La diferencia entre las firmas electrónicas y las firmas digitales

A medida que la sociedad se hace más dependiente de los procesos digitales, los mecanismos tradicionales de realización de negocios se han automatizado, con una serie de sectores industriales deseosos de aprovechar una base de consumidores cada vez más conocedores de la tecnología. Mientras que en los últimos diez años se han introducido en el mercado una gran cantidad de dispositivos de comunicación electrónica, también ha quedado demostrada la necesidad de las empresas de sustituir los procesos basados en papel por modelos más eficientes, y la firma electrónica  basada en la tecnología de la firma digital está liderando el camino.

Aunque la adopción de la firma electrónica se ha generalizado en los procesos digitales, todavía no todos tienen claro cuál es el papel exacto de la tecnología de firmas digitales. La firma electrónica está reconocida como concepto legal en la legislación federal desde el año 2000, pero, para la persona media, una firma digital puede parecer lo mismo. Sin embargo, las firmas electrónicas y digitales son conceptos claramente distintos y esto es evidente en sus funciones principales. 

Firma electrónica

La firma electrónica es, al igual que su equivalente en papel, un concepto jurídico. Según la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de Estados Unidos, una firma electrónica es un "sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado a un contrato u otro registro y adoptado por una persona con la intención de firmar un registro".

Firma digital

La firma digital, por su parte, se refiere a la tecnología de cifrado/descifrado sobre la que se construye una solución de firma electrónica. Una firma digital por sí sola no es un tipo de firma electrónica. En cambio, el cifrado de la firma digital asegura los datos asociados a un documento firmado y ayuda a verificar la autenticidad de un registro firmado. Utilizada por sí sola, no puede captar la intención de una persona de firmar un documento o vincularse legalmente a un acuerdo o contrato.

Una solución que se limita a firmar digitalmente los documentos a menudo carece de los conjuntos de características que se encuentran comúnmente en las mejores soluciones de firma electrónica, incluyendo una interfaz de usuario (UI) lista para usar, así como la gestión de transacciones y las capacidades de personalización del flujo de trabajo avanzado que se utilizan en las transacciones más complejas que tocan al cliente.

En definitiva, cuando busque una solución para gestionar sus procesos de firma, es importante que se asegures de que se basa en tecnología de firma digital para garantizar la integridad del documento y de las firmas subyacentes. Sin firmas digitales, sus transacciones basadas en documentos pueden no ser legalmente vinculantes, lo que le pone a usted y a su organización en riesgo si surge un caso de cumplimiento o legal.

¿Qué es un Certificado Digital?

Las firmas digitales utilizan infraestructura de clave pública (PKI) y se basan en claves públicas y privadas para asegurar que las transacciones digitales en las que están basadas sean seguras. Cuando una persona firma un documento electrónicamente, por ejemplo, es necesario asegurarse de que todos los participantes en una transacción estén utilizando claves válidas.

Ahí es donde un certificado digital entra en juego. Un certificado digital es un documento electrónico emitido a un firmante por una autoridad de certificación (AC) o un proveedor de servicios de confianza (PSC), el cual vincula una clave pública con la identidad del firmante. La definición legal de una firma electrónica siempre incluye lenguaje relacionado con la identidad del firmante, razón por la cual las mejores soluciones de firma electrónica utilizan certificados digitales como parte del proceso de firma electrónica para autenticar al firmante. 

El certificado tiene como finalidad validar y certificar que una firma electrónica corresponde a un firmante específico, ya que contiene datos relacionados con la identidad del firmante (por ejemplo, nombre, número de identidad, claves de firma, emisor del certificado, etc.). Los certificados a menudo se almacenan en dispositivos de creación de firmas, como tarjetas inteligentes seguras y tokens, y de forma centralizada en un módulo de seguridad de hardware (MSH) en la nube, y son necesarios para crear una firma digital. Durante el proceso de firma, el certificado del firmante se vincula criptográficamente al documento utilizando la clave privada del firmante. 

Tipos de Certificados Digitales

Dependiendo de factores como la geografía, la industria y el perfil de riesgo de la transacción, las organizaciones pueden tener diferentes requisitos para los certificados digitales y cómo se administran. Existen múltiples formas en las que se puede firmar y esto está relacionado en gran medida con dónde se almacenan los certificados: 

• Certificado de firma del servidor: El firmante se autentica de forma segura y el documento se firma digitalmente con el certificado de confianza en la nube (o en las instalaciones para las aplicaciones implementadas internamente). 
• Certificado de firma local: La identidad del firmante se adjunta a un certificado personal (almacenado localmente en una tarjeta inteligente protegida por un PIN, token USB o computadora) que firma el documento digitalmente. 

