Documentos de firma electrónica

Obtenga más información sobre cómo firmar documentos electrónicamente utilizando la aplicación web o su dispositivo móvil

Firma electrónica de un documento (desde un correo electrónico)

Firme electrónicamente un documento de forma rápida y sencilla con OneSpan Sign

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Como firmante, recibirá una solicitud por correo electrónico para su firma. Haga clic en el enlace para acceder al documento desde su correo electrónico.

Pantalla de Acme

 

2) A continuación, se le puede solicitar que lea y acepte el documento de divulgación y consentimiento de ESIGN. Marque la casilla de verificación para confirmar que ha leído los términos del documento y luego haga clic en el botón 'Aceptar'.

FIRME el paso 2

 

3) Se lo dirigirá al documento que requiere su firma. Tómese un tiempo para revisar el documento. El menú en el lado izquierdo le mostrará la cantidad de documentos en la transacción que requieren su firma. En este ejemplo, hay 2 documentos en la transacción que requieren su firma. 

FIRME el paso 3

 

4) Para firmar electrónicamente el documento, simplemente haga clic en el cuadro de firma. Una vez que haya terminado de firmar los documentos, haga clic en el botón Confirmar.

FIRME el paso 4

 

Preguntas frecuentes

¿Con quién me comunico si tengo preguntas sobre el documento que se me envió para firmar electrónicamente?

OneSpan Sign envía notificaciones por correo electrónico en nombre de nuestros usuarios. Si tiene alguna pregunta sobre un documento que se le envió, comuníquese con la persona que le envió el correo electrónico sobre la solicitud de firma electrónica.

Fallé la autenticación y no puedo acceder al documento para firmar electrónicamente. ¿Qué debo hacer?

Póngase en contacto con la persona que le envió la solicitud de firma electrónica para reiniciar la autenticación.

¿Puedo descargar una copia de los documentos firmados electrónicamente para mis registros?

¡Absolutamente! Una vez completada la sesión de firma electrónica, tendrá la opción de descargar los documentos firmados electrónicamente desde la barra de tareas superior. Puede hacer clic en el botón 'Descargar todos los archivos'. Además, se le enviará una copia de los documentos firmados por correo electrónico una vez que se complete la sesión de firma electrónica.

Estoy intentando acceder al documento desde mi correo electrónico. Cuando hago clic en el botón 'Ir a documentos', el enlace no me permite acceder al documento para firmar electrónicamente. ¿Qué tengo que hacer?


Una de las causas más comunes de este problema es el bloqueo de correo electrónico. El servicio de correo electrónico que está utilizando puede reconocer las notificaciones de correo electrónico de OneSpan Sign como correo no deseado y puede filtrarse a sus carpetas de correo no deseado o basura. El enlace 'Ir a documentos' puede estar deshabilitado.

Asegúrese de indicar que la notificación por correo electrónico de OneSpan Sign no es spam y muévala a su bandeja de entrada. El botón 'Ir a documentos' ahora debería funcionar y permitirle acceder al documento para firmar electrónicamente.

Firma electrónica de un documento (desde el tablero)

Firme electrónicamente un documento de forma rápida y sencilla desde nuestro Panel de control

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Primero, seleccione 'Requiere mi firma' en la sección 'Mis transacciones' del tablero. En este ejemplo, Paul tiene 3 transacciones que requieren su firma.

ESD paso 1

 

2) En la pantalla 'Transacciones', seleccione una transacción que deba firmarse.

ESD paso 2

 

3) Se lo dirigirá al documento que requiere su firma. Tómese un tiempo para revisar el documento. Cuando esté listo para firmar el documento, simplemente haga clic en el cuadro de firma.

ESD paso 3

 

4) Una vez que haya terminado de firmar el documento, aparecerá un cuadro de diálogo 'Confirmar'. Haga clic en 'Aceptar' para confirmar su firma.

ESD paso 4

 

5) Aparecerá el cuadro de diálogo 'Requiere su firma', que le solicitará que firme la próxima transacción en la cola que requiere su firma. Haga clic en 'Firmar ahora'.

ESD paso 5

Firma electrónica con tarjetas inteligentes y tokens

Firme documentos de forma segura usando certificados digitales almacenados en tarjetas inteligentes y tokens

Instrucciones paso a paso

1) Para comenzar, asegúrese de que la opción 'Certificados del lado del cliente' esté habilitada en su cuenta de OneSpan Sign.

 

2) Antes de acceder al documento para firmar, inserte su tarjeta inteligente en el lector de tarjetas.

 

3) Acceda al documento que necesita para iniciar sesión en OneSpan Sign. Seleccione la opción 'Requiere mi firma' del Tablero. Seleccione el documento de la lista de Transacciones.

paso 3

 

4) A continuación, haga clic en el bloque de firma para iniciar el proceso de firma.

paso 4

 

5) El cuadro de diálogo 'Selección de certificado' le solicita que seleccione el certificado digital deseado para completar el proceso de firma electrónica. Haz clic en 'Firmar'.

paso 5

 

6) Si es necesario, se le puede solicitar que ingrese un PIN o una contraseña para el certificado seleccionado. En este ejemplo, ingresaremos una contraseña de token y luego haremos clic en 'Aceptar'. Este último paso crea una firma digital utilizando el certificado personal almacenado en la tarjeta inteligente. Para garantizar la integridad del documento, esta acción protege de forma segura el documento después de aplicar cada firma.

paso 6

 

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo obtener acceso a esta función?

Por favor contacte a nuestro Equipo de apoyo para habilitar esta función en su cuenta.

