Warum einen Unternehmensansatz für elektronische Signaturen wählen?

Sameer Hajarnis, 16. Juli 2020
Why Take an Enterprise Approach to Electronic Signatures

Wir veranstalten regelmäßig Webcasts zu Themen wie digitale Transformation, digitale Sicherheit sowie die Best Practices und Technologien, die unsere Kunden erfolgreich gemacht haben. Wenn Sie unseren neuesten Webcast verpasst haben, Starten Sie die Transformation mit einer E-Signatur Hier ist die 5-minütige Zusammenfassung. Die ungekürzte Präsentation ist als On-Demand-Version verfügbar.

Heutzutage erkennen immer mehr Unternehmen den enormen Wert elektronischer Signaturen und die Notwendigkeit, auf ein digital transformiertes Modell umzusteigen. Wenn Sie sich ansehen, wie E-Signaturen in allen Teilen von Unternehmensorganisationen verwendet werden, ob es sich um B2C-Anwendungen, B2B-Anwendungen oder Business-to-Employee-Anwendungen handelt, gibt es in jeder Organisation Hunderte von E-Sign-Anwendungsfällen. Aber oft ist der beste Weg, um diese digitale Transformation zu erreichen, alles andere als klar.

Um Unternehmen zu helfen, zu verstehen, wie E-Signaturen erfolgreich als gemeinsamer Dienst implementiert werden können, haben wir kürzlich eine virtuelle Live-Veranstaltung mit dem Titel durchgeführt Starten Sie die Transformation mit einer E-Signatur . Referenten enthalten:

  • King Tam, Anwendungsarchitekt für BPM, RBC Royal Bank of Canada
  • Patrick Blanchet, Direktor, Business Solutions Delivery, Finanzgruppe der Industrial Alliance
  • Sameer Hajarnis, Praxisleiter für elektronische Signatur und Vertragsautomatisierung, OneSpan

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Erkenntnisse des Panels darüber, wie Sie E-Signaturen in Ihrem Unternehmen als Shared Service bereitstellen können, um Ihre strategischen Geschäftsziele zu erreichen.

Anpassen der Ausrichtung zwischen Geschäftsbereichen

Für Unternehmensarchitekten, die eine Plattformstrategie für elektronische Signaturen verfolgen, ist der Schlüssel zu „ Vermeiden Sie überlappende, inkonsistente und redundante Lösungen Laut Forrester Research in Ihrem Portfolio. Dies ist jedoch schwieriger als es sich anhört, wenn man bedenkt, wie sich viele dieser Initiativen entwickeln. In der Regel beginnen die meisten E-Signatur-Bereitstellungen innerhalb eines bestimmten Geschäftsbereichs, um einem bestimmten Bedarf gerecht zu werden, z. B. der Eröffnung eines mobilen Kontos, der Fernleihe oder von Online-Versicherungsanwendungen. Während diese bestimmte Geschäftseinheit daran arbeitet, ihr unmittelbares Problem zu lösen, demonstrieren sie den ROI von elektronischen Signaturen und der Service beginnt im gesamten Unternehmen zu expandieren.

Dies ist ein sehr taktischer Ansatz, um die Einführung elektronischer Signaturen voranzutreiben. Wenn Sie als Architekt die Verbreitung von Technologie in Ihrem Unternehmen nicht kontrollieren können, erhalten Sie in der Regel redundante und überlappende Lösungen. Dies kann auch ein Problem für Führungskräfte sein, deren Hauptanliegen es immer war, Investitionen zu schützen und die Gesamtbetriebskosten zu senken, wenn sie damit beginnen, E-Signatur-Technologien im gesamten Unternehmen einzuführen.

Dies war bei der Royal Bank of Canada Hier erklärte King Tam, wie einige Unternehmensgruppen E-Signatur-Lösungen hinzufügen würden, ohne die IT zu aktualisieren. Tam und sein Team beschlossen, ihren Ansatz mithilfe einer API-gesteuerten Strategie zu modernisieren und alle wichtigen Entscheidungen über einen zentralen Übersichtsprozess zu leiten.

„Wir haben unsere E-Sign-Dienste neu erfunden. Wir haben auf eine API-basierte Lösung umgestellt und verfügen auch über eine sehr starke zentrale Verwaltung der gemeinsam genutzten E-Sign-Dienste “, sagte Tam. "Also versuchen wir, jede andere Art der Nutzung von E-Signs rund um RBC zu unterbinden, und sie müssen durch unser Team kommen, damit wir gemeinsame Standards anwenden."

Wenn Sie diese standardisierten, wiederverwendbaren Workflow-Komponenten erstellen und diese Workflow-Komponenten tatsächlich von verschiedenen Geschäftsbereichen verwendet werden, können Sie erhebliche Einsparungen feststellen. Der CIO einer großen Bank in Nordamerika, die OneSpan verwendet, gab an, dies erkannt zu haben Kosteneinsparungen von über 15 Millionen US-Dollar nur aus technologischer Wiederverwendbarkeit. Sie konnten also nicht nur Einsparungen durch die Digitalisierung von Signaturen erzielen, sondern auch reine Einsparungen in Bezug auf die Wiederverwendbarkeit.

Enterprise E-Sign

Aufbau einer skalierbaren Plattform

Beim Aufbau einer Plattform sprechen Technologie-Manager häufig über den Wunsch, einen einzigen Entwicklungszyklus zu durchlaufen, um eine Lösung zu erstellen, die für mehrere Herausforderungen skalierbar ist. Sie möchten keine Silos erstellen (z. B. eines für den Einzelhandelskanal, eines für Mobile Banking, eines für Call Center-Probleme usw.), da dieser Ansatz immer zu Redundanz führt und Redundanz das gesamte Kundenerlebnis stört.

