5 Zeichen, dass Sie sich einen neuen Anbieter für Ihre elektronischen Signaturen suchen sollten

Aaron Davis, 6. April 2022

Viele Branchen haben unter der Pandemie gelitten. Die Coronakrise führte zu Unterbrechungen in den Lieferketten und zu einer gestörten Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Oft hatten Unternehmen keine andere Wahl: Wenn sie ihre Prozesse nicht umstellten, würde der Zug ohne sie abfahren. Und obwohl die Umstellung anfangs erst langsam ins Rollen kamzeigen Untersuchungen dass bis Ende Januar 2021 fast 60 Prozent der Unternehmen in neue digitale Technologien investiert und deren Einsatz ausgeweitet haben. Teil dieser Modernisierung war für viele Unternehmen die Einführung einer soliden Lösung für elektronische Signaturen.

Generell lässt sich in allen Branchen ein Wachstum digitaler Lösungen beobachten. Immer mehr Innovationen kommen auf den Markt; gleichzeitig findet eine Konsolidierung der Anbieter statt. Dies wirkt sich auf Unternehmen aus, die ihre digitale Reife analysieren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen im Laufe der Zeit über seinen bisherigen Anbieter von elektronischen Signaturen hinauswächst. Die Benutzerfreundlichkeit, die Kundenerfahrung und das Unterschriftserlebnis im Allgemeinen können ein guter Grund sein, sich nach Alternativen zum aktuellen elektronischen Signaturentool umzusehen. In der Regel steht und fällt aber alles mit dem wahrgenommenen Wert für die Investition in das Signaturtool.

Nachfolgend finden Sie die 5 wichtigsten Gründe, warum Kunden von ihrem derzeitigen Anbieter für elektronische Signaturen zu OneSpan Sign wechseln.

Gründe, den E-Signatur-Anbieter zu wechseln

Grund Nr. 1: Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt bei meinem aktuellen Anbieter nicht.

Es überrascht nicht, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Bewertung von E-Signatur-Anbietern eine wichtige Rolle spielt. Wir haben kürzlich angesprochen, wie Unternehmendie Preise für elektronische Signaturen auswerten können, um das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis für ihr Unternehmen zu ermitteln. Was viele Unternehmen jedoch übersehen, ist, dass sie eine Lösung für elektronische Signaturen benötigen, die mit ihnen wächst.

Unternehmen, Organisationen im Gesundheitswesen und Behörden betrachten die Verwendung elektronischer Signaturen innerhalb ihrer Geschäftsprozesse zunehmend aus einer ganzheitlichen Perspektive. In der Regel werden elektronische Unterschriften zuerst für einen internen Prozess wie dem Onboarding von neuen Mitarbeitern oder der Unterzeichnung von Dokumenten für Kunden eingeführt. In diesen zentralen Geschäftsprozessen kann die Organisation erst einmal mit elektronischen Signaturen experimentieren, um zu sehen, welche Fähigkeiten die Software besitzt und welche Auswirkungen dies auf den Signaturprozess hat. Wie viele Benutzer oder Unterzeichner dürfen pro Monat Dokumente unterzeichnen? Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der digitalen Dokumente, die im Laufe eines Monats unterschrieben werden können?

Wächst das Unternehmen, wächst damit auch der Bedarf an E-Signatur-Kapazitäten. Vielen Unternehmen wird bei der internen Anwendung bewusst, wie praktisch E-Signaturen sind, und sie suchen daher nach Möglichkeiten, digitale Vereinbarungen auf ihre Kunden auszuweiten. Dabei müssen sie feststellen, dass die meisten herkömmlichen Plattformen für elektronische Signaturen leider wichtige Funktionen im Bereich B2C nicht anbieten, wie z. B. Personalisierung, Identitätsprüfung, fortgeschrittene Prüfpfade und Compliance.

Unternehmen wünschen sich außerdem Transparenz und Flexibilität beim Preismodell, wenn sie ihr Geschäft ausweiten. Die Firmenkunden haben genug von den Taktiken der Anbieter, die sie mit „Lockvogelpreisen", Mehrkosten und anderen inflationären Preis- und Upgrade-Taktiken überlisten.

Deshalb ist es wichtig, eine flexible E-Signatur-Software zu finden, die eine Vielzahl von Anwendungsfällen im B2C-, B2B- und B2E-Bereich unterstützt und deren Preisstruktur sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst. Dies ist besonders relevant, wenn Sie die Nutzung digitaler Verträge in einem unternehmensweiten Shared-Services-Modell konsolidieren möchten. Damit kommen wir zu unserer nächsten Überlegung.

Grund Nr. 2: Die Plattform bei meinem derzeitigen Anbieter für elektronische Signaturen ist zu unflexibel, um die Lösung unternehmensweit zu skalieren.