Según Forrester, "Estados Unidos opta predominantemente por una autenticación de firma electrónica más simple" y ha adoptado la firma electrónica avanzada (FEA) con varias formas de autenticación y un certificado de firma de servidor común alojado en el servicio en la nube del proveedor. Las empresas de la Unión Europea, por otro lado, "dan una mayor prioridad a la autenticación" y pueden requerir una FEA junto con formas sólidas de autenticación o una firma electrónica calificada (FEC), basada en certificados digitales de terceros. En Bélgica, por ejemplo, todos los ciudadanos reciben tarjetas de identidad electrónicas (eID) que incluyen un certificado digital único y se utilizan para procesos como la firma de contratos y acuerdos. Esto crea una FEC que cumple con los requisitos del Reglamento eIDAS de la Unión Europea. 

La importancia de las firmas digitales

Enviar documentos para su firma electrónica es un proceso rápido y fácil. Una vez que se capturen todas las firmas electrónicas, busque una solución de firma electrónica que cree un paquete y asegure el documento final firmado electrónicamente mediante una firma digital. La solución de firma electrónica debe aplicar la firma digital en dos niveles: 

1. Al nivel de firma para evitar la manipulación de la firma en sí 
2. Al nivel de documento, para evitar la manipulación del contenido del documento 

Esta doble capa de seguridad asegura la integridad del documento. Con controles a prueba de manipulaciones como estos, todas las partes en una transacción pueden confiar en la integridad de un documento firmado. Como las firmas electrónicas solo pueden ser tan buenas como la seguridad que las protege, es importante que cualquier intento de alteración de cualquier parte del documento, por ejemplo, agregar o eliminar palabras o reemplazar páginas, sea visible. 

Proteger el Acuerdo Digital en Tres Puntos Clave

Las firmas digitales se encuentran entre los componentes más importantes de un programa de firma electrónica y pueden impulsar la seguridad, la validez legal y la eficiencia de la gestión de registros al usar un método de firma electrónica. Como tal, la creación de una firma electrónica no debería ocurrir en un entorno oficial sin el apoyo de una firma digital. Aquí le presentamos tres razones clave por las que las firmas digitales son tan importantes: 

1. Protección de la firma en el momento de firmar 

Una firma digital es un archivo cifrado que viaja con el documento electrónico que debe ser firmado y regresa con él una vez que se ha completado la transacción. El archivo contiene y captura metadatos sobre dónde estuvo el documento electrónico, qué cuentas lo abrieron, la dirección IP de los dispositivos que lo firmaron, el momento preciso de la interacción y otra información clave. Todos estos datos protegen la validez de la firma. 

Con una firma en papel, tiene una identificación manuscrita como punto de partida para la identificación. También puede hacer que todas las partes que estén firmando un documento común estén presente como testigos del proceso. Para documentos especialmente importantes, puede venir un notario y recoger la identificación de todas las partes involucradas. Estas características protegen una firma física. De manera similar, una firma digital captura información como el dispositivo en el que se firma un documento electrónico, las credenciales de usuario del firmante y la ruta que recorrieron los datos entre destinos. Esta información proporciona múltiples niveles de verificación de firmas, protegiendo el proceso de firma en su totalidad.

2. Protección de la firma en el almacenamiento

Un registro electrónico debe almacenarse durante una cantidad significativa de tiempo, dependiendo de las leyes específicas de la industria. A menudo es clave poder verificar que la firma no ha cambiado con el tiempo. Una firma digital adjunta a la firma electrónica cuenta con tecnología subyacente que mostrará si el formulario ha sido alterado. Es, esencialmente, una marca de agua digital en la firma electrónica que verifica que la transacción se ha completado y sella el registro. Cualquier cosa que rompa ese sello se registrará en la firma digital, lo que hace que sea extremadamente difícil manipular el archivo electrónico.

