Komplette Anleitung zur elektronischen Signatur

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur oder elektronische Signatur ist ein rechtliches Konzept, ähnlich wie das Papieräquivalent, und wird vom US Federal ESIGN Act als „elektronischer Sound, Symbol oder Prozess“ definiert, der einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung beigefügt oder logisch damit verbunden ist von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt oder adoptiert werden. "

Die Funktion einer elektronischen Signatur besteht darin, die Absicht des Unterzeichners zu erfassen, an die Vertragsbedingungen gebunden zu sein. Die elektronische Signatursoftware wurde entwickelt, um rechtlich durchsetzbare Signaturen online zu erfassen.

Im Allgemeinen geht es darum, die Absicht eines Einzelnen dauerhaft festzuhalten. Digitale Signatur bezieht sich auf die Verschlüsselungstechnologie, die in einer Reihe von E-Business- und E-Commerce-Anwendungen verwendet wird, einschließlich elektronischer Signatur.

Es gibt im Allgemeinen drei Arten von elektronischen Signaturen, die weltweit anerkannt sind: Basic, Advanced und Qualified. Siehe Details unten.

 

 

Was sind die Vorteile der elektronischen Signatur?

Aufbauend auf 25 Jahren erstklassiger elektronischer Signatur

• Tolle Benutzererfahrung
  Stellen Sie eine hohe Benutzerakzeptanz und Zufriedenheit mit der nahtlosesten E-Signatur-Erfahrung mit weißen Etiketten sicher
• Verbesserte Sicherheit  
  Schützen Sie Ihre Benutzer und Dokumente mit der digitalen Signaturtechnologie in Militärqualität vor Betrug.
• Prüfprotokolle 
  Stärken Sie Ihre Compliance und verhindern Sie Rechtsstreitigkeiten mit den umfassendsten Prüfpfaden auf dem Markt
• Effizient und skalierbar 
  Skalieren Sie elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen und in Ihren Kanälen - schnell und kostengünstig
• Kosteneffizient 
  Erhalten Sie vorhersehbare Preise und eine kostengünstige Lösung, unabhängig von Ihrem Volumen - ohne Nickel und Dimmen.
• Versionen 
  Verfügbar als Web- oder mobile App, Entwickler-SDK, Drittanbieter-Connector und Speziallösungen für Finanzdienstleistungen

 

 

Wie funktioniert die elektronische Signatur mit OneSpan Sign?

• Schritt 1: Zugriff
  E-Mail-Einladungslink in einem Kundenportal
• Schritt 2: Identifizieren / Authentifizieren
  E-Mail, Anmeldeinformationen, Fragen zur Beantwortung von Fragen, SMS-PIN, ID-Prüfung durch Dritte, Digipass®, Biometrie, Regierungs-ID
• Schritt 3: Präsentieren
  Dokumente werden auf einem Desktop oder Mobilgerät angezeigt. Definieren Sie Workflow-Regeln und steuern Sie, welche Dokumente für die Teilnehmer der Transaktion sichtbar sind
• Schritt 4: Datenerfassung
  Erfassen Sie Daten zum Zeitpunkt der Signatur und stellen Sie diese Daten nachgeschalteten Systemen zur Verfügung
• Schritt 5: Erneut authentifizieren
  Überprüfen Sie optional die Identität des Unterzeichners zum Zeitpunkt der Unterzeichnung. Unterzeichner können beispielsweise ihre von der Regierung ausgestellte elektronische ID (eID) verwenden, um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu erstellen.
• Schritt 6: Unterschreiben
  Klicken Sie hier, um zu signieren. Klicken Sie hier, um die erste handschriftliche Signaturerfassung zu erstellen
• Schritt 7: Einfügen von Dokumenten
  Zusätzliche Dokumente oder Bilder (z. B. ein Foto eines Führerscheins) können im Rahmen der Transaktion eingefügt werden
• Schritt 8: Liefern
  Signierte Aufzeichnungen können elektronisch oder auf Papier verteilt werden

 

 

Wofür wird die elektronische Signatur verwendet?

