Die elektronische Signatur mit OneSpan Sign

Eine elektronische Signatur stellt ebenso wie die auf Papier geleistete handschriftliche, eigenhändige Unterschrift einen rechtlichen Begriff dar. Sie besteht aus einem elektronischen Geräusch, einem Symbol oder einem elektronischen Prozess. Diese Merkmale werden durch Unterzeichnung und Annahme mit dem Dokument verknüpft oder logisch verbunden. Zwar unterscheidet sich die Gesetzes- und Vorschriftslage für elektronische Unterschriften von einem Land zum anderen, aber in den meisten Ländern gelten für die Unterzeichnung von Verträgen und anderen Arten von Vereinbarungen dieselben Grundprinzipien.

Die elektronische Signatur ist in verschiedenen Ausprägungen möglich. Eine einfache elektronische Unterschrift bedarf keiner besonderen technischen Vorkehrung. Beispiele dafür sind die gescannte handschriftliche Unterschrift oder das Setzen eines Hakens im dafür vorgesehenen Feld eines elektronischen Formulars. Sie eignet sich für Dokumente mit geringen Anforderungen an die Rechtssicherheit wie unternehmensinterne Anordnungen und Vereinbarungen.

Anders verhält es sich, wenn eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte Signatur gewünscht ist. Eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift ermöglicht bereits die Identifizierung der Unterzeichnenden und kann ihnen eindeutig zugeordnet werden. Dazu erhalten sie elektronische Signatur-Erstellungsdaten, die ihrer alleinigen Kontrolle unterliegen. Durch die enge Verbindung mit dem unterzeichneten Dokument werden nachträgliche Änderungen am Dokument und der Signatur sichtbar. Die fortgeschrittene Signatur kommt verbreitet im B2B-Bereich zum Einsatz. Hier dient sie beispielsweise der Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen mit einer mittleren Rechtssicherheit.

Die qualifizierte elektronische Signatur geht mit einer Identifizierung der unterzeichnenden Person durch einen Zertifizierungs-Dienstleister einher, welcher hierfür eigens eine Signaturkarte erstellen muss. Diese Sigantur ist so einmalig und sicher wie die Authentifizierung mit einem Personalausweis. Dieses Verfahren ist die richtige Wahl für Unterschriften, die eine hohe rechtliche Beweiskraft erfordern. Die qualifizierte elektronische Unterschrift eignet sich beispielsweise zum Unterzeichnen von Kredit- oder Arbeitsverträgen. Für die qualifizierte elektronische Unterschrift sind verschiedene Gesetze und Vorschriften zu beachten. In den Ländern der EU regeln und begleiten die eIDAS Verordnungund autorisierte Vertrauensdienste (geregelt nach dem Vertrauensdienstegesetz(VDG)) die Gestaltung und die zu erfüllenden Voraussetzungen.

Obwohl es sich um verwandte Begriffe handelt, gibt es doch einen wichtigen Unterschied zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen. Eine elektronische Signatur ist ein rechtlicher Begriff. Sie bekundet die Absicht einer Person, ihre rechtsverbindliche Zustimmung zu einer Vereinbarung oder einem Vertrag festzuhalten.

Die digitale Signatur bezieht sich dagegen auf die Verschlüsselungs- und Entschlüsselungstechnologie innerhalb einer elektronischen Signatur. Auf der Basis von Public-Key-Verschlüsselungsverfahren sichern die digitalen Signaturen die unterzeichneten Dokumente und ermöglichen die Überprüfung der Authentizität eines unterzeichneten Schriftstücks.

Auf den Punkt gebracht: eine digitale Signatur kann nicht die Absicht einer Person zur Unterzeichnung eines Dokuments festlegen. Bei der Verwendung mit einer elektronischen Signatur-Anwendung sichert die digitale Signatur-Technologie die elektronisch signierten Daten.

Ja. Sicherheit wird bei OneSpan immer ganz groß geschrieben.

Im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit setzt OneSpan Sign eine große Bandbreite von aufsichtsrechtlichen und branchenüblichen Standards sowie IT-Standards um. Darüber hinaus erfüllt OneSpan Sign die Compliance-Standards nach ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC2 Type 2, FedRAMP, HIPAA, Skyhigh Enterprise-Ready, EU-DSGVO usw. Ausführlichere Informationen finden Sie auf der Seite OneSpan Sign Trust & Compliance.

