Die fünf häufigsten Mythen über elektronische Signaturen in Großbritannien

Sameer Hajarnis, 17. Mai 2021

Die Verlagerung hin zu Fernabsprachen bei Finanzdienstleistungen und Versicherungen entwickelt sich schon seit einigen Jahren. Mit dem Aufstieg rein digitaler Herausforderer-Banken und dem Rückgang der stationären Filialen bevorzugen die Kunden zunehmend Anbieter mit Remote-Funktionen. Es überrascht nicht, dass mit dem Ausbruch der Pandemie die Nutzung von Remote-Vereinbarungen auf der ganzen Welt explodierte, da die Verbraucher digitalen Zugang zu wichtigen Diensten benötigten.

Durch die Erleichterung von Fernvereinbarungen hat die elektronische Signaturtechnologie im vergangenen Jahr eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der Geschäftskontinuität gespielt. Für viele Organisationen war die Technologie eine Rettungsleine, die sie in schwierigen Zeiten über Wasser gehalten hat. In Zukunft wird der Sektor voraussichtlich weiter exponentiell wachsen, da sich immer mehr Branchen und Organisationen auf digitale Dienste und Vereinbarungen einstellen. Letztes Jahr bekräftigte die FCA angesichts der Pandemie in einer Erklärung, dass sie "keine nassklebenden Unterschriften in Verträgen ausdrücklich verlangt", und gab die Anweisung, dass elektronische Unterschriften ein Hilfsmittel sind, das es Unternehmen ermöglicht, weiterhin aus der Ferne zu arbeiten.

Zweifellos haben Unternehmen und Verbraucher so starke Gewohnheiten und eine so große Vertrautheit mit diesen digitalen Produkten und Diensten aufgebaut, dass es sicher ist, dass E-Signaturen nach der Pandemie zu einem wichtigen Eckpfeiler für eine Reihe von Unternehmen werden. Die Gesetze für digitale Signaturen variieren von Land zu Land, aber die meisten haben die gleichen Grundprinzipien für das Signieren von Dokumenten. Trotzdem gibt es viele Missverständnisse und Fehlinformationen über diese wichtige, aber oft übersehene Technologie. Hier sind die fünf häufigsten Mythen rund um elektronische Signaturen in Großbritannien- entlarvt.

1. E-Signaturen sind nicht rechtsgültig

Falsch. Das Vereinigte Königreich hat elektronische Signaturen seit fast zwei Jahrzehnten gesetzlich anerkannt. Die Vorschriften für elektronische Signaturen wurden 2002 vom Parlament verabschiedet, als Ergebnis einer EU-Richtlinie von 1999. Im Jahr 2014 wurden diese durch die EU-eIDAS-Verordnung ersetzt, die auch nach dem Brexit Teil des nationalen Rechts Großbritanniens blieb.

Es gibt jedoch immer noch bestimmte Dokumente, die nicht elektronisch signiert werden können, nämlich solche, die eine Beglaubigung durch einen Zeugen oder eine öffentliche Hinterlegung erfordern, sowie solche, bei denen eine Stempelung erforderlich ist. Dazu gehören Testamente, familienrechtliche Dokumente, Unternehmensabschlüsse, Steuer- und Zolldokumente, Urkunden, Grundbuchdokumente und Mietverträge mit einer Dauer von mehr als drei Jahren.

2. Elektronische Signaturen sind nicht so rechtsverbindlich wie "nasse Unterschriften"

Dieser Mythos hält sich seit dem ersten Aufkommen der E-Signatur-Technologie hartnäckig und berücksichtigt nicht die jüngsten technologischen Fortschritte bei der Rückverfolgung und Authentifizierung. Mittlerweile gibt es zahlreiche E-Signatur-Produkte, die sich auf eine Vielzahl von Technologien stützen, um sicherzustellen, dass die elektronische Unterschrift eines Dokuments genauso rechtsverbindlich ist wie eine herkömmliche Unterschrift.

Es gibt auch einen juristischen Präzedenzfall, der die Verwendung von digitalen Signaturen in Großbritannien unterstützt. So wurde 2014 in der Rechtssache Kathryn Bassano gegen Alfred Toft entschieden, dass ein regulierter Vertrag nach dem Consumer Credit Act 1974 elektronisch signiert werden kann. Dies bestätigte die liberale Herangehensweise an das, was nach britischem Recht als Unterschrift gilt.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede elektronische Unterschrift als e-Signatur zählt. Im Jahr 2006 wurde in der Rechtssache J Pereira Fernandes SA gegen Mehta entschieden, dass die automatische Einfügung der E-Mail-Adresse des Absenders nach der Übermittlung eines Dokuments nicht einer Signatur gleichkommt. In diesem Fall argumentierte das Gericht, dass ein automatisierter Prozess, der von einer Anwendung generiert wird, nicht die notwendige Absicht beweist, das Dokument im Namen des Benutzers zu authentifizieren.