Prozesse wie Verkaufsverträge, Personalwesen, Rechnungsstellung und mehr erzielen dank der weit verbreiteten Akzeptanz der elektronischen Signatur auf dem Markt schnelle Effizienzgewinne und drastische Kostensenkungen.

• Beschaffung und Beschaffung
• Vertragsänderungen
• Kredit- oder Kreditanträge
• Bundessteuererklärung
• E-Contracting
• Serviceverträge
• Immobilientransaktionen 
• Ansprüche und Bewertungen
• Kontoeröffnungen
• Gewerbliche Kreditvergabe
• Lieferauftragsanfragen
• Privatkundenfinanzierung

Ist die elektronische Signatur rechtsverbindlich?

Ja, die elektronische Signatur von OneSpan Sign ist in Ländern, in denen Gesetze zur elektronischen Signatur erlassen wurden, rechtsverbindlich und durchsetzbar.

Die mit unserer Lösung erstellte elektronische Signatur entspricht sowohl den USA als auch den USA ESIGN Act und UETA. Die elektronische Signatur von OneSpan Sign entspricht auch der Verordnung Nr. 910/2014 vom Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) in der Europäischen Union. 

Wenden Sie sich an Ihren Rechtsberater, um eine Rechtsauffassung zur Durchsetzbarkeit von elektronischen Signaturen in einem bestimmten Land und zu den Anforderungen an die lokale Datenresidenz zu erhalten.

Sind elektronische Signaturen in den USA legal?

Ja. Heute, lange nach dem Tod von ESIGN und UETA, gibt es keine Frage mehr, ob elektronische Signaturen legal sind. Das Bundes- und Landesrecht verleiht der elektronischen Signatur den gleichen rechtlichen Status wie handschriftlichen Signaturen.

E-SIGN & UETA

Die föderalen elektronischen Signaturen in Global (ESIGN) und das staatliche Gesetz über einheitliche elektronische Transaktionen (UETA) sehen eine rechtliche Anerkennung für elektronische Signaturen und Aufzeichnungen vor, um die „schriftlichen“ gesetzlichen Anforderungen für Transaktionen zu erfüllen, und ermöglichen es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen ausschließlich durch die zu erfüllen Verwendung elektronischer Aufzeichnungen.

Diese Gesetze ermöglichen es Organisationen im Wesentlichen, in nahezu allen Staaten ein einheitliches Verfahren für die elektronische Signatur einzuführen, mit der Gewissheit, dass Aufzeichnungen nicht von einem Gericht allein auf der Grundlage ihrer elektronischen Unterzeichnung abgelehnt werden können.

Diese US-Gesetze sind technologieneutral und bevorzugen keine Art von Technologie gegenüber einer anderen, aber es ist wichtig zu beachten. UETA gilt für 47 von 50 Staaten. Washington, Illinois und New York haben ihre eigenen Gesetze zur elektronischen Signatur entwickelt.

Sind elektronische Signaturen in Kanada legal?

Ja. Ähnlich wie in den US-amerikanischen UETA-Gesetzen haben die Gesetze der kanadischen Provinz für elektronische Signaturen den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Signaturen.

In einem Bericht mit dem Titel Elektronische Signaturen im kanadischen Recht Stikeman Elliott LLP erklärt: „Alle Provinzen und Territorien haben eigenständige E-Commerce-Gesetze von allgemeiner Geltung, die auf den von den Vereinten Nationen erlassenen Modellgesetzen beruhen und die Uniform Law Conference of Canada. Obwohl es einige Abweichungen gibt, sehen die E-Commerce-Gesetze der Provinz im Allgemeinen vor, dass Unterschriften, Dokumente und Originale nicht ungültig oder nicht durchsetzbar sind, nur weil sie in elektronischer Form vorliegen. “ Die kanadischen Provinzgesetze sind technologieneutral.