¿Existen requisitos previos para usar OneSpan Sign con un certificado digital que reside en una tarjeta inteligente?

Si. Deberá instalar el Software de cliente de certificado personal , que crea un enlace de comunicación entre su computadora y el lector de tarjetas inteligentes. Si la última versión no está instalada en su computadora, se le pedirá que lo haga.

¿Tendré que ingresar un PIN al firmar electrónicamente con una tarjeta inteligente o token?

La mayoría de las tarjetas inteligentes y tokens emitidos por agencias gubernamentales y autoridades de certificación (CA) requieren un PIN o contraseña. Si ese es el caso, se le pedirá que ingrese el PIN o contraseña designados para completar el proceso de firma.

¿Cómo se capturará la información de mi certificado digital personal en la pista de auditoría?

Después de firmar electrónicamente con éxito un documento con una tarjeta inteligente o token, se incrusta directamente en el documento un PDF seguro, sellado a prueba de manipulaciones con una pista de auditoría completa que muestra el tipo de cifrado, quién firmó, en qué orden, cuándo, dónde y qué certificado fue usado para firmar el documento. Esta información también está disponible en el Informe de resumen de evidencia.

¿Tendré que usar mi tarjeta inteligente o token para cada firma en el documento o solo una vez al final del documento?

OneSpan Sign solo le pedirá su tarjeta inteligente / PIN cuando firme electrónicamente la ubicación final de la firma de un documento. Se le pedirá que confirme todas sus firmas en el documento para completar el proceso de firma.

¿Debo usar mi tarjeta inteligente o token para firmar documentos electrónicamente?

Depende. El remitente de la transacción puede decidir si requiere el uso de una tarjeta inteligente / token o no. Tenga en cuenta que en la mayoría de las agencias, los empleados generalmente deben firmar con sus tarjetas inteligentes.

¿Por qué necesito usar mi tarjeta de acceso común (CAC), tarjeta inteligente PIV o credenciales derivadas para firmar documentos?

  • En cumplimiento de la Publicación Especial 800-63-2 “Directriz de autenticación electrónica”, complementa OMB M-04-04, que define cuatro niveles de garantía, niveles 1 a 4, en términos de las consecuencias de los errores de autenticación y el mal uso de las credenciales. El nivel 1 es el nivel de seguridad más bajo y el nivel 4 es el más alto.
  • El nivel 4 está destinado a proporcionar la máxima garantía práctica de autenticación de red remota. Este nivel de autenticación se basa en la prueba de posesión de una clave a través de un protocolo criptográfico. En este nivel, se requiere prueba de identidad en persona. El nivel 4 es similar al nivel 3, excepto que solo se permiten tokens criptográficos "duros".

Firma electrónica desde un dispositivo móvil

Firme documentos de forma rápida y fácil sobre la marcha desde su dispositivo móvil

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Desde el correo electrónico que le solicita que firme electrónicamente, toque el botón 'Ir a documentos' para acceder al documento que necesita firmar.

En su dispositivo móvil, toque el botón 'Ir a documentos' para acceder al documento que necesita firmar.

2) Luego se le dirige al documento de divulgación de ESIGN. Marque la casilla de verificación para confirmar que ha leído los términos del documento y luego haga clic en el botón 'Aceptar'.

En su dispositivo móvil, marque la casilla de verificación para confirmar que ha leído los términos del documento y luego haga clic en el botón 'Aceptar'.

3) Es hora de firmar electrónicamente el documento. Toque el campo 'Firmar' para aplicar su firma. Si se requiere una firma manuscrita, aparecerá la plataforma de captura de firma móvil. 

Puede crear un manuscrito en su dispositivo móvil.
 

Toque el campo 'Firmar' para aplicar su firma. Si se requiere una firma manuscrita, aparecerá la plataforma de captura de firma móvil.

Puede crear un manuscrito en su dispositivo móvil.

4) Una vez que haya terminado de firmar los documentos, haga clic en el botón Confirmar. El cifrado digital se aplica al documento como confirmación final de que la ceremonia de firma se ha completado. Recibirá un mensaje de agradecimiento al final del proceso de firma y un correo electrónico indicando que los documentos han sido firmados.

Una vez que haya terminado de firmar los documentos, haga clic en el botón Confirmar. El cifrado digital se aplica al documento como confirmación final de que la ceremonia de firma se ha completado.

Recibirá un mensaje de agradecimiento al final del proceso de firma y un correo electrónico indicando que los documentos han sido firmados.

 

Preguntas frecuentes

¿La firma móvil está disponible en mi cuenta?

¡Si! La firma móvil está disponible para todas las cuentas de OneSpan Sign (los firmantes no necesitan una cuenta de OneSpan Sign para firmar documentos electrónicamente). Cuando se accede a través de un navegador web en un dispositivo móvil, la interfaz de usuario y los documentos se representan de manera óptima, lo que permite una fácil navegación durante el proceso de firma electrónica.

¿La experiencia de firma móvil también está disponible en tabletas?

¡Si! Los firmantes pueden usar sus teléfonos móviles y tabletas para firmar documentos electrónicamente.

¿Puedo enviar un documento para la firma electrónica desde mi teléfono inteligente o tableta con OneSpan Sign?

¡Absolutamente! La IU del remitente en la aplicación web OneSpan Sign es completamente receptiva, sin importar qué dispositivo use. Simplemente inicie sesión en OneSpan Sign desde su teléfono inteligente o tableta (a través de un navegador web) y envíe documentos para la firma electrónica. También puedes descargar nuestro aplicación iOS o aplicación Android de forma nativa desde sus dispositivos móviles.

 

Recursos adicionales