E-Signature-Technologie für HR-Dokumente vollständig gültig

Mary Ellen Power, 2. April 2015

Personalfachleute stehen vor einigen der größten Papierkramherausforderungen aller Unternehmen. Sie müssen Mitarbeiterhandbücher, Arbeitnehmerdaten, Versicherungsinformationen, Notfallkontakte und viele andere Arten von Aufzeichnungen bereithalten und gleichzeitig sicherstellen, dass sie vor neugierigen Blicken geschützt sind. Alles in allem kann dieser Albtraum bei der Datensatzverwaltung die Produktivität in Situationen verlangsamen, in denen Prozesse nicht gut auf Best Practices abgestimmt sind. Dies hat zu einer digitalen Revolution in der Branche geführt, und viele HR-Teams haben auf Verfahren zur Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen umgestellt, um die Arbeit effektiver zu erledigen.

Die potenziellen Vorteile der Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen liegen in der Personalabteilung auf der Hand, es gab jedoch einige Hindernisse. Insbesondere das Sammeln von Unterschriften auf Mitarbeiterdokumenten - Verträge, Handbücher usw. - hat sich als große Herausforderung herausgestellt. Softwarelösungen für elektronische Signaturen können HR-Teams dabei unterstützen, diese Hindernisse zu überwinden und Fortschritte bei ihrer digitalen Transformation zu erzielen.

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Verwendung von elektronischen Signaturen zur Förderung von Innovationen in der Personalabteilung
Laut einem aktuellen Bericht der Business Management Daily haben viele Personalabteilungen auf elektronische Aufzeichnungen umgestellt in den letzten Jahren und die Abkehr von Papier ist ein klarer Branchentrend. Dies hat zu einer durchgängigen Beseitigung von Papierkram geführt, und einige Organisationen wurden auf dem Weg verbrannt. Elektronische Signaturen waren in einigen Fällen problematisch, da Organisationen die Benutzeridentität nicht angemessen authentifizieren. In Wirklichkeit muss sich jedoch jede Organisation, die die Gesetze zur Authentifizierung elektronischer Signaturen ordnungsgemäß befolgt, absolut keine Sorgen machen.

In Bezug auf eine Vielzahl von Gerichtsverfahren erklärte die Nachrichtenquelle, dass alle wichtigen Fälle, in denen die Überprüfung der elektronischen Signatur vor Gericht problematisch war, Beispiele für Zeiten waren, in denen Organisationen nur die Einzelfaktorauthentifizierung verwendeten, um die elektronische Signatur zu sammeln. Dies bedeutete, dass es praktisch unmöglich war zu überprüfen, ob ein Benutzer tatsächlich die Person war, die das elektronische Formular unterzeichnet hatte, wodurch Unternehmen daran gehindert wurden, die Signatur an einen endgültigen Benutzer zurückzuverfolgen. Dies ist ein Problem, das durch Softwarelösungen für elektronische Signaturen behoben werden soll, und Unternehmen, die effektiv planen, können sich ohne Sorgen auf elektronische Signaturen verlassen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre elektronischen Signaturen Bestand haben
Der wichtigste Rat der Nachrichtenquelle ist die Nutzung der Multi-Faktor-Authentifizierung. Dies bedeutet, dass anstatt zu denken, dass "dieser Mitarbeiter bei einem E-Mail-Konto des Unternehmens angemeldet ist, wir wissen, dass er / sie es ist", Sie denken, dass dieser Mitarbeiter bei der E-Mail des Unternehmens angemeldet ist, und wir denken, dass er / sie es ist, jetzt brauchen sie es eine zweite Authentifizierung zur Überprüfung ihrer Identität bereitzustellen. " Die Einzelfaktorauthentifizierung lässt sich leicht mit einem einfachen "Ich habe meiner Sekretärin mein Passwort gegeben, damit sie mit Dingen umgehen kann, damit er / sie das Formular ohne mein Wissen für mich unterschrieben hat." Die Multi-Faktor-Authentifizierung sowie klare Richtlinien zum Umgang der Benutzer mit sekundären Kennwörtern oder Informationen zu Sicherheitsfragen beseitigen dieses Problem und stellen sicher, dass Ihre elektronischen Signaturen für einen bestimmten Benutzer nachverfolgt werden können.

In dem Bericht wurde empfohlen, ein Team aus Führungskräften, Managern, IT-Mitarbeitern und einem Anwalt zusammenzustellen, das die spezifische Version der UETA-Gesetze Ihres Staates kennt, um sicherzustellen, dass Sie mit der Authentifizierung gut umgehen.

Der Kampf endet nicht mit der Authentifizierung
Die Softwarelösung für die elektronische Signatur überprüft außerdem, ob die einmal signierten Dateien nicht manipuliert werden. Digitale Signaturen, die der elektronischen Datei beiliegen, erfassen Metadaten über den Signaturprozess und zeichnen jedes Mal auf, wenn auf die Dateien zugegriffen wird, wer sie angezeigt hat und was sie beim Öffnen der Dokumente getan haben. Daher ist es für jemanden unmöglich, die Signatur zu manipulieren, ohne dass das System sie aufzeichnet. Darüber hinaus werden digitale Signaturen verschlüsselt, sodass sie ohne den Verschlüsselungsschlüssel von niemandem angezeigt werden können, sodass sie vor Hackern und ähnlichen Bedrohungen geschützt sind.

Personalverantwortliche stehen vor einer technologischen Revolution, und E-Signatur-Softwaretools bieten das Maß an Authentifizierung und Schutz vor Manipulationen, das für die Sicherheit von Signaturen erforderlich ist. Schauen Sie sich unsere Anleitung zur Benutzerauthentifizierung Weitere Informationen dazu, wie Sie die Identität eines Benutzers überprüfen können.