, indem es die elektronische Zustellung von Angaben für HELOC-Anwendungen (Home Equity Line of Credit) ermöglicht. Dies erwies sich als hervorragendes Beispiel für die Verwendung der elektronischen Signatur, da Kunden die Möglichkeit hatten, Offenlegungen über ein Web oder einen mobilen Browser zu überprüfen und den Prozess voranzutreiben, ohne auf die Zustellung eines Papierpakets per Post warten zu müssen. Als nächstes erweiterte Wells Fargo die elektronische Zustellung von Angaben auf alle Hypothekenanträge für Wohnimmobilien. Darüber hinaus lieferte die Bank Angaben zu Wohnhypotheken an Mobiltelefone. Im Jahr 2015 bot Wells Fargo Kunden, die sich für ein papierloses Verfahren entscheiden, die Möglichkeit, ihren Hypothekenantrag elektronisch zu unterzeichnen.

Neben dem regulatorischen Druck sind die beiden Haupttreiber für die Digitalisierung von Hypotheken das Kundenerlebnis und die Konkurrenz durch Kreditgeber, die keine Banken sind. Kreditgeber, die keine Banken sind, setzen zunehmend Technologien wie die elektronische Signatur ein, um agiler zu werden und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Kunden möchten natürlich den Komfort von Online-Transaktionen. Sie belohnen Finanzdienstleister, die ihnen die Möglichkeit bieten, mit einem mobilen Gerät mit ihrem Kreditsachbearbeiter zu kommunizieren, Dokumente hochzuladen, Offenlegungen elektronisch zu akzeptieren und E-Sign-Formulare zu erstellen.

Die Kreditgeber konnten den langwierigen Hypothekenprozess um mehr als die Hälfte von 45 bis 55 Tagen auf weniger als 20 Tage reduzieren. Zum Beispiel beseitigte Signature Mortgage das 7-10-tägige Antragsverfahren, indem der Antrag elektronisch unterschrieben wurde - oft am selben Tag, an dem er versandt wurde. Nahezu alle (99%) ihrer Kunden entscheiden sich für die elektronische Unterzeichnung ihres Hypothekenantrags. Signature Mortgage verzeichnete seitdem einen Umsatzanstieg von 100% und einen Rückgang der Kurierkosten um 85% - ganz zu schweigen von unaufgeforderten Auszeichnungen und Empfehlungen von Kunden, die überrascht sind, wie schnell und einfach der digitale Prozess ist.

5.    COMMERCIAL BANKING & TREASURY MANAGEMENT

Die Verbesserung des Kundenerlebnisses für gewerbliche Kredite und das Treasury-Management veranlasst Finanzinstitute, Wege zu finden, um das Geschäft mit gewerblichen Kunden außerhalb der Niederlassung zu vereinfachen.

Die in Chicago ansässige Signature Bank ist ein gutes Beispiel. Gemäß Amerikanischer Bankier Durch die elektronische Signatur wurde die Zeit verkürzt, die erforderlich ist, um Kunden für Treasury-Management-Services zu registrieren.  „Die Bank war bestrebt, den Zeit- und Kostenaufwand für die Integration der Dienste für Kunden zu reduzieren. Dies war ein zuvor langwieriger Prozess, bei dem Kunden ihre feuchten Tintenunterschriften auf über Fedex empfangene Papierdokumente anwenden oder über gesendete PDFs ausdrucken, unterschreiben und zurücksenden mussten Email." 

"Jetzt können sie die E-Mail in einer Minute erhalten. Wenn sie darauf klicken und sie ausfüllen, kann der gesamte Vorgang 10 Minuten dauern", sagt Anne C. Doligale, Senior Vice President und zertifizierte Treasury-Expertin bei Signature Bank. "Es kommt nur darauf an, wie schnell sie es unterschreiben lassen." Seitdem hat die Bank den OneSpan Sign-Cloud-Service in alle Treasury-Management-Vorgänge integriert, einschließlich Inkasso-, Auszahlungs-, Konzentrations-, Investitions- und Finanzierungsaktivitäten.