No todas las soluciones de firma electrónica son iguales en este sentido, y muchas no ofrecen la capacidad de validación a largo plazo (LTV, por sus siglas en inglés). Asegúrese de que la solución que elija cumpla con los siguientes requisitos de firma digital:

• Se debe incorporar una entrada de firma digital distinta en el PDF firmado electrónicamente para cada firmante en la transacción. 
• Cada entrada debe incluir detalles como el certificado digital del firmante (por ejemplo, un certificado de firma local o de un servidor), la marca de tiempo y la información del firmante (por ejemplo, su dirección de correo electrónico y dirección IP). 
• Los documentos firmados deben poder ser verificados fuera de línea (independiente de la solución de firma electrónica) a través de un proceso de verificación de un clic para validar la integridad del documento firmado. Busque "La firma está habilitada para LTV" en el panel de firma del PDF firmado electrónicamente. 

3. Protección de la firma en dispositivos móviles

Los teléfonos inteligentes y las tabletas son herramientas tecnológicas muy importantes y, en términos de comodidad, son perfectos para las firmas electrónicas. Sin embargo, es posible que no cuenten con las funciones de seguridad y protección de datos necesarias para asegurar la transacción. Una firma digital soluciona este problema al recopilar metadatos cruciales en un formato personalizable. Si necesita una firma digital para recopilar más datos de autenticación de usuario para verificar a una persona que está usando un teléfono inteligente, se puede configurar para esa tarea. El resultado es un clima operativo en el que los usuarios pueden firmar formularios electrónicos en un dispositivo móvil de forma segura y sin riesgos.

Cumplir con los requisitos reglamentarios

Las organizaciones en sectores como el gobierno, el cuidado de la salud y los servicios financieros siempre deben estar muy atentos a las normativas, lo que los obliga a adaptar sus operaciones a las pautas legales que afectan a la industria. Las agencias gubernamentales, los hospitales y los bancos cada vez usan técnicas más sofisticadas y avanzan hacia procesos electrónicos a un ritmo vertiginoso. La necesidad de imprimir documentos, enviarlos por correo, firmarlos, asegurarse de que los detalles sean correctos y almacenarlos puede tener un impacto muy negativo en las organizaciones. Muchas organizaciones desean abandonar estos anticuados procesos, pero para hacerlo es necesario cumplir con las pautas reglamentarias.

Los planes regulatorios se vuelven complicados porque la mayoría de las regulaciones no explican cómo cumplir, sino solo el resultado que se debe obtener. Por eso, las organizaciones en sectores con requisitos estrictos necesitan encontrar tecnologías que les proporcionen los resultados que buscan. Cuando se trata de proteger datos en tránsito, el cifrado es importante. Las autorizaciones efectivas también son clave. Las firmas digitales ofrecen estas funciones y sirven como catalizador que hace que el software de firma electrónica funcione sin problemas en muchos entornos normativos. 

El conjunto general: Captura y pruebas con las firmas digitales 

Cuando se combinan, las firmas electrónicas y las firmas digitales forman una solución integral para documentar acuerdos y asegurar que el archivo de origen que conserva el registro sea seguro y verificable. El resultado es que los usuarios pueden firmar documentos de una manera muy fácil y conveniente sin tomar ningún riesgo en cuanto a la normativa. 

Para asegurarse de que sus contratos digitales  sean legalmente ejecutables, busque una solución de firma electrónica que capture un registro de auditoría completo y utilice una firma digital para protegerlos y evitar manipulaciones. 

La recopilación de pruebas electrónicas sólidas se puede lograr mediante la captura de todo el proceso de firma electrónica por el que pasa el firmante. Esto incluye la apariencia y el orden exactos de todas las pantallas web, documentos y divulgaciones legales que se presentaron, junto con el tiempo que cada persona pasó en cada página y todas las acciones que realizaron durante el proceso de revisión y firma, como hacer clic en los botones para aceptar, firmar, colocar sus iniciales y confirmar.

Cuanta más evidencia sobre el proceso capture una organización, mejor será su posición legal si el asunto llega a los tribunales. Y eso es algo muy importante para la mayoría de las organizaciones que están pensando en usar firmas electrónicas. Si bien muchas soluciones de firma electrónica en el mercado cumplen con los requisitos básicos descritos por la Ley ESIGN, las organizaciones que quieren minimizar el riesgo de que sus registros puedan ser considerados legalmente no ejecutables deben apuntar más alto eligiendo una solución de firma electrónica basada en tecnología de firma digital. 

También tenemos una útil imagen informativa que explica en detalle las diferencias y cómo estos dos tipos de firma funcionan juntos. 

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