Ihre veraltete E-Signatur-Lösung verfügt möglicherweise nicht über die technischen Kapazitäten, um mit Ihren digitalen Dokumenten-Workflows und Geschäftsanforderungen mitzuwachsen. Vielleicht müssen Sie nicht nur die Anzahl der Benutzer und Signaturen erhöhen, sondern Ihr Unternehmen möchte ebenfalls aufgrund eines Umstiegs auf ein Shared-Services-Modell (z. B. in der Gesundheits- oder Versicherungsbranche) die E-Signaturfunktionen konsolidieren. Folgende Fragen sollten Sie sich bezüglich der technischen Kapazität Ihres nächsten Anbieters von E-Signaturen-Lösungen stellen:

  • Unterstützt der Anbieter eine breite Palette von Anwendungsfällen?
  • Umfasst die Lösung Automatisierungsfunktionen wie wiederverwendbare Vorlagen oder Massenversand, um Prozesse zu rationalisieren?
  • Kann der Anbieter sowohl B2C, B2B als auch B2E Anwendungsfälle skalieren?
  • Unterstützt der Anbieter ein unternehmensweites Shared Services-Modell?
  • Kann der Anbieter den Vertragsprozess vor und nach der Unterzeichnung unterstützen?
    • Generierung von Vereinbarungen
      • Intelligente digitale Formulare oder Integration mit Datensystemen (z. B. CRM, HRMS)
    • ID-Verifizierung und Authentifizierung
    • Virtuell vermittelte Vereinbarungen einschließlich notarieller Fernbeglaubigung (Remote Online-Notarization, ROZ)
    • Integration in Unternehmenssysteme (z. B. ECM, eVault-Lösungen)

Ihre E-Signaturen-Lösung muss nicht nur für Ihre heutigen Geschäftsabläufe geeignet sein, sondern auch die Fähigkeit haben, zukünftig mit Ihnen zu wachsen. Wie schneidet Ihr bisheriger Anbieter elektronischer Signaturen im Hinblick auf diese Anforderungen ab?

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Grund Nr. 3: Meine Erwartungen an Kundenservice und Support werden von meinem derzeitigen Anbieter von elektronischen Signaturen nicht erfüllt.

Unternehmen stehen eine ganze Reihe von E-Signatur-Lösungen zur Verfügung. Daher sollten sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihre Erwartungen an den Kundenservice und Support erfüllen kann. Doch aus welchem Grund weisen Plattformen für elektronische Signaturen im Bereich des Kundensupports überhaupt Mangel auf? Mögliche Gründe sind:

  1. Sie skalieren zu schnell oder versuchen, einen zu breiten Markt zu bedienen. HWie gut kennt Ihr Anbieter elektronischer Signaturen Ihr Unternehmen und Ihre Branche? Prozesse, die branchenweit ähnlich sind, können oft von ein und derselben Plattform für elektronische Signaturen abgedeckt werden. Wenn der Anbieter aber versucht, zu viele Branchen auf einmal anzusprechen, ohne sie zu verstehen, kann es schwierig sein, einen kompetenten Kundensupport zu erhalten.
  2. Das Kundensupportmodell und Ihre langfristigen Geschäftsziele passen nicht zusammen. Um einen qualitativ hochwertigen Kundensupport bieten zu können, müssen die Support-Mitarbeiter Ihre Branche und die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verstehen. Beispielsweise müssen sie eine Vision haben, was die Unternehmen in den nächsten 1 bis 5 Jahren benötigen werden. Bevor Sie Ihren E-Signature-Anbieter wechseln, erkundigen Sie sich, ob dieser in der Lage ist, Ihnen dabei zu helfen, das Kunden-Support-Modell mit Ihren allgemeinen Geschäftszielen abzustimmen.
  3. Fehlender internationaler Support und andere Dienstleistungen. Die Welt wird durch Technologie immer stärker vernetzt. Es ist wichtig, dass der e-Signaturen-Kundensupport in der Lage ist, Dienstleistungen in mehr als nur einem Staat oder Land anzubieten. Dies kann bedeuten, dass Verträge in andere Sprachen übersetzt werden müssen. Möglicherweise müssen die Mitarbeiter des Kundensupports mit Kunden in anderen Zeitzonen sprechen. Der Zugang zu reaktionsschnellem, einfach zu erreichendem und unkompliziertem Support macht einen großen Unterschied für ein Unternehmen, das im Wachstum begriffen ist.