Das Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten und elektronische Dokumente (PIPEDA) dokumentiert auch die Prozesse, die in den Bundesgesetzen und -vorschriften für bundesregulierte Unternehmen (FRE) geregelt sind, sowie alle Dokumente und Prozesse, die innerhalb der Bundesregierung verwendet werden. Das Gesetz sieht die Verwendung der grundlegenden und erweiterten elektronischen Signatur vor und beschränkt die sichere elektronische Signatur auf eine kleine Anzahl von Anwendungen. Eine sichere elektronische Signatur (entspricht einer qualifizierten elektronischen Signatur) ist für bestimmte Dokumente und Prozesse erforderlich und erfordert in solchen Fällen die Verwendung digitaler Zertifikate.

Sind elektronische Signaturen in Europa legal?

Ja. Die Richtlinie 1999/93 / EG des Europäischen Parlaments (auch als EU-Richtlinie bezeichnet) wurde 2016 durch die eIDAS-Verordnung als die in Europa geltende Gesetzgebung für elektronische Signaturen ersetzt. Der Schritt wurde unternommen, um die digitale Transformation Europas zu beschleunigen. eIDAS behält die Definitionen der drei verschiedenen Arten von E-Signaturen bei, die weiter oben in diesem E-Book beschrieben wurden, weist jedoch einige einzigartige Merkmale auf.

• eIDAS ist eine Verordnung. Im Gegensatz zur Richtlinie gilt sie für jeden EU-Mitgliedstaat gleichermaßen.
• eIDAS stellt fest, dass Signaturen, die Cloud-basierte Systeme nutzen, unter die Definition einer qualifizierten Signatur passen können.
• eIDAS führt eine automatische Anerkennung der qualifizierten elektronischen Signatur in der gesamten EU ein.
• eIDAS stellt auch die Erkennung für die Basic- und Advanced-Signaturen her (wie weiter oben im eBook beschrieben).
• eIDAS wird dazu dienen, die digitalen Transformationen in Ländern in ganz Europa zu beschleunigen.

Zusätzliche Ressourcen

• eIDAS und elektronische Signaturen in Europa: Eine rechtliche Perspektive mit Lorna Brazell, IP-Anwältin, Osborne Clarke

Sind elektronische Signaturen in Australien legal?

Ja. 1999 verabschiedete das australische Parlament das Gesetz über elektronische Transaktionen, das 2011 geändert wurde.

Das Gesetz über elektronische Transaktionen verleiht elektronischen Signaturen den gleichen rechtlichen Status wie handschriftlichen Signaturen. Laut der australischen Regierung bedeutet "Wenn ein Commonwealth-Gesetz verlangt, dass Sie Informationen schriftlich vorlegen, eine handschriftliche Unterschrift vorlegen, ein Dokument in materieller Form vorlegen oder Informationen aufzeichnen oder aufbewahren, bedeutet das Gesetz über elektronische Transaktionen, dass Sie diese Dinge elektronisch erledigen können."

Das Gesetz ist technologieneutral und erfordert die Zustimmung einer Person, Geschäfte elektronisch abzuwickeln. Jeder Staat und jedes Territorium hat auch ein eigenes Gesetz über elektronische Transaktionen, das dem Gesetz des Commonwealth sehr ähnlich ist.

Zusätzliche Ressourcen

• Zeigen Sie die elektronischen Transaktionen in Australien an Gesetzgebung nach Staat und Territorium
• Leitfaden für elektronische Signaturen für Banken: Australische Ausgabe

Sind elektronische Signaturen in Japan legal?

Ja. Das japanische Gesetz über elektronische Signaturen und Zertifizierungsdienste ist seit 2001 in Kraft. Japan erkennt die rechtliche Durchsetzbarkeit von zwei weltweit verwendeten Arten elektronischer Signaturen an:

• Erweiterte elektronische Signaturen
• Qualifizierte elektronische Signaturen

Beachten Sie, dass in Japan die Verwendung eines roten Siegels oder Stempels anstelle einer handschriftlichen Unterschrift bei der Unterzeichnung persönlicher und geschäftlicher Dokumente üblich ist. Das Gesetz unterstützt jedoch die Verwendung elektronischer Signaturen ohne Verwendung eines Siegels oder Stempels.