1. OneSpan ist auf hochvolumige, verbrauchernahe Transaktionen spezialisiert, kann aber auch einfache interne und B2B-Signatur-Workflows unterstützen.
2. Dabei können wir unseren Kunden die allerhöchste Unterstützung bieten. Im neuesten G2 Crowd-Bericht über die elektronische Signatur erhält OneSpan Sign branchenweite Bestnoten für die Kundenzufriedenheit.
3. Unsere Kunden können das E-Signatur-Umfeld vollständig als White-Label gestalten und ihre Marke stets in den Vordergrund stellen. So erzielen sie hohe Abschlussraten.
4. Außerdem bieten wir die meisten Optionen für die Umsetzung - perfekt abgestimmt auf die jeweilige Projektkomplexität, aber auch auf Größe oder Budget des Projekts.
5. Unsere Lösung garantiert die Integrität der signierten Dokumente, indem jedes Mal, nachdem eine Person unterzeichnet hat, ein Manipulationssiegel angebracht wird, sodass sowohl Sie selbst als auch Ihre Kunden geschützt sind.
6. Wir bieten die größte Flexibilität für die optimale Abstimmung von E-Signaturen auf Ihre Prozesse, Workflows, Kanäle, Geräte und Unterzeichner.

Wenn Sie sich für die Aufnahme von E-Signatur-Workflows in drittseitige Anwendungen wie z.B. Salesforce, Salesforce CPQ, Workday, SharePoint, Pega Systems, Laserfiche und Smart Communications oder in branchenspezifische Software-Lösungen interessieren, finden Sie in unserem Abschnitt „Partner“ eine vollständige Liste mit allen Apps und Connectors.

Zur Erfüllung kundenspezifischer E-Signatur-Bedürfnisse und System-to-System-Integrationen bieten unsere offenen APIs und vollständig unterstützten SDKs (Software Development Kits) den Entwicklern die Möglichkeit zur Aufnahme von E-Signatur-Funktionalitäten in drittseitige Anwendungen, Webportale sowie Alt- oder Eigenbau-Systeme.

Digitales Onboarding und Konteneröffnung
Die Möglichkeit, das Kunden-Onboarding zu jedem gewünschten Zeitpunkt und von jedem beliebigen Ort aus durchzuführen, hatte sich in den letzten Jahren bereits zu einem schlagkräftigen Wettbewerbsargument entwickelt. Seit der pandemiebedingten Umsetzung der Social-Distancing-Maßnahmen hat sich die Möglichkeit, den Onboarding- und Abschluss-Prozess aus der Ferne umzusetzen, vom Wettbewerbsvorteil zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Geschäftsprozesses entwickelt.

Verbraucher- und Geschäftskredite
Am häufigsten kommt die E-Signatur im Darlehensgeschäft bei den Verbraucherkrediten, kleineren Geschäftskrediten und im Retail-Finance-Geschäft zum Einsatz. Zur Erleichterung des Abschlussprozesses werden sowohl online als auch im Callcenter oder in der Filiale E-Signaturen verwendet.

Vermögensverwaltung
Mit Hilfe von E-Signaturen lässt sich der aufwendige Vertriebsprozess in der Vermögensverwaltung verkürzen, der sich bisher oft durch zahlreiche Besprechungen und auch häufig durch fehlerhafte Dokumente in die Länge zog. Mit Hilfe von E-Signaturen lässt sich dieser Prozess auf eine einzige Sitzung verkürzen, bei der die Formalitäten im Face-to-Face-Kontakt mit dem Kunden erledigt werden können. Pandemiebedingt steckt die Vermögensverwaltungsbranche jedoch zurzeit im Umbruch. Wie eine Umfrage der Aite Group unter Vermögensverwaltern in Nordamerika, Europa und Asien zeigte, stellte über die Hälfte der Befragten eine erhebliche Zunahme der Kunden fest, die die Interaktionen am liebsten digital erledigen wollen. Gerade diese Interaktionen lässt sich durch elektronische Signaturen erheblich erleichtern.

Hypothekendarlehen
Weil es bequemer und schneller ist, werden immer mehr Hypotheken und Umschuldungen online abgewickelt. Da bilden E-Signaturen die ideale Lösung, dies den Kunden bequem, sicher und vorschriftskonform auszugestalten. Nichtbanken-Kreditgeber konnten den oft langwierigen Hypothekenprozess um mehr als die Hälfte (von 45 - 55 Tagen auf unter 20 Tage) verkürzen.

Geschäftskunden und Treasury-Management
Bei den Unternehmensbanken ist wohl kein Geschäftskunde wie der andere. Darum müssen bei den meisten Prozessen speziell für die jeweilige Gelegenheit erstellte, kundenspezifische Vereinbarungen und Verträge erstellt und abgewickelt werden. Viele dieser Schriftstücke setzen Signatur-Autorisierungen und Prozess-Genehmigungen voraus, wie z. B. neue Service-Verträge, ACH-Autorisierungen, Vereinbarungen für den elektronischen Zahlungsverkehr oder Anträge auf Unternehmenskarten. Dabei können sich die Bankvertreter in Minutenschnelle mit einer web- oder mobilgestützten E-Signatur-Lösung vertraut machen, damit sichergestellt ist, dass Verträge an demselben Tag, an dem sie angefordert wurden, auch umgesetzt werden.