3. Alle E-Signaturen sind gleich

In der Realität kennt die eIDAS-Verordnung der EU drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte.
Eine einfache E-Signatur kann jede Form von elektronischer Nachricht sein, die mit einer Person verbunden ist, einschließlich getippter Unterschriften und E-Mail-Blöcke. Im Vergleich dazu ist eine fortschrittliche e-Signatur eine, die eindeutig einer Person zugeordnet und mit Daten verknüpft ist, so dass jede spätere Änderung der Daten leicht identifizierbar ist.

Schließlich wird eine qualifizierte e-Signatur von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erzeugt und hat die gleiche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Obwohl dies die einzige Art von elektronischer Signatur ist, die gemäß EU-Verordnung den gleichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift hat, gibt es in Großbritannien keine Dokumente, die speziell die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfordern.

Die eIDAS-Verordnung der EU schreibt vor, dass qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheiten durch ein von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestelltes Zertifikat abgesichert sein müssen. Die Akkreditierung für Anbieter von Vertrauensdiensten in Großbritannien erfolgt durch tScheme, eine Selbstregulierungsorganisation, die die Liste der vertrauenswürdigen Dienste in Großbritannien führt.

4. E-Signaturen sind schwer oder gar nicht nachweisbar

Von allen E-Signatur-Mythen ist dieser am weitesten von der Wahrheit entfernt. Sichere elektronische Signaturlösungen, wie die von tScheme akkreditierten, authentifizieren die Benutzer vor der elektronischen Unterschrift und verknüpfen diese Authentifizierung mit der elektronischen Unterschrift und dem elektronisch signierten Datensatz.

Die Compliance akkreditierter digitaler Signaturlösungen ist oft deutlich stärker als eine "nasse Unterschrift", da sie einen vollständigen Bericht über den Ablauf jeder Transaktion liefern - wer, wo, in welcher Reihenfolge unterschrieben hat, welche Seiten angesehen wurden usw.

Bei der Auswahl eines Anbieters für elektronische Signaturen ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die mehrere Authentifizierungsmethoden unterstützt und die Flexibilität hat, diese in derselben Transaktion zu konfigurieren, während sie dem Risikoprofil Ihres Unternehmens entspricht.

5. E-Signaturen sind ein Ärgernis für Auditoren

In diesem Fall ist das Gegenteil der Fall. E-Signaturen können regulierten Unternehmen tatsächlich dabei helfen, gegenüber Auditoren nachzuweisen, dass sie einen bestimmten Geschäftsprozess genau eingehalten haben. Mit ausgefeilteren Lösungen für elektronische Signaturen können Unternehmen Auditoren eine Aufzeichnung darüber zur Verfügung stellen, wann und von wem wichtige Dokumente berührt wurden.

Zum Beispiel können elektronische Signaturlösungen jetzt sowohl Dokumenten- als auch Prozess-Audit-Trails zum Zweck des Nachweises der Compliance gegenüber Auditoren bereitstellen. Um den Austausch mit internen und externen Parteien zu erleichtern, können in sich geschlossene Audit-Trail-Pakete für eine effizientere und transparentere Verwaltung von Aufzeichnungen exportiert werden. Dadurch können Mitarbeiter und Prüfer einen umfassenden Prüfpfad einsehen, um genau festzustellen, wann und wie eine Transaktion stattgefunden hat und von wem - etwas, das mit Papierdokumenten nicht möglich ist.

In den kommenden Jahren werden die Verbraucher weiterhin verschiedene Branchen vorantreiben und eine Nachfrage nach mehr Remote-Diensten und -Funktionen zeigen. Im Laufe des letzten Jahres sind auch Konsumenten, die bisher nicht so digital natives waren, viel vertrauter mit diesen Diensten geworden.

Nachdem diese Mythen ausgeräumt sind, ist klar, dass die Einführung der E-Signatur-Technologie Unternehmen dabei helfen kann, Kunden zu binden und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein - vor allem, wenn die Fernarbeit weiter verbreitet ist. E-Signaturen bringen nicht nur Schnelligkeit und Einfachheit in Vereinbarungen. Außerdem bieten sie Transparenz, ein höheres Maß an Sicherheit und ein verbessertes Kundenerlebnis.

Elektronische Signaturen für Einsteiger

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Dieser Blog, geschrieben von Sameer Hajarnis, Regional Vice President of Sales, wurde zuerst veröffentlicht in GlobalBankingundFinance.deam 5. April 2021.

Sameer ist ein führender Anbieter von E-Signatur-Praktiken bei OneSpan und verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in Unternehmenssoftware und SaaS-Unternehmen. Er leitet ein Team von Vertriebsprofis, die Kunden bei der Digitalisierung von Workflows zur elektronischen Signatur- und ID-Überprüfung unterstützen.