Self-Serve-Regierung mit elektronischen Signaturen aktiviert

Joe McKairnes, 28. November 2016
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Der große Druck besteht heute darin, dass Regierungen auf allen Ebenen "digital werden".

Was bedeutet das überhaupt und wie profitieren Sie davon?

Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten, Kunden zu gewinnen und zu bedienen - Bürger, Verkäufer und Behörden. Es handelt sich um eine Automatisierungstechnologie, die interaktivere und schnellere Geschäftsabläufe ermöglicht. Es geht auch darum, Daten zu verwenden, um bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Um erfolgreich zu sein, muss die Digitalisierung die gesamte Agentur umfassen - die Technologie muss funktionsübergreifend sein. Die behördenweite Technologie bietet sowohl staatlichen als auch lokalen und föderalen Technologien die Möglichkeit, auf allen Ebenen vollständig digital zu arbeiten.

Digitalisierung des Regierungsunternehmens mit elektronischen Signaturen

Austausch der Best Practices für die Bereitstellung von elektronischen Signaturen als Mikrodienst für Unternehmensunternehmen. Erfahren Sie pragmatische Ratschläge, um Ihr Regierungsunternehmen zu stärken.

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Lassen Sie uns zunächst die verlässlichen Ergebnisse der heutigen digitalen Bewegung untersuchen:

  • Effizienz steigern und gleichzeitig mit weniger mehr erreichen
  • Bürger mit modernen, bequemen Interaktionen bedienen
  • Projekte schnell starten und betriebsbereit machen
  • Gewinnung neuer Regierungsangestellter mit fortschrittlichen Operationen
  • Aufrechterhaltung der Risikominderung, Einhaltung und Transparenz

 

G2E / G2C / G2B

Kontaktstellen für Regierungsinteraktionen fallen in eine von drei Kategorien:

  • Regierung an Mitarbeiter (G2E)
  • Regierung an Bürger (G2C)
  • Government to Business (G2B)

Ein einfaches Beispiel für einen G2E-Prozess (Government to Employee) findet in der Personalabteilung statt. Häufige Anwendungsfälle reichen vom Onboarding von Mitarbeitern bis zur Einhaltung von Vorschriften. Manuelle Workflows gibt es in der Personalabteilung im Überfluss - und sie führen zu:

  • Umgang mit papierbasierten Prozessen
  • Minimale oder keine Einsicht in den Workflow-Status
  • Keine Meldung von Daten oder Nachweis der Einhaltung
  • Starke Einbeziehung von Menschen und Zeit

Digitalisieren Sie diese Prozesse und plötzlich können Sie:

  • Massenversand von Compliance-Formularen an alle Mitarbeiter (z. B. Ethikkodex)
  • Senden Sie Angebotsschreiben in einem digitalen Format (einschließlich einer elektronischen Signatur).
  • Erhalten Sie einen vollständigen Einblick in den gesamten Prozess
  • Erfüllen Sie die erforderliche Datenerfassung für die Berichterstellung und Compliance
  • Minimieren Sie Zeit und Mühe, um sich eher auf das Geschäft als auf den Prozess zu konzentrieren

 

Regierung an Mitarbeiter

Für interne (G2E) Anwendungen ist HR ein guter Ausgangspunkt. Lösungen für Standard-HR-Prozesse können schnell eingerichtet werden - mit geringem Risiko und hoher Auswirkung (Leseerfolg). Mit Self-Service-Anforderungen können Mitarbeiter Formulare vollständig online initiieren und ausfüllen. Von individuellen Urlaubsanträgen bis hin zu behördenweiten Compliance-Dokumenten wie dem Ethikkodex können alle so eingerichtet werden, dass sie den Compliance-Standards entsprechen, und vollständig digital verfolgt und gespeichert werden.

Wählen Sie eine Lösung aus, die ein Formular annehmen kann (entweder leer oder teilweise vorab ausgefüllt), dieses einem Mitarbeiter präsentieren, die Daten zum Ausfüllen des Formulars erfassen und schließlich dem Mitarbeiter das Unterschreiben und Ausfüllen ermöglichen kann. Im Idealfall wird der digitale Prozess vom Unterzeichner - in diesem Fall dem einzelnen Mitarbeiter - initiiert und auch digital mit abgeschlossen elektronische Signaturfunktionen .

Regierung zum Bürger

Digitale Prozesse bei Transaktionen von Regierung zu Bürger (G2C) können auf ähnliche Weise rationalisiert und von Bürgern initiiert werden. Staatliche und lokale Regierungen sehen zum Beispiel enorme Renditen bei Anfragen zur Selbstbedienung von Bürgern wie z ePermitting .

Jede Situation, die das Ausfüllen und Autorisieren von Formularen erfordert, kann einfach digitalisiert werden. Traditionell sind papierbasierte Prozesse ein logisches Ziel für die Digitalisierung - die Verlagerung manueller Prozesse in den digitalen Bereich und die Befähigung von Bürgern und Mitarbeitern, Anfragen zu initiieren.

Digitale Prozesse bieten unzählige Vorteile und sind viel einfacher zu implementieren, als Sie vielleicht denken. Die zur Ausführung von Anforderungen erforderlichen Formulare sind bereits vorhanden. und wahrscheinlich ist eine Website und / oder ein Portal in Betrieb, die für das Hosting verwendet werden können. Suchen Sie nach Lösungen, die die Punkte verbinden, und ziehen Sie Lösungen für elektronische Signaturen in Betracht, um einen vollständig digitalen End-to-End-Prozess zu erstellen - ohne dass dies zur Autorisierung auf Papier fällt.

Regierung zu Wirtschaft

Denken Sie an das Volumen der Verträge, die die Regierung jedes Jahr bearbeitet. Für jedes Dokument müssen Dokumente mit mehreren Berechtigungsstufen ausgefüllt werden. Die Nutzung digitaler Prozesse ermöglicht Einblicke in diesen lästigen Workflow - beispielsweise die Verfolgung des Vertragsstatus zu jedem Zeitpunkt. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie einen vollständigen digitalen Überblick über alle Bereiche des Dokuments haben. wer hat es überprüft und wer hat es unterschrieben.

Viele Kunden bestätigen die enorme Zeitersparnis von eContracting - Verkürzung der Beschaffungsabwicklungszeiten von zweistelligen Tagen auf einstellige Stunden! Regierungen erzielen erhebliche Vorteile durch die Implementierung digitaler Prozesse auf allen Ebenen der Interaktion. und elektronische Signaturen sind der Schlüssel zur Ermöglichung dieser vollständig digitalen Workflows.  

Wenn es Regierungen gelingt, vertrauenswürdige digitale Prozesse aufzubauen, sind Reduzierung von Aufwand, Arbeitskräften und Zeit eine messbare Realität - und Mitarbeiter, Bürger und Unternehmen gewinnen alle.