Prozesse in den Bereichen Vertragsvergabe, Personal und Beschaffung
Auch außerhalb des eigentlichen Unternehmensgeschäfts gibt es zahlreiche interne und B2B-Prozesse in allen Branchen, die digitale Formulare und Unterschriften, einschließlich elektronischer Signaturen, erfordern, beispielsweise auf Abteilungsebene in den Bereichen Vertrieb, Personalwesen, IT und Recht, um nur einige zu nennen.

Über die oben beschriebenen Anwendungsbeispiele hinaus können Organisationen aller Branchen durch die Sicherheit, Effizienz und das positive Kundenerlebnis, das die E-Signaturen mit OneSpan Sign ermöglichen, eine Wertschöpfung erzielen. Das Spektrum der Anwendung von elektronischer Signatur-Software erstreckt sich darüber hinaus auf:

• Einkauf und Beschaffung
• Vertragsänderungen
• Steuererklärungen
• Kundendienstverträge
• Schadenregulierung und -bewertung
• Anforderung von Lieferaufträgen
• Geheimhaltungsvereinbarungen

Alles, was Sie zum Verschicken von Dokumenten brauchen, ist ein Webbrowser und ein Abonnement für OneSpan Sign. Dann laden Sie Ihre Dokumente hoch, fügen die Empfänger ein, wählen die Signaturblöcke und -felder und ein Unterzeichner-Authentifizierungsverfahren. Wenn Sie dann auf „Send to Sign“ (Zum Signieren versenden) klicken, wird das Dokument zur Unterzeichnung verschickt. Jetzt erhält jeder Empfänger über E-Mail die Bitte zur Unterzeichnung des Dokuments. Alternativ können Sie die Unterschriftsfunktion mithilfe unserer API und SDKs in Ihre Website oder Anwendungen einbetten.

Die elektronische Unterzeichnung mit OneSpan Sign ist ganz leicht, und übrigens für die Empfänger immer kostenlos. Die Empfänger erhalten einfach eine E-Mail mit einem Link zur Signaturfunktion in OneSpan Sign. Sie können über den Browser auf ihrem eigenen Gerät auf den elektronischen Signaturprozess zugreifen.

Wenn der Signaturprozess abgeschlossen ist, können beide Parteien die E-signierten Dokumente zur Abspeicherung in ihrem eigenen System herunterladen; auf Wunsch können diese aber auch in OneSpan Sign abgespeichert werden. Testen Sie einfach unsere kurze-Demo und überzeugen Sie sich selbst, wie bequem die Signatur mit OneSpan Sign ist.

Mit Hilfe unserer OneSpan Sign-Mobil-App können Sie „on-the-go“, von Ihren iOS- und Android-Geräten aus, Dokumente sicher erstellen, verschicken und signieren. Diese App bietet robuste elektronische Funktionalitäten und ist ohne Aufpreis in unseren Professional- und Enterprise Abonnements enthalten. Laden Sie die App heute herunter.

Darüber hinaus bietet OneSpan Sign die Möglichkeit, überall, jederzeit und auf jedem webfähigen Gerät elektronisch zu signieren.

Ja. OneSpan Sign bietet eine Lösung für qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Wir unterstützen rechtsverbindliche qualifizierte elektronische Signaturen über unsere Partnerschaften mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern.

Eine qualifizierte elektronische Signatur wird mit Hilfe eines einer natürlichen Person zugewiesenen digitalen Zertifikats (sog. qualifiziertes Zertifikat) erstellt. Darunter können Sie sich eine Art digitales Äquivalent für einen Personalausweis oder Reisepass vorstellen.

Das qualifizierte Zertifikat und der dazugehörige Schlüssel müssen von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter oder einer qualifizierten Zertifizierungsstelle bereitgestellt werden. Dies wird der natürlichen Person dann auf einer Smartcard oder einem USB-Gerät zur Verfügung gestellt oder von einer vertrauenswürdigen Institution in der Cloud verwaltet. Dabei muss sie zumindest eine Benutzer-ID/ein Passwort eingeben, um Zugriff auf ihr qualifiziertes Zertifikat zu erhalten, unabhängig davon, ob es sich lokal auf einem Gerät oder dezentral in der Cloud befindet.

Die Verwendung eines qualifizierten Zertifikats während des E-Signatur-Workflows wird dabei vollständig von OneSpan Sign erledigt. Ein Beispiel:

• Die Unterzeichner müssen durch eine erfolgreiche Authentifizierung Zugang zu OneSpan Sign erhalten.
• Die Unterzeichner versehen das Dokument mit ihrer E-Signatur.
• Diese elektronische Signatur wird dann mit Hilfe der digitalen Signatur-Verschlüsselung gesichert (dabei wird mit Hilfe des qualifizierten Zertifikats und des dazugehörigen Schlüssels die digitale Signatur erstellt).
• So wird die qualifizierte elektronische Signatur generiert.
• Ausführlichere Informationen finden Sie auf unserer Seite über die qualifizierte elektronische Signatur.