E-Signature-Tipps von IBM und den US Joint Chiefs

Mary Ellen Power, 30. Oktober 2015
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Während der jährlichen Anwenderkonferenz von e-SignLive im September in Washington DC gaben hochrangige Führungskräfte von IBM und den Joint Chiefs of Staff (JCS) der USA Tipps, wie Sie das Buy-in sicherstellen und die Akzeptanz von E-Signaturen erhöhen können.

JCS

Als am längsten laufende Bereitstellung von elektronischen Signaturen in den USA Regierung, die gemeinsamen Stabschefs nutzen e-SignLive seit 1996, um die Entscheidungsprozesse zwischen ihren 30 Mitarbeitern und dem Präsidenten der Vereinigten Staaten zu beschleunigen. Da Tausende von Dokumenten zur Unterzeichnung in das Büro des Präsidenten gelangten, war Sicherheit und Nicht-Zurückweisung eine Priorität, was es schwierig machte, das erste Buy-In für Änderungen zu erhalten.

IBM

IBM befindet sich inmitten einer der größten geschäftlichen Veränderungen in der modernen Geschichte. Während ihres Vortrags erklärte Anne Miller, Executive Consultant bei IBM, wie der Technologieriese seine Innovations- und Funktionsweise grundlegend verändert, indem er digitale Technologien nutzt, um seinen Kunden die Geschäftsabwicklung zu erleichtern. Um beispielsweise die Vertragsgestaltung zu vereinfachen, hat IBM die Anzahl der Seiten in Verträgen von 40 auf vier Seiten reduziert und Kunden ermöglicht, Verträge mit e-SignLive schnell und bequem elektronisch zu unterzeichnen. Aber wie JCS standen auch sie vor anfänglichen Herausforderungen, die die Menschen davon überzeugten, sich von der Signaturmethode für Stift und Papier zu entfernen, mit der sie sich so wohl fühlten.

Wie hat die sicherheitsbewussteste Organisation und die größte Technologiemarke der Welt den Grund für Veränderungen geschaffen und die Einführung elektronischer Signaturen gefördert? 

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Das Buy-In für Änderungen erhalten

Laut Denis Savage, Comptroller (CFO) der Joint Chiefs of Staff und Anne, sind es die ersten Schritte, ein klares und überzeugendes Wertversprechen für elektronische Signaturen zu formulieren und sich von wichtigen Stakeholdern wie Recht, Compliance und Sicherheit zu beteiligen Miller von IBM. Sobald diese Stakeholder an Bord sind, werden sie zu Befürwortern Ihres Projekts und helfen Ihnen, es voranzutreiben, Rückschläge zu bewältigen und auf Neinsager zu reagieren. Miller fügte hinzu, dass die Einbeziehung von E-Signatur-Experten von Seiten des Anbieters zur Beantwortung der Fragen der Stakeholder ebenfalls der Schlüssel zur Sicherung des Buy-ins bei IBM sei.

Sicherheitsbedenken ausräumen

Die frühzeitige Einbeziehung des Sicherheits- und Compliance-Teams von IBM war für die Behebung von Sicherheitsbedenken bei IBM von entscheidender Bedeutung, sagte Miller.  Als wichtige Mitglieder des Pilotenteams führten sie eine detaillierte Bewertung der Technologie durch, um sicherzustellen, dass sie den hohen Sicherheitsstandards von IBM entspricht. Die größte Sicherheitsanforderung der gemeinsamen Stabschefs bestand darin, sicherzustellen, dass die E-Signatur-Lösung die digitale Signaturtechnologie verwendet, um sowohl die Signatur als auch den Inhalt des signierten Dokuments zu sichern und zu authentifizieren, um die Nicht-Zurückweisung zu gewährleisten, sagte Savage. Und weil die E-Signatur-Initiative von JCS vor der Einführung von Smartcards für Common Access Cards (CAC) und PIV (Personal Identity Verification) im Verteidigungsministerium begann, gab es eine Lösung, mit der die Mitarbeiter dem Dokument ihre schnörkellose, kursive Signatur hinzufügen konnten wichtig für die Identifizierung des Unterzeichners.

Umgang mit Widerständen von Benutzern

Sowohl Miller als auch Savage bekräftigten die Notwendigkeit eines klaren Kommunikationsplans und setzen sich dafür ein, dass die Benutzer sicher sind, dass der E-Signing-Prozess sicher ist und nicht abgelehnt wird (dh der Unterzeichner kann nicht effektiv leugnen, dass er seine Signatur angewendet hat, mit anderen Worten, die Durchsetzbarkeit des unterzeichneten Vertrages). Miller betonte auch, wie wichtig es sei, die Änderung so einfach wie möglich zu gestalten. Die Annahme folgt, fügte sie hinzu, sobald Ihre Zielgruppe die Fähigkeiten und Vorteile von elektronischen Signaturen verstanden hat und wenn die Erfahrung einfach ist.

Die Vorteile sind die Mühe wert

Während es nicht immer einfach ist, sich von wichtigen Stakeholdern zu beteiligen, um auf elektronische Signaturen umzusteigen und die Benutzer vom Wert zu überzeugen, überwiegen die Vorteile bei weitem den Aufwand. Seit der Bereitstellung von e-SignLive vor fast 20 Jahren konnte der gemeinsame Stabschef der USA erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen. Beispielsweise werden Akquisitionspakete jetzt innerhalb eines Monats statt innerhalb von 12 Monaten unterschrieben und zurückgesandt, wodurch den Mitarbeitern wertvolle Zeit zurückgegeben wird. Sie schätzen, dass es sie jetzt 700.000 US-Dollar an Gehältern kostet, Akquisitionspakete anstelle von 7 Millionen US-Dollar zu verarbeiten, und dies bei einer harten Kostenersparnis von 1 Million US-Dollar.

Auf der anderen Seite hat IBM den Vertragsprozess mit Kunden erheblich vereinfacht, was zu einer schnelleren und reibungsloseren Kundenerfahrung führt. IBMs Sr. Colleen Arnold, Vice President of Sales, fügt hinzu: "Die Bequemlichkeit, IBM-Kontakte auf jedem Gerät digital zu signieren, kombiniert mit der Arbeit, die wir zur radikalen Vereinfachung unserer Verträge geleistet haben, ist ein Kraftmultiplikator für Geschwindigkeit und Kundenerfahrung."

Weitere Informationen zum E-Contracting-Anwendungsfall von IBM finden Sie im Digitale Transformation bei IBM - Eine Erfolgsgeschichte im Bereich E-Contracting Webcast. Darin bietet Anne Miller einen zusätzlichen Kontext dazu, wie die IBM Salesforce (ausgestattet mit iPads und einer angepassten App) Kunden mit einem effizienten, sicheren und papierlosen E-Contracting-Prozess begeistert.