Können Sie die Konformität mit externen Prüfern nachweisen?

Wenn regulierte Unternehmen einem Compliance-Audit unterzogen werden, werden sie häufig gebeten, den genauen Geschäftsprozess nachzuweisen, den sie befolgt haben. Dies gilt sowohl für kundenorientierte Transaktionen als auch für interne Kontrollen. Im Rahmen dessen suchen die Prüfer auch nach Aufzeichnungen darüber, wann und von wem wichtige Dokumente berührt wurden.

Unabhängig davon, ob Sie ein Pharmaunternehmen sind, das kontrollierte Substanzen verfolgt, eine Regierungsbehörde, die sich einer Finanzprüfung unterzieht, oder ein Hypothekengeber, der sich auf die neuen TRID-Vorschriften vorbereitet, steigt der Druck, Ihre Prozesse und Entscheidungen vollständig zu dokumentieren. Wenn Ihr Unternehmen nicht alle Aktionen systematisch verfolgt und aufgezeichnet und zuverlässige Aufzeichnungen geführt hat, besteht die Gefahr, dass Sie die Einhaltung nicht nachweisen können.

Elektronische Signaturen für Einsteiger

In diesem 25-seitigen Leitfaden erhalten Sie eine Einführung in wichtige rechtliche Konzepte und Überlegungen zur Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse mit elektronischen Signaturen. Jetzt herunterladen

e-SignLive bietet genau zu diesem Zweck eine zusätzliche Ebene des integrierten Audit-Trail-Schutzes. Wir nennen es E-Witness. Es gibt dir eine Prüfpfad des genauen Prozesses zur Erfassung von Signaturen .

Tatsächlich erfasst e-SignLive alle "digitalen Fingerabdrücke", die Kunden und Mitarbeiter während eines Signaturprozesses hinterlassen, und bietet zwei Arten von Prüfpfaden, mit denen Sie Ihre Rechts- und Compliance-Position stärken können:

• Dokumentieren Audit-Trail (was der Unterzeichner unterschrieben hat): Der Audit-Trail des Dokuments enthält das zum Signieren verwendete digitale Zertifikat sowie das Signaturblockbild, den Zeitstempel und Informationen zur eindeutigen Unterzeichneridentifikation. Das Dokument und die darin enthaltenen elektronischen Signaturen sind mit einer digitalen Signatur manipulationssiegelt, um die Integrität und Authentizität der elektronisch signierten Aufzeichnung zu gewährleisten. Besonders relevant in einem Multi-Signer-Prozess, stempelt und sperrt e-SignLive unabhängig jede Signatur und alle von jedem Signierer eingegebenen Daten unabhängig von den anderen. Wenn Sie also den Audit-Trail noch Jahre später überprüfen, ist klar, wer was, in welcher Reihenfolge, zu welcher Zeit usw. unterzeichnet hat.
   
• Prozess Audit-Trail (wie der Unterzeichner unterschrieben hat): Die E-Witness-Funktion bietet einen Kontext dafür, wie eine elektronische Aufzeichnung präsentiert, überprüft und signiert wurde - und ermöglicht es, Transaktionen auch Jahre später Bildschirm für Bildschirm wiederzugeben. Eigentlich, Amerikanischer Bankier "Banken müssen nachweisen können, dass Kundendokumente geschützt sind und dass sie nach ihrer Unterzeichnung nicht mehr geändert werden können. Sie müssen auch in der Lage sein, den Prozess bis hin zu den spezifischen Screenshots, die der Kunde sieht, zu demonstrieren, um ein Dokument mit einer elektronischen Signatur zu versehen. "

Unsere E-Signatur-Lösung kommt bei den Rechts- und Compliance-Mitarbeitern, mit denen wir sprechen, gut an, da sie ihnen einen direkten Einblick in den Zeitpunkt und die Art der Transaktion bietet - etwas, das in der Papierwelt einfach nicht möglich ist.

Die patentierte Fähigkeit von e-SignLive, eine vollständige Aufzeichnung des Signaturprozesses zu erfassen, ist auf dem Markt einzigartig. E-Signature-Anbieter wie DocuSign bieten nicht einmal annähernd einen Prozessprüfpfad an, und ihre Lösungen sind unzureichend, wenn sie die Konformität nachweisen. Mit e-SignLive werden alle von jedem Unterzeichner ausgeführten Aktionen aufgezeichnet, einschließlich des Wechsels zum nächsten Dokument oder zur nächsten Webseite. Klicken auf eine Schaltfläche; Anwenden einer Unterschrift; und Herunterladen fertiger Kopien von Dokumenten nachträglich. Das Datum und die Uhrzeit werden für jede Aktion aufgezeichnet und e-SignLive erfasst auch IP-Adressen. Sowohl die von uns angebotenen Dokument- als auch Prozessprüfpfade sind ohne zusätzliche Kosten in unserem Service enthalten. Stellen Sie sich dies als kostenlose Versicherungspolice für Ihre Prüfungs- und Compliance-Anforderungen vor.

Was Ihre Kollegen sagen

Eine Möglichkeit, wie Geschäftsprozessmanager die Stärke der Prüfungs- und Beweisfunktionen einer Lösung bewerten, besteht darin, dass Benutzer Beiträge auf Websites zur Überprüfung von Unternehmenssoftware wie G2 Crowd veröffentlichen.  Hier ist ein Beispiel dessen, was Benutzer, Geschäftsprozessmanager und Führungskräfte über e-SignLive sagen:

• "Wir mögen die vollständige forensische Datenerfassung des Signaturereignisses. […] Wir haben uns sowohl DocuSign als auch e-SignLive von Silanis angesehen. Wir haben uns aus den oben genannten Gründen für Silanis entschieden. "( Executive Sponsor in fiserv)
   
• "Rechts-, Datenschutz- und Sicherheitsbedenken sind bei der e-SignLive-Technologie kein Problem. Einzelne Überprüfungen dieser Teams in unserer Organisation ergaben, dass die Integrität der Systeme von e-SignLive unerreicht war. "( Executive Sponsor in der Versicherung)
   
• "Die Compliance- und Regulierungsunterstützung von e-SignLive ist erstklassig." (( Martha S. , Spokane Teachers Credit Union)
   
• Sehen Sie sich dies an, um zu hören, wie der CFO des US-Stabschefs, Dennis Savage, über die Auswirkungen elektronischer Signaturen auf die Überprüfbarkeit spricht Webcast .

Es hat sich gezeigt, dass e-SignLive das Risiko von Verstößen mindert, indem es Geschäfts- und Workflowregeln durchsetzt und die stärksten und umfassendsten Prüfpfade auf dem Markt erfasst. Um zu sehen, wie Ihre Compliance-Beauftragten den Signaturprozess während der Audits neu erstellen können, buchen Sie eine persönliche Demo, indem Sie uns unter 1-888-745-2647 kontaktieren. Oder erfahren Sie mehr, indem Sie dieses Whitepaper herunterladen: Warum ESIGN nicht ausreicht: So reduzieren Sie das Rechts- und Compliance-Risiko mit elektronischen Signaturen .