Für eine andere Bank war der Rahmenvertrag für Treasury Management Services ein guter Ausgangspunkt. Diese Regionalbank nutzt nCino , ein Cloud-basiertes Bankbetriebssystem, das auf der Salesforce.com-Plattform basiert. Ausgangspunkt für die schnelle Inbetriebnahme der elektronischen Signatur war der vorintegrierte OneSpan Sign for Salesforce-Connector, mit dem ein Salesforce-Administrator in der Bank den Connector problemlos installieren und in wenigen Minuten die elektronische Signaturfunktion für Salesforce hinzufügen kann jede Kodierung. Auf diese Weise können Banker sofort direkt innerhalb ihrer CRM-Plattform Dokumente zur Unterschrift senden.  

Ein weiterer Bereich von Interesse ist die ACH-Verarbeitung. Für Prozesse wie eine ACH-Abhebung vom Bankkonto eines Verbrauchers benötigen Unternehmen eine bequeme Möglichkeit für den Verbraucher, das Autorisierungsformular der Bank zu unterschreiben - von jedem Ort und Gerät aus. Das Problem mit Papier ist, dass der Verbraucher entweder vor Ort sein muss, um das Formular zu unterschreiben, Zugang zu einem Fax zu haben oder sich Zeit zu nehmen, um zur Post zu gelangen. Indem der Prozess jedoch digital gehalten wird und es den Verbrauchern bequem gemacht wird, elektronisch auf einem Smartphone zu signieren, können Unternehmen die signierten Berechtigungen schneller erhalten, wodurch Abbrüche verhindert und der Cashflow für das Unternehmen verbessert wird. Durch das Hinzufügen von elektronischen Signaturen zu diesem Prozess konnte eine Bank ihren Geschäftskunden ein deutlich besseres Erlebnis bei minimalen Kosten und nahezu ohne Beteiligung ihrer IT-Abteilung bieten.   

FAZIT

In der Finanzdienstleistungsbranche gibt es zahlreiche Beispiele für die Verwendung elektronischer Signaturen. Einige FIs beginnen mit der Einführung elektronische Signaturen im Rahmen einer Branchentransformationsinitiative. Andere beginnen im Online-Kanal mit hochvolumigen Self-Service-Transaktionen. Die Vermögensverwaltungsbranche einer globalen Bank führte erstmals elektronische Signaturen in ihren Vertriebskanal ein. Nachdem sie Erfolg gezeigt und den ROI bewiesen hatten, erweiterten sie die Technologie im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie für Unternehmen weiter auf andere Geschäftsbereiche für Remote-Kontoeröffnungen, E-Contracting und mehr. 

Viele Banken implementieren die elektronische Signatur als gemeinsamen Dienst im gesamten Unternehmen. Während ein Geschäftsbereich möglicherweise eine sofortige Lösung benötigt, hat das Unternehmen wahrscheinlich einen Unternehmensbedarf für digitale Geschäftsprozesse. Wie andere Funktionen, wie z. B. zentralisierte Buchhaltung oder HR-Services, werden elektronische Signaturen zunehmend als Service implementiert, auf den jeder Geschäftsbereich problemlos zugreifen kann. Dadurch werden Silos intern aufgeschlüsselt, Entwicklerzeit gespart, die Einführung beschleunigt und eine konsistente Benutzererfahrung geschaffen.

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Jeannine schreibt seit 20 Jahren über Technologie und deren Anwendung zur Lösung alltäglicher Herausforderungen. In ihrer Rolle als Content Director bei OneSpan leitet Jeannine ein Team von Autoren und Content-Entwicklern, das sich darauf konzentriert, Finanzinstituten und anderen Organisationen dabei zu helfen, Wert aus Sicherheits- und E-Signatur-Lösungen zu ziehen. Jeannine hat einen BA in Professional Writing von der l'Université de Sherbrooke.