¿Cómo firmar un documento en Word electrónicamente?

Atrás quedaron los días en donde se tenía que contratar un mensajero para llevar los documentos de un lado a otro para recabar las firmas. En la actualidad, no hay como firmar un documento en Word de manera digital para acortar el tiempo y hacer más eficientes los procesos.

Poner una firma digital en Word se ha vuelto algo que todas las empresas y despachos buscan. Ahora, con el controlador de impresión OneSpan Sign tener un documento firmado es mucho más sencillo. A continuación podrá entender cómo crear una firma electrónica para documentos de Microsoft Word, y demás programas de redacción y edición de textos. Esta plataforma le permite mandar un documento o formulario a terceros para recabar su firma, sólo con escanearlo.

Entonces, ¿cómo firmar electrónicamente un documento de Word?

En este video tutorial puede consultar paso a paso cómo hacerlo:

 

A continuación, conozca todos los pasos en detalle:

  • 1. Descargue el controlador de impresión OneSpan Sign. Es gratis para todos los planes de precios de la plataforma.
  • 2. En el menú de Microsoft Word, mueva el cursor para seleccionar Archivo y luego Imprimir.
  • 3. Una vez que haya instalado el controlador de impresión, busque la opción “Enviar a OneSpan Sign”. Esta aparecerá en su lista de impresoras disponibles. Haga clic en esta opción.
  • Haga clic en el botón “Imprimir” para iniciar el proceso.
    La primera vez que use esta opción, se le pedirá que ingrese sus credenciales de inicio de sesión de OneSpan Sign. Esto solo es necesario la primera vez. Una de las ventajas de esta plataforma es que para las futuras ocasiones, el sistema recordará su usuario y no será necesario volver a confirmar la contraseña.
    También se le da la opción en el menú desplegable para seleccionar la instancia de OneSpan Sign que desea utilizar. Esto incluye la conexión a los entornos de producción o sandbox, así como a la región o localidad.
  • 5. Para continuar con el proceso de firma electrónica, en el cuadro de diálogo emergente, rellene un nombre para la transacción.
    Si sus campos para firma normalmente se colocan en los mismos lugares, puede seleccionar una opción del campo “Aplicar diseño” para insertar automáticamente bloques de firma, campos y plantillas predefinidas en su documento, y así, hacerlo más fácil.
  • 6. Haga clic con el botón izquierdo en el botón Aceptar para enviar su documento directamente a OneSpan Sign. No es necesario hacer clic con el botón derecho o hacer doble clic al hacerlo.
    Ahora que está en la plataforma OneSpan Sign, todo lo que necesita hacer es agregar sus firmantes y seleccionar un método de autenticación de usuario ingresando el nombre completo y la dirección de correo electrónico de sus destinatarios y eligiendo una opción de autenticación en la barra de menú.
    También puede agregar información adicional como el número de teléfono, whatsapp y el puesto o cargo en este paso. No se debe de preocupar por proteger el documento, pues no hay ningún riesgo.
    Si agregó un diseño en el paso 5, la línea de firma ya se completará de manera automática en el documento. De lo contrario, utilice la interfaz de arrastrar y soltar para aplicar su cuadro de firma y otros campos de datos según sea necesario. Puede eliminar los campos de firma de la misma manera.

¡Eso es todo!

Una vez completado, seleccione el botón “Enviar” para entregar el documento a sus firmantes y solicitar su firma digital en Word. Los firmantes pueden hacer clic para firmar o tocar con el dedo para firmar en una pantalla táctil para aplicar su firma en el documento.

Aunque en este ejemplo estamos revisando cómo firmar un documento en Word, también puede usar el controlador de impresión para enviar documentos creados en otras aplicaciones de Microsoft Office, como hojas de cálculo de Excel, archivos PDF de Adobe Acrobat Reader, PowerPoint, Google Docs y mucho más.

Si aún le quedan dudas, puede explorar más tutoriales en video sobre la creación de firmas electrónicas o cómo obtener su certificado digital en el Centro de recursos de OneSpan.

¿Qué beneficios tiene el controlador de impresión OneSpan Sign para firmar documentos?

  • Solución probada: durante décadas, las organizaciones han utilizado las firmas electrónicas OneSpan Sign para hacerse digitales. A través de numerosos casos de uso y diferentes canales, nuestros clientes han logrado una fuerte adopción y un tiempo de generación de ingresos acelerado en las industrias reguladas.
  • Plataforma escalable: OneSpan Sign proporciona una plataforma escalable y un marco de integración para ayudarlo a implementar firmas electrónicas en toda la empresa. Para un tiempo de comercialización más rápido, aproveche un enfoque de servicios compartidos.
  • Seguridad avanzada: la tecnología de firma digital se puede utilizar para proteger sus documentos y firmas. OneSpan Sign aplica una firma digital y un sello de manipulación después de que cada usuario firma digitalmente para garantizar la integridad del documento y detectar si se produce un cambio entre los firmantes.
  • Experiencia del usuario: aprovechar el controlador de impresión OneSpan Sign es muy similar a usar una impresora. Simplemente seleccione OneSpan Sign como lo haría con cualquier otra impresora en su red para enviar su documento a OneSpan Sign.

Preguntas frecuentes sobre cómo firmar un documento en Word electrónicamente

¿Es seguro el documento de Word cuando se usa OneSpan Sign? ¿OneSpan Sign protege la integridad de los documentos?

¡Sí! OneSpan Sign ofrece seguridad avanzada para todas sus firmas y contratos importantes. Al utilizar tecnología de firma digital de grado militar y sellos de manipulación, OneSpan Sign puede garantizar que ninguna persona modifique el documento después de la firma.

¿Puedo usar OneSpan Sign en una Mac, Linux, iPad, iPhone o teléfono inteligente Android?

¡Sí! OneSpan Sign permite a los firmantes utilizar su dispositivo y sistema operativo preferidos para agregar firmas, crear firmas y solicitar firmas.

¿Puedo agregar otros elementos al documento de Word para recopilar datos durante la firma?

¡Sí! El administrador de OneSpan Sign puede utilizar nuestra interfaz de arrastrar y soltar para agregar campos de datos seleccionados a un documento para recopilar información adicional. Estos campos de datos incluyen:

  • Caja de texto
  • Casilla de verificación
  • Campos Personalizados
  • Botón de radio
  • La lista desplegable
  • Campos condicionales

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