E-Signature Evidence 101 [Infografik]

In einem kürzlich veröffentlichten Blog-Beitrag haben wir eine Infografik zu Why E-Signature Evidence Matters bereitgestellt, in der die Grundlagen der bei elektronischen Transaktionen gesammelten Beweise beschrieben werden. Warum ist das Gesetz über digitale Beweise und elektronische Signaturen so wichtig? E-signierte Transaktionen haben einen einzigartigen Vorteil gegenüber denen in der Papierwelt - Sie können während des Prozesses E-Signatur-Nachweise sammeln, da Sie während der gesamten Transaktion die Kontrolle über die Dokumente behalten. Denken Sie darüber nach - in der Papierwelt können Sie nach dem Drucken und Versenden des Dokuments nicht sicher sein, wer es unterschrieben hat, ob es ordnungsgemäß ausgefüllt wurde oder ob dem Unterzeichner die erforderlichen Angaben vorgelegt wurden.

Um potenzielle Rechtsstreitigkeiten bei der Verwendung elektronischer Signaturen und Transaktionen - insbesondere in regulierten Prozessen - zu vermeiden, ist es entscheidend, elektronische Signaturnachweise in Bezug auf den / die Unterzeichner, das Dokument (die Dokumente) und den gesamten Signaturprozess zu erfassen. Im Falle eines Rechtsstreits geht es bei der Verteidigung Ihres Falls jedoch nicht nur um die Vorlage einer authentisch unterzeichneten Aufzeichnung einer elektronisch unterzeichneten Vereinbarung. Es geht darum zu beweisen:

Nachweis des Gesetzes über digitale Beweise und elektronische Signaturen

• Zustimmung - Der Unterzeichner stimmte der Verwendung elektronischer Signaturen zu.
• Absicht - Der Unterzeichner, der an die Vertragsbedingungen gebunden sein soll;
• Manipulationssicher - Die elektronischen Aufzeichnungen wurden seit ihrer Unterzeichnung nicht geändert.
• Präsentation - Wie die Aufzeichnungen dem Unterzeichner vorgelegt wurden;
• Beachtung - dass der Unterzeichnungsprozess allen geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprach;
• Zugriff - dass der Unterzeichner nachträglich Zugang zu zuverlässigen Kopien der unterzeichneten Dokumente hatte.

Elektronische Signaturen für Einsteiger

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Mit E-Signatur-Nachweisen werden Beweise für Einwilligung, Absicht, Manipulationssicherheit, Präsentation, Konformität und Zugriff sowohl aus dem Dokument als auch aus dem Prozess erfasst. Beweise dokumentieren ist das Herzstück jeder elektronisch signierten Transaktion und erfüllt die grundlegenden Anforderungen, die in der E-SIGN Act , der eine elektronische Signatur definiert als "ein elektronischer Ton, ein Symbol oder ein Prozess, der mit einem Vertrag oder einer anderen Aufzeichnung verbunden ist oder mit dieser verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, eine Aufzeichnung zu unterzeichnen, angenommen wird".

Die zweite Art von Beweisen, Beweise verarbeiten geht noch einen Schritt weiter und bietet einen Kontext dafür, wie eine elektronische Aufzeichnung präsentiert, überprüft und signiert wurde. Prozessnachweise sind eine Anforderung, die von einer Reihe von Bundesbehörden einschließlich der Internal Revenue Service (IRS) und die US-Bildungsministerium (für die Verwendung elektronischer Signaturen in bundesweit versicherten Studentendarlehen) und liefert den Nachweis, wie ein Kunde eine Transaktion im Internet oder über ein mobiles Gerät abgeschlossen hat. Prozessbeweise sind oft so stark und überzeugend, dass sie Fälle davon abhalten können, überhaupt vor Gericht zu gehen.

Nicht alle ESIGN-kompatiblen Lösungen bieten jedoch Prozessnachweise, da einige nur grundlegende Protokolldateien bereitstellen. Eine Lösung, die vor Gericht steht, erfasst E-Signatur-Beweise wie die vom Kunden angezeigten und signierten Webseiten, deren Bestellung, Uhrzeit und Datum, E-Mail-Benachrichtigungen, gesendete SMS-Codes, Sprachaufzeichnung und andere mit der Transaktion verbundene Daten wie IP Adresse. Die Lösung sollte dann eine kryptografische Verbindung zwischen den Prozessnachweisen und den elektronisch signierten Dokumenten herstellen, um nachzuweisen, dass die elektronisch signierten Datensätze tatsächlich das Produkt eines bestimmten Prozesses sind.

Laden Sie das Whitepaper herunter, um mehr über Beweise für elektronische Signaturen zu erfahren. " Warum ESIGN nicht ausreicht, um Sie außergerichtlich zu halten . "

Und für diejenigen unter Ihnen, die den letzten Blog-Beitrag zu Why E-Signature Evidence Matters verpasst haben, zeigt diese Infografik den Mitarbeitern in den Bereichen Recht, Risiko, Compliance und IT eines Unternehmens, wie ein elektronischer Vertrag online präsentiert und unterzeichnet wird, wie er Beweise liefert und beseitigt zukünftiges Risiko im Zusammenhang mit potenziellen Streitigkeiten darüber, ob ein Vertrag oder eine Vereinbarung vorgelegt, überprüft und unterzeichnet wurde. Schauen Sie sich die Infografik unten an und teilen Sie diese bitte Ihren Kollegen mit, damit wir die Mythen über die Legalität von elektronischen Signaturen endgültig zerstreuen können!