Ihr Unternehmen verdient es, gehört, respektiert und wertgeschätzt zu werden. Eine elektronische Unterschrift ist mehr als nur eine Unterschrift. Sie ist ein Zeichen dafür, dass ein Verfahren fortgesetzt werden kann. Jeder Fehltritt beim Kundensupport kann zu Geschäftseinbußen führen und die Professionalität Ihres Unternehmens in Frage stellen. Entscheiden Sie sich für eine Plattform für elektronische Signaturen, die Ihre Branche versteht und in der Lage ist, das erforderliche Maß an Support zu bieten, wenn Sie wachsen.

Grund Nr. 4: Meine derzeitige Lösung ist eher für einfache, vom Benutzer initiierte Anwendungsfälle geeignet und unterstützt keine komplexeren, unternehmensgerechten Anwendungsfälle.

Nicht alle Anbieter von elektronischen Signaturen bieten dieselben Leistungen: Manche bieten einfach nur eine handschriftliche digitale Signatur. E-Signatur-Plattformen für Unternehmen lassen sich nahtlos in das Gefüge des Unternehmens integrieren und unterstützen wichtige Geschäftsprozesse in großem Umfang über ein mobiles Gerät oder eine mobile App. Einige Lösungen eignen sich eher für benutzerinitiierte Anwendungsfälle, d. h. Anwendungen, bei denen ein Absender eine Transaktion manuell über die Benutzeroberfläche auf einem Android- oder iOS-Gerät auslöst. Für Geschäftsprozesse mit hohem Volumen sind diese nicht geeignet, da Unternehmen die Möglichkeit haben müssen, E-Signaturlösungen über eine API in einen Geschäftsablauf zu integrieren. Neben der Benutzerfreundlichkeit ist die Fähigkeit zur Integration in das Gefüge eines Unternehmens wichtig, um Vorgänge zu automatisieren und die Effizienz zu steigern und gleichzeitig einen größeren Nutzen aus bestehenden Investitionen zu ziehen.

Beispielsweise erlaubt die Integration mit einer Lösung für digitale Formulare bei der Kontoeröffnung es, Kundendaten zu erfassen und den Vertrag für den jeweiligen Kunden automatisch zusammenzustellen. Auch verfügen nicht alle Anbieter elektronischer Signaturen über Erfahrung in stark regulierten B2C-Märkten und -Vertikalen.

Grund Nr. 5: Mein derzeitiger Anbieter erschwert mir die Migration und ich bin an ihn gebunden.

Veraltete Systeme und die Bindung an einen bestimmten Anbietersind für viele Unternehmen, die ihre Geschäftskapazität in den nächsten Jahren erhöhen möchten, ein echtes Problem. Unternehmen, die ihre Serviceleistungen stärker digitalisieren möchten, müssen unbedingt darauf zählen können, dass der Anbieter ihrer E-Signaturen-Plattformlösung ihnen dabei zur Seite steht. Einige Unternehmen stellen jedoch fest, dass veraltete Vertragsverpflichtungen sie davon abhalten, ihre E-Signatur-Kapazität zu erhöhen oder zu einem anderen Anbieter zu wechseln.

Daher sollten Sie gleich zu Anfang, wenn Sie Ihre Anforderungen an Ihre Lösung für elektronische Signaturen ausarbeiten, die folgenden Punkte berücksichtigen:

  1. Die Flexibilität bei der Nutzung ist von höchster Bedeutung Arbeiten Sie mit Anbietern zusammen, die verstehen, dass Ihr Unternehmen mit der technologischen Entwicklung mitgeht.
  2. Wählen Sie einen Anbieter, der Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bietet. Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen Mehrwert für die Zukunft Ihres Unternehmens schafft, anstatt Sie mit Ihrer E-Signatur-Plattform an einen Vertrag zu binden.

Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Signatur-Lösung Ihr Wachstum unterstützen kann.

Wie geht es weiter mit Ihrem Unternehmen?

Haben wir etwas übersehen? Gibt es noch andere Aspekte, die Ihnen die Wahl eines Anbieters für elektronische Signaturen erschweren? Wenn Ihre Organisation anderen Anbietern elektronischer Signaturen wie DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, PandaDoc, EverSign, SIgnNow, SignEasy oder anderen Lösungsanbietern entwachsen ist, helfen wir Ihnen gern dabei, eine Plattform für elektronische Signaturen zu finden, die fähig ist, mit Ihrer Vision für Ihr Unternehmen mitzuwachsen.

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Aaron Davis ist ein erfahrener Technologieproduktleiter mit Erfahrung in der Entwicklung von Markteinführungsstrategien in verschiedenen Branchen, darunter Cybersicherheit, Mobilität und IoT. Die digitale Transformation ist ein Thema, das ihn begeistert. Er arbeitet mit Unternehmenskunden zusammen und bemüht sich herauszufinden, wie mit der Digitalisierung individuelle Kundenerlebnisse erzielt werden können, die den Wert des gesamten Unternehmens steigern. Als Director of Product Marketing bei