Die Skalierbarkeit war für die Stakeholder der Industrial Alliance Financial Group von größter Bedeutung, die sich fragten, ob ihre E-Signatur-Lösung für ihr 750-köpfiges Vermögensverwaltungsteam geeignet wäre. Patrick Blanchet sagte, die Führungskräfte seien überrascht und aufgeregt zu erfahren, dass ihr OneSpan Sign-System im Hinblick auf Geschwindigkeit und Skalierbarkeit entwickelt wurde.

"Ich habe heute Morgen eine Anfrage erhalten, und wahrscheinlich werden sie Ende der Woche an Bord sein", sagte Blanchet. „Es ist eine kleine Gruppe, aber es scheint gut funktioniert zu haben. Die Verwendung der Sandbox-Funktion, um Mikroänderungen vorzunehmen und unseren internen Benutzern Zugriff zu gewähren, um die Funktionen in verschiedenen Versionen zu testen, scheint für uns eine Erfolgsgeschichte zu sein. “

Elektronische Unternehmenssignatur
Aufgrund von COVID-19 hat die Industrial Alliance (IA) innerhalb von 6 Wochen nahezu 10 Geschäftsbereiche in den gemeinsamen E-Signatur-Service integriert. "Die Skalierbarkeit ist ausgezeichnet", sagt Patrick Blanchet.

Laut Blanchet ist die Nutzung der Cloud der Schlüssel zum Aufbau einer skalierbaren Plattform, da sie eine integrierte Skalierbarkeit bietet, für die keine Mitarbeiter, sondern Geld erforderlich sind. Dies gilt insbesondere in unserer aktuellen COVID-19-Ära, in der Sie mit einem Shared-Services-Modell in Ihrem Unternehmen schneller reagieren und die Geschäftskontinuität einfacher aufrechterhalten können. Ein Cloud-basiertes System kann auch die Infrastruktur reduzieren, die Ihr Team zur Wartung benötigt.

Wenn Sie also einen Bedarf auf Unternehmensebene haben, ist die Verwendung eines Cloud-basierten Systems laut Blanchet immer eine bewährte Methode.

Ausführen einer erfolgreichen Bereitstellung

Das Ziel eines jeden Technologie-Managers ist es immer, die Zeit für die Digitalisierung neuer Fälle zu verkürzen, sodass neue Geschäftsbereiche auch E-Signatur-Reisen unternehmen und von den größeren Investitionen des Unternehmens profitieren können. Um Ihr neues System tatsächlich bereitzustellen, Akzeptanz zu erlangen und alles schnell zu erreichen, ist ein durchdachter Ansatz erforderlich, der Ihre technologischen Ressourcen so effektiv wie möglich nutzt.

"Es wird agil, DevOps so oft wie möglich zu verwenden", sagte Tam. „Bei RBC nutzen wir die Cloud auch auf verschiedenen Ebenen, sowohl in der internen als auch in der externen Cloud. Wir nutzen also wirklich Cloud-fähige Agilität und zusätzliche Funktionen, um dorthin zu gelangen, wo wir hin wollen. “

Laut Tam hat RBC ein spezialisiertes Cloud-Services-Team eingesetzt, um die Bereitstellungsstrategie zu steuern. In Bezug auf Teams sagte Blanchet, dass Sie auch sicherstellen müssen, dass Ihr Support-Team absolut solide ist. Zu Beginn der Initiative der Industrial Alliance waren die meisten Teammitglieder Analysten, die verstanden, was APIs taten, und versuchten, nur eine Analyse ihrer Bedürfnisse durchzuführen. Sie erkannten jedoch schnell, dass dieser Ansatz Lücken bei der schnellen Behebung und Lösung von Problemen in einzelnen Anwendungen hinterließ.

"Jetzt verstehen wir, dass sie wissen müssen, was Support ist und wie die Vereinbarung zum Servicelevel lautet", sagte Blanchet.

Sowohl Blanchet als auch Tam diskutierten auch die Notwendigkeit, Integrationen für verschiedene Geschäftsbereiche zu verwalten, starke Teams zu bilden und Service-Schichten in Ihrem System zu testen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Sie sagten auch, dass IT-Teams verstehen müssen, dass die Bereitstellung wirklich nur ein erster Schritt in diesem Prozess ist, und dass Führungskräfte kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen sollten, ihre E-Signatur-Services zu verbessern, wenn sich die Geschäftsanforderungen im Laufe der Zeit ändern.

"Nichts, was ich gerade mache, halte ich für erledigt", sagte Tam. "Alles ist noch eine Reise."

Jedes Unternehmen, das die Einführung elektronischer Signaturen vorantreiben möchte, sollte einen Unternehmensansatz in Betracht ziehen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform nicht nur skalierbar ist, sondern dass die heute ergriffenen Maßnahmen dazu beitragen, langfristige Geschäftsvorteile zu erzielen, wobei Geschwindigkeit, Effizienz und Kosteneinsparungen im Vordergrund stehen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie ein Unternehmensansatz für elektronische Signaturen Ihr Unternehmen verändern kann, laden Sie unser Whitepaper „Schnelle Verfolgung Ihrer Unternehmensdigitalisierung: Best Practices für die Bereitstellung von elektronischen Signaturen als gemeinsam genutzten Dienst“ herunter. Dann Wenden Sie sich an OneSpan um mit Ihrer eigenen digitalen Transformation zu beginnen.

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Sameer ist ein führender Anbieter von E-Signatur-Praktiken bei OneSpan und verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in Unternehmenssoftware und SaaS-Unternehmen. Er leitet ein Team von Vertriebsprofis, die Kunden bei der Digitalisierung von Workflows zur elektronischen Signatur- und ID