¿Qué es la e.firma y cuál es su función?

La e.firma es un tipo de firma electrónica avanzada que se utiliza para realizar trámites y servicios ante el Gobierno de México, especialmente en el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es un archivo digital y tiene la misma validez que una firma autógrafa. Siendo un identificador único, puede ser usado por personas físicas o personas morales, >con la seguridad de conocer la identidad de quien debe hacer el trámite, ya sean documentos, solicitudes, o a veces como simple identificación.

Las firmas electrónicas han sido cruciales para avanzar en la digitalización de los trámites oficiales y de gobierno. La reducción de papeles y requisitos, o el intercambio de ellos por documentos digitales, ha facilitado la resolución de problemas y atención a contribuyentes, ahorrando mucho tiempo y recursos.

No es solamente la e.firma del SAT, sino toda la gama de firmas, identificadores digitales, y autenticaciones electrónicas. La más básica, la combinación de usuario y contraseña, es una de las más usadas, sin embargo, se sabe que no es la más segura, por lo que generalmente se complementa con alguna más, desde autenticación con redes sociales, hasta tokens, biometría, certificados digitales, hasta reconocimiento de IP. E.firma (que antes se llamaba FIEL) entraría dentro de la categoría de certificados o documentos digitales y ha revolucionado la autenticación en los trámites tributarios.

Principales características de la e.firma en México

Su e.firma es personal e intransferible. Esto garantiza que nadie más la pueda usar, y que nadie tenga los mismos archivos que otra persona o entidad. Se solicita que no se le confíen esos archivos a nadie, ya que otra persona podría hacer mal uso de ellos. Se debe considerar que jurídicamente, aunque el contador o equipo de contaduría haga algún trámite a nombre de otra persona, es la persona propietaria de la e.firma quien será responsable. Se debe considerar cuidadosamente con quién se comparte esa información.

Una característica importante de la Ley de Firma Electrónica Avanzada es que, según el artículo 7, tiene los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita. La e.firma se entrega en una serie de archivos digitales en una memoria USB y desde ahí se pueden subir y utilizar para los diferentes trámites necesarios. Se compone por dos archivos (clave privada y certificado) para garantizar la seguridad de la misma y no permitir su falsificación.

Otra característica básica prevista por los artículos 7 y 8 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada es la de NO REPUDIO, lo que significa que la persona que firma no puede negar la autoría del documento.

Por último, pero no menos importante, la e.firma es un trámite gratuito.

Funciones de la e.firma

• Funciona para identificar de manera única a personas físicas y morales
• La firma electrónica avanzada permite firmar documentos electrónicos
• Es usada en medios electrónicos y aplica de la misma manera, jurídicamente hablando, que la firma autógrafa.

La e.firma es principalmente utilizada para fines de identificación en trámites tributarios en  https://www.sat.gob.mx, sin embargo, es utilizada en más de cuatrocientos trámites de veinte dependencias. Servicios de salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), validaciones de certificados de origen en artículos mexicanos y otros trámites aduanales, y permisos de importación, son algunos de los trámites que la solicitan. También la cédula profesional utiliza la autenticación a través de la e.firma para su solicitud.

Algunas otras dependencias que tienen trámites para los que se puede usar son la Comisión Nacional del Agua (Conagua), la Fiscalía General de la República (FGR), la Universidad Autónoma Metropolitana (UAM), el Instituto Politécnico Nacional (IPN), varias Secretarías —incluyendo la Secretaría del Bienestar, Secretaría de Gobernación, y la Secretaría de Economía—, algunos gobiernos estatales, e inclusive algunos bancos privados.

¿Cómo se utiliza?

La e.firma está compuesta por dos archivos:

• La llave privada (.KEY) que cuenta con una contraseña de acceso
• El Certificado (.CER) que es la tarjeta de identidad. Este certificado contiene el RFC y CURP del usuario y también se conoce como llave pública ya que a este certificado puede tener acceso cualquier persona.

Con estos archivos, la forma de uso es muy sencilla. Para cualquier trámite o documento en donde se solicite, simplemente se suben los archivos que se guardaron en la memoria USB en donde se indique. También se puede solicitar una e.firma portátil que se guarda en un dispositivo móvil para trámites con el SAT, utilizando la aplicación SAT Móvil.

Con la e.firma portable, se pueden realizar los trámites con necesidad de e.firma sin requerir tener el USB con la firma.