 

 

Was sind die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur?

Generell werden weltweit drei Formen der elektronischen Signatur anerkannt: Basic, Advanced und Qualified.

Die grundlegende elektronische Signatur

Die elektronische Grundsignatur ist kein standardisierter Begriff in allen Ländern. Je nach Bundesstaat wird dies in einigen Ländern möglicherweise als „einfache elektronische Signatur“ bezeichnet. Beide Begriffe beschreiben jedoch dasselbe Konzept.

Die grundlegende elektronische Signatur ist technologieneutral. Das heißt, jedes elektronische Formular oder Verfahren wird allgemein akzeptiert, solange die resultierende elektronische Signatur drei grundlegende Anforderungen für die Signatur erfüllt:

1. Die elektronische Signatur sollte so angebracht werden, dass die Absicht des Unterzeichners nachgewiesen wird. Die elektronische Signatur kann durch Click-to-Sign, Eingabe eines Namens oder einer handschriftlichen Signatur erfasst werden
2. Die elektronische Signatur sollte von der mit der Signatur verbundenen Person angewendet werden
3. Die elektronische Signatur sollte dem Dokument oder den Daten zugeordnet sein, die der Unterzeichner unterschreiben möchte

OneSpan Sign erfüllt die Anforderungen für die elektronische Grundsignatur

Die erweiterte elektronische Signatur

Erweiterte elektronische Signatur geht über das Basic hinaus, indem die Authentifizierung an die Signatur und die Vereinbarung gebunden wird. Dies verringert das Risiko bei der Transaktion, indem zusätzliche Nachweise bereitgestellt werden, anhand derer die Echtheit der Signatur überprüft werden kann.

Die meisten Organisationen und Banken entscheiden sich für die elektronische Signatur Advanced als Standardform der elektronischen Signatur. Die integrierte Authentifizierung erhöht die Sicherheit der Unterzeichner, ohne das Kundenerlebnis wesentlich zu beeinträchtigen.

Diese Form der elektronischen Signatur fügt vier zusätzliche Anforderungen hinzu, die über die der grundlegenden elektronischen Signatur hinausgehen. Die erweiterte elektronische Signatur muss:

OneSpan Sign erfüllt die Anforderungen für die erweiterte elektronische Signatur.

1. Seien Sie eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden
2. Identifizieren Sie den Unterzeichner
3. Seien Sie unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners
4. Erkennen Sie Änderungen am Dokument oder an den Daten nach dem Anbringen der elektronischen Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur ist das rechtliche Äquivalent zu einer handschriftlichen Tintenunterschrift.

Die zusätzliche Sicherheit einer qualifizierten elektronischen Signatur kann auch zu Reibungsverlusten bei der Transaktion führen. Ihre Unterzeichner müssen einen vom Unterzeichner gehaltenen digitalen Ausweis beschaffen und sich persönlich treffen. Diese zusätzlichen Schritte führen zu einem längeren Signaturprozess und erhöhen letztendlich die Gesamtkosten über das hinaus, was andere elektronische Signaturen möglicherweise erfordern.

OneSpan Sign erfüllt die Anforderungen, um ein digitales Zertifikat eines Drittanbieters als elektronische Signatur zu verwenden. Wir stellen diese Zertifikate jedoch nicht selbst an Benutzer aus. Stattdessen können wir Kunden bei der Suche nach einem vertrauenswürdigen Partner für die Ausstellung digitaler Zertifikate unterstützen.

Der Begriff "Qualifizierte elektronische Signatur" basiert auf der EU-Verordnung "eIDAS", ähnelt jedoch vielen anderen Gesetzen auf der ganzen Welt, die ein von einer akkreditierten Organisation ausgestelltes Zertifikat erfordern.

