So stellen Sie fest, ob eine E-Signature-Lösung einfach zu verwenden ist

Mary Ellen Power, 12. Dezember 2018
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Um den vollen Nutzen einer E-Signatur-Lösung zu erzielen, müssen die Benutzer sie übernehmen und im Vergleich zur Stift-Papier-Methode erhebliche Vorteile sehen. Nur so können sie es langfristig weiter nutzen. Die Lösung muss daher für alle Benutzer einfach sein, die elektronische Signaturen berühren: Unterzeichner, Absender und IT gleichermaßen.

Das Letzte, was Sie möchten, ist, Geld für eine Lösung auszugeben, die für Ihre IT-Mitarbeiter nur schwer in Betrieb zu nehmen und zu warten ist.

Wenn die Lösung nicht intuitiv zu bedienen ist und viel Schulung erfordert, werden sich die Benutzer dagegen wehren, sie zu verwenden. Schlimmer noch ist eine Lösung, deren Anwendung so schmerzhaft ist, dass Menschen, obwohl sie geschult wurden, zu der alten Vorgehensweise zurückkehren. Es stellt sich also die Frage, wie Sie feststellen können, ob eine E-Signatur-Lösung einfach zu verwenden ist.

Bei der Bewertung der Benutzerfreundlichkeit einer Lösung für elektronische Signaturen sind folgende Punkte zu beachten.

Einfach für Unterzeichner

Ermöglicht die E-Signatur-Lösung das Anmelden von Computern oder Mobilgeräten ohne Schulung und ohne die Notwendigkeit, Plug-Ins zu installieren oder ein Konto für die Nutzung des E-Signatur-Dienstes zu erstellen? Ist das E-Sign-Erlebnis für Mobilgeräte optimiert und in der Lage, Geräte mit kleinem Formfaktor wie Smartphones zu erkennen? Tut die Lösung etwas, um den Signaturprozess zu beschleunigen, z. B. Dokumente mit den erforderlichen Informationen vorab auszufüllen, oder fordert sie die Benutzer auf, an den richtigen Stellen zu unterschreiben und zu initialisieren?

Einfach für Absender

Beseitigt die E-Signatur-Lösung manuelle Schritte im Workflow, z. B. das Vorbereiten von Dokumenten zum Signieren und das Überwachen des Status von Dokumenten, die zum Signieren gesendet wurden? Stellt die Lösung sicher, dass Dokumente fehlerfrei zurückgegeben werden, damit die Mitarbeiter nicht zu den Unterzeichnern zurückkehren müssen, um die Dokumente korrigieren zu lassen? Bietet die Lösung eine Reihe von sofort einsatzbereiten Benutzerauthentifizierungsoptionen, mit denen Absender die Anmeldeinformationen des Unterzeichners überprüfen können, bevor sie Zugriff auf die Transaktion erhalten?

Einfach für IT & Entwickler

Ermöglicht die E-Signatur-Lösung Systemadministratoren, E-Signatur-Funktionen schnell in gängige Geschäftsanwendungen von Drittanbietern zu integrieren, ohne dass Codierung oder Hilfe von Entwicklern erforderlich ist? Bietet die Lösung Entwicklern bei der Integration in Ihr Webportal, Ihre Unternehmensanwendung oder Ihr selbst entwickeltes System eine offene API und vollständig unterstützte SDKs, einschließlich leicht verständlicher Dokumentation, Beispielcode und Best Practices?

Anpassung der Benutzeroberfläche

Ermöglicht es Ihnen die E-Signatur-Lösung, den E-Sign-Prozess vollständig zu kennzeichnen und Ihre Marke in den Mittelpunkt zu stellen, um eine nahtlose Benutzererfahrung zu gewährleisten? Können Sie das Erscheinungsbild des Signatur-Workflows so ändern, dass es Ihren Richtlinien für Unternehmensmarken entspricht? Dies ist besonders wichtig für Workflows, die sensibler oder transaktionaler Natur sind. Benutzern sollte niemals klar sein, dass der E-Signing-Workflow von einer Drittanbieterlösung gesteuert wird. Andernfalls vertrauen sie dem Prozess möglicherweise nicht und brechen die Transaktion letztendlich ab. Bei einigen E-Signatur-Lösungen können Sie jedoch nicht jeden Aspekt der Benutzeroberfläche nach Ihren Wünschen anpassen. Stattdessen hinterlassen sie an verschiedenen Stellen im Signatur-Workflow Spuren ihrer Marke, um ihre Marke und ihre eigenen Interessen zu fördern. 

Workflow-Anpassung

Ermöglicht Ihnen die E-Signatur-Lösung, den E-Signatur-Workflow vollständig anzupassen, um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten? Können Sie jeden Aspekt des E-Signing-Workflows so ändern, dass er für jeden Ihrer Geschäftsbereiche, Kanäle und Transaktionen optimiert ist? Dazu gehört, wie Benutzer authentifiziert werden, wie Dokumente zur Überprüfung und Signatur präsentiert werden, wie die Signaturen von Personen erfasst werden, wie Kopien signierter Dokumente zugestellt werden und welche Aspekte des E-Signatur-Workflows automatisiert oder manuell abgeschlossen werden sollten Ad-hoc-Basis. Beachten Sie, dass einige E-Signatur-Lösungen Ihnen nicht die Flexibilität bieten, den E-Signatur-Workflow zu ändern. Stattdessen bestimmen sie den E-Signing-Workflow oder bieten eingeschränkte Funktionen zum Anpassen des Workflows an Ihre individuellen Anforderungen.

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Das Fazit

Das Ziel der Umstellung auf einen digitalen Workflow besteht darin, ihn allen Beteiligten zu erleichtern. Dies bedeutet, dass Ihre Kunden, Partner und Lieferanten schneller und bequemer mit Ihnen Geschäfte machen können und gleichzeitig so viele Teile des Prozesses wie möglich für Ihre Mitarbeiter automatisiert werden. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt nach Signaturen zu suchen, Fehler zu korrigieren und das System zu verwalten.

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