¿Cómo solicitar el certificado de e.firma (antes firma electrónica) en el SAT?

Para obtener la e.firma de una persona física por primera vez, no se necesita más que una identificación oficial (INE), una copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP), un correo electrónico, un comprobante de domicilio, y una memoria USB para almacenar la firma. Teniendo los documentos necesarios, se llena una solicitud en línea y se crea una cita, ya que el trámite es presencial y no es posible obtener e.firma en línea.

Los requisitos en el caso de personas morales son mayores, ya que depende del tipo de empresa, así como de la manera en la que se constituya, sin embargo, ya obteniéndola, se vuelve muy fácil identificarse oficialmente como tal. Los principales documentos que se necesitarán son:

• Identificación oficial (INE) del representante legal, así como su e.firma como persona física.
• Comprobante de domicilio fiscal.
• Copia certificada del poder general para actos de dominio o administración (para acreditar la personalidad de la o el representante legal).
• Acta constitutiva de la empresa u organización.
• Unidad de Memoria Extraíble- USB.
• Correo electrónico vigente.

Es importante considerar que la validez de la e.firma es de cuatro años, por lo que se debe renovar. Para la renovación del certificado e.firma, tanto para personas físicas como para entidades legales, es posible hacerlo en línea a través del portal del SAT. Para personas físicas es posible hacerlo de manera presencial en las oficinas del SAT con previa cita. Desde junio de 2021 se facilitó el proceso de renovación para personas morales, por lo que sólo para estas entidades ya solamente se puede hacer en línea.

Beneficios de la e.firma

Es importante considerar el nivel de seguridad que ofrecen las firmas electrónicas avanzadas. Las firmas autógrafas pueden ser muy fáciles de falsificar o de aprender a hacerlo. La e.firma cuenta con protocolos de seguridad cibernética, sin mencionar la muy baja posibilidad de cifrar el documento, por lo que es una firma prácticamente imposible de falsificar.

Otro importante beneficio por considerar es la reducción de tiempo que implica para los diversos trámites. La digitalización ha buscado apoyar la facilidad de trámites, por lo que se buscó una manera de poder identificarse en documentación y trámites desde cualquier lugar del mundo. La e.firma ha logrado este cometido, permitiendo que se pueda validar la identidad de manera fácil y rápida.

Aproveche la tecnología para su negocio

Teniendo todo este conocimiento sobre las firmas electrónicas avanzadas y su importancia, es crucial aprovecharlas en los negocios lo mejor posible.

Las firmas electrónicas avanzadas, incluida la firma electrónica, brindan una mayor seguridad para las transacciones y solicitudes. La e.firma es otorgada por el gobierno mexicano, para trámites mayormente del mismo gobierno, pero también de algunas instituciones privadas a las que sólo él les da autorización, por lo que obtener e.firma en línea es un blindaje seguro a nuestra información. Gracias a la Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas sabemos que tienen validez jurídica y son completamente legales.

Estas nuevas tecnologías son cruciales para ayudar a las empresas a enfocarse en lo que realmente es importante. Ahorrando tiempo de trámites, viáticos si se deben de hacer presenciales, tiempo en aprobaciones y verificaciones de firmas autógrafas, se puede enfocar en los acuerdos en las negociaciones en sí y ya no en lo que pueden tardar los trámites y solicitudes. También ayudan al medio ambiente y a la economía, ahorrando en papeles y otros insumos de papelería que ya no son necesarios, sin mencionar el espacio físico que ocupa el papel que podría también generar un costo.

¿Cómo puede apoyar OneSpan?

OneSpan es una plataforma de autenticación digital basada en identidad y riesgo. Uno de sus principales servicios es el de firmas electrónicas y firmas electrónicas avanzadas, pero también ofrece autenticación, análisis de fraude, seguridad de aplicaciones móviles, automatización y verificación de contratos. Varios países del mundo ya han adoptado la Ley de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional en cuanto a firmas electrónicas, firmas electrónicas avanzadas y comercio electrónico, y esto incluye a México. Estas leyes son las que garantizan su legalidad y aclaran sus diferentes usos en cada país.

Los planes de digitalización de las empresas siguen creciendo y las firmas electrónicas tienen y seguirán teniendo un papel muy importante. Cada vez más países consolidan leyes que regulen firmas electrónicas y pronto será algo mucho más común que las firmas autógrafas. La e.firma en México ha sido un avance tecnológico que es un gran ejemplo del avance que ha tenido en la digitalización.