 

 

Sicherheit für elektronische Signaturen und elektronische Transaktionen: Best Practices für die Lieferantenqualifizierung

Benutzeridentität, Authentifizierung und Zuordnung

• Flexible Methoden zur Benutzeridentifizierung:
  • Remote-Benutzeridentifikation über Datenbanken von Drittanbietern (dh dynamische wissensbasierte Authentifizierung)
  • Remote-Benutzeridentifikation durch Überprüfung persönlicher Informationen (PIV)
• Möglichkeit zum Hochladen von Bildern im Rahmen der E-Sign-Transaktion (z. B. Foto eines Führerscheins)
• Flexible Benutzerauthentifizierungsmethoden:
  • Flexible Benutzerauthentifizierungsmethoden:
  • Remote-Benutzerauthentifizierung über Benutzer-ID und Kennwort
  • Überprüfung der E-Mail-Adresse durch Einladung zur E-Sign-Sitzung
  • Remote-Benutzerauthentifizierung durch statische wissensbasierte Authentifizierung (dh geheime Herausforderungsfragen)
  • Möglichkeit, die Herausforderungsfragen anzupassen
  • Möglichkeit, vorhandene Anmeldeinformationen zu nutzen
  • Möglichkeit, den E-Sign-Prozess vollständig mit einem White-Label zu versehen, um eine durchgängige vertrauenswürdige Erfahrung zu gewährleisten
• Möglichkeit, verschiedene Authentifizierungsmethoden innerhalb derselben Transaktion zu konfigurieren
• Flexibilität zur Anpassung der Authentifizierungsmethode an:
  • Das Risikoprofil Ihrer Organisation
  • Jeder Prozess wird automatisiert
• Flexible Optionen für die persönliche Zuweisung von Unterschriften:
  • Übergabe eidesstattlicher Erklärungen
  • SMS-Passwort (PIN) an ein persönliches Mobilgerät (Smartphone) gesendet
• Integration mit starken Multi-Faktor-Authentifizierungslösungen (dh OneSpans Digipass)
• Möglichkeit zum Signieren mit clientseitigen Zertifikaten ("qualifizierte Zertifikate" unter eIDAS), die einer einzelnen Person zugeordnet sind

Dokument- und Signatursicherheit

• Audit-Trail-Informationen müssen sicher in das Dokument eingebettet sein.
  
  Erstens kann die Dokumentauthentizität unabhängig von der Software für elektronische Signaturen überprüft werden. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, ob ein Bestätigungslink zurück zu einem Server in Jahren gültig ist.
  
  Unabhängig davon, ob Sie ein Konto beim E-Signatur-Service führen oder ob Ihr Anbieter noch im Geschäft ist, sind Ihre Dokumente nicht betroffen, da Sie, Ihre Kunden und andere Interessengruppen nicht online gehen müssen, um das Dokument zu überprüfen.
• Das Dokument und JEDE Unterschrift müssen mit einer digitalen Unterschrift gesichert werden
• Ein umfassender Prüfpfad sollte das Datum und die Uhrzeit JEDER Unterschrift enthalten
• Der Audit-Trail muss sicher in das Dokument eingebettet und mit jeder Signatur verknüpft sein. Ein-Klick-Signatur und Dokumentenüberprüfung (z. B. Möglichkeit, Dokumente und Signaturen offline zu überprüfen, ohne eine Website aufzurufen)
• Möglichkeit, eine überprüfbare Kopie des signierten Datensatzes mit dem Audit-Trail herunterzuladen

Cloud- und Datensicherheit

• Flexibilität bei den Bereitstellungsmethoden zur Anpassung an Ihre IT- und Datensicherheitsrichtlinien:
  • Lokale Bereitstellung
  • Öffentliche und private Cloud-Bereitstellung, gehostet auf erstklassigen Cloud-Infrastrukturplattformen wie Amazon, IBM und Microsoft
• SOC 2 und FedRAMP-konforme Lösung für elektronische Signaturen
• Veröffentlicht Sicherheitspraktiken, Zertifizierungen und die Ergebnisse der Sicherheitsüberprüfung
• Verfügt über eine konsistente Erfolgsgeschichte in Bezug auf die Sicherheit von Kundendaten
• Globale Rechenzentren, um die Anforderungen an die Datenresidenz im Land zu erfüllen