Cómo evaluar los precios de la firma electrónica

Rahim Kaba, 12 de Diciembre de 2018
Thumbnail

Las organizaciones saben que pasar a un flujo de trabajo de firma totalmente digital beneficiará a todas sus operaciones. A menudo comienzan poco a poco para probar las capacidades del software, resolver cualquier problema y demostrar el valor. A partir de ahí, el objetivo es extender las firmas electrónicas en toda la empresa a lo largo del tiempo. Naturalmente, una vez que escalan, su uso de firma electrónica crece. Cuanto mayor sea el número de usuarios, firmantes y documentos, más cambiará el precio de la firma electrónica.

Es por eso que es importante buscar un proveedor que ofrezca una estructura de precios de firma electrónica transparente y flexible que se adapte a medida que cambien sus necesidades. No querrás estar encerrado en algo que no tiene sentido a largo plazo, o peor aún, facturar sorpresas y "precios caros".  

Cómo consume asuntos de firmas electrónicas

Al evaluar el costo de una solución, es comprensible que desee conocer la variedad de modelos de precios que ofrece el proveedor. ¿Ofrecen precios de firma electrónica por documento, por paquete, por transacción, por usuario o una tarifa anual fija?

Esto depende de cómo consumirá las firmas electrónicas. Las transacciones de firma de documentos son iniciadas por el remitente o iniciadas por el sistema. El que elija determina las opciones de precios disponibles.  

PROCESOS INICIADOS POR EL ENVIADOR

Estos se conocen como "ad hoc" porque implican una preparación manual por parte de un empleado. Tienden a ser procesos de menor volumen y únicos como NDA, contratos, declaraciones de trabajo, órdenes de compra, etc.

Esta es la forma más rápida de comenzar a usar firmas electrónicas, como un servicio de firma electrónica en el que inicia sesión cuando lo necesita, o como un conector preintegrado que coloca las firmas electrónicas en otras plataformas como Salesforce, Box y SharePoint.  Ambos son ideales para pequeñas y medianas empresas, así como para departamentos individuales y grupos de trabajo dentro de organizaciones más grandes (especialmente si los recursos de TI son limitados o si necesita comenzar a trabajar de inmediato).

Si tiene la intención de pasar a un proceso totalmente automatizado en el futuro, es una ventaja comenzar con un servicio de firma electrónica. Le ofrece la posibilidad de probar sus volúmenes antes de comprometerse con un precio. Si esto es algo que está considerando, pregunte al proveedor si su servicio incluye las mismas características y capacidades centrales que la plataforma completa.

Cuidado con el bloqueo de la tarjeta de crédito

Desafortunadamente, el bloqueo de la tarjeta de crédito es algo que puede encontrar en el mundo de las suscripciones en la nube. Leer comentarios de usuarios de sitios como Multitud G2 para verificar si el vendedor tiene una reputación de sorpresas de facturación. ¿Las personas se quejan de que todavía se les factura, incluso después de que la suscripción haya expirado? O, al usar el servicio, ¿obtienen cargos por excedente sorpresa sin explicación? ¿Es este un tema recurrente en las opiniones de los usuarios? Tenga cuidado con los proveedores que son citados repetidamente por tales prácticas (pista: consulte Gañido o el Better Business Bureau).

Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica

Los Centros de Evaluación Tecnológica (TEC) describen 7 criterios de selección de firma electrónica y su importancia para su estrategia de digitalización.

DESCARGAR AHORA

PROCESOS INICIADOS POR EL SISTEMA

Estos son procesos de gran volumen y repetidos con socios o clientes en los que el sistema genera automáticamente los documentos, como un portal bancario o de seguros. Están totalmente automatizados y perfectamente integrados con los sistemas centrales, por lo que no se necesita trabajo manual para preparar documentos para la firma. Los ejemplos incluyen solicitudes de seguros, solicitudes de préstamos, contratos de financiación, acuerdos de nuevas cuentas y permisos y licencias gubernamentales.

En este escenario, el precio se puede negociar de diferentes maneras, dependiendo de sus necesidades y volúmenes anticipados. El problema es que cuando comienzas por primera vez con firmas electrónicas, no necesariamente sabes cuál será la adopción y los volúmenes del usuario.

Es por eso que debe buscar un proveedor de firma electrónica que sea flexible y le permita probar la adopción del usuario durante un período de tiempo, y luego ajuste su costo en consecuencia. El proveedor debe trabajar con usted para encontrar una estructura de precios que sea justa para todos, ya sea por documento, por transacción o una tarifa anual fija. Es un enfoque de sentido común que garantiza una relación a largo plazo mutuamente beneficiosa.

No pase por alto estas consideraciones 

Aquí hay otras dos cosas a tener en cuenta al evaluar el costo de una solución de firma electrónica que podría ahorrarle mucho dinero a largo plazo (o aumentar el costo total de propiedad si no lo sabe desde el principio).

  • Características Costo :
    • Las soluciones de firma electrónica vienen con una amplia variedad de características y funcionalidades. Pregúntele al proveedor cómo valoran la solución y si necesita pagar tarifas adicionales por capacidades adicionales. Por ejemplo, son características de autenticación y 3 rd conectores de fiesta incluidos con el plan base?
       
    • En términos generales, cuanto más regulados y complejos sean sus flujos de trabajo de firma, más características y funcionalidades necesitará. Busque soluciones con la capacidad de personalizar los flujos de trabajo y la apariencia de la aplicación, así como sólidas capacidades de auditoría para demostrar el cumplimiento.
       
    • Por estas razones, es importante elegir un proveedor de firma electrónica que cobre un precio por su conjunto completo de características y funcionalidades, especialmente si planea extender firmas electrónicas en sus operaciones en el futuro.
       
    • Esto evitará sorpresas desagradables. Lo último que desea es un proveedor de firma electrónica que le ahorre dinero para cada característica, hoy y a medida que crecen sus necesidades.
  • Costos de escala:
    • Otra consideración importante es el costo de escalar y administrar firmas electrónicas en sus operaciones y diferentes líneas de negocios.
       
    • Para mantener bajos los costos, busque una solución que admita todos los entornos (local, nube privada y nube pública), mientras usa la misma base de código para los tres entornos.
       
    • Las políticas internas y de TI cambian todo el tiempo. Esto le dará la flexibilidad de elegir la opción de implementación más adecuada para cada uno de sus flujos de trabajo de firma y entornos cambiantes, si es necesario.
       
    • Además, una solución que use la misma base de código le permitirá reutilizar el trabajo que ha realizado en una infraestructura en una infraestructura diferente y facilitará mucho el mantenimiento y la actualización.

Precios de firma electrónica: la conclusión    

Cuando un proveedor de firma electrónica realmente invierte en su éxito y desea establecer una relación a largo plazo con su organización, hará lo necesario para garantizar una solución rentable hoy y a largo plazo.

Esto comienza con la comprensión de que sus necesidades cambiarán con el tiempo y la voluntad de ajustar el costo y los términos del contrato incluso antes de que hayan expirado, para brindarle todas las características y herramientas que necesita para escalar la firma electrónica de manera rentable en toda su organización.

Obtener más información

Para obtener más información sobre los precios y otros criterios de selección que lo harán exitoso con las firmas electrónicas, lea esta nueva guía de los Centros de evaluación tecnológica: Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica: hacer la elección correcta para una eficiencia que ahorre costos y un servicio superior .

Esto forma parte de una serie de blogs de la Guía del comprador. Otras publicaciones incluyen: