In den letzten zwei Jahrzehnten haben viele Finanzinstitute, Unternehmen und kleine Betriebe in allen Branchen nach Möglichkeiten gesucht, ihre Vertragsprozesse als Teil größerer Initiativen zur digitalen Transformation zu digitalisieren. Ob es sich um Bestellungen und Geschäftsverträge, NDAs oder Immobilienverträge handelt, die Rechtmäßigkeit digitaler Verträge, die mit elektronischen Signaturen unterzeichnet werden, wurde angefochten und hat vor Gericht Bestand. Der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sind in den Vereinigten Staaten fest etablierte Gesetze, und mehr als 60 Länder auf der ganzen Welt haben ähnliche Gesetze für elektronische Signaturen erlassen, wie beispielsweise die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union. Die Durchsetzbarkeit elektronischer Signaturen von Anbietern wie OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow und DocuSign wird nicht in Frage gestellt. Prüfen Sie die Gesetze Ihres Landes oder Staates, um sich über die spezifischen Anforderungen an elektronische Signaturen zu informieren.
Für viele Unternehmen war die Einführung eines papierlosen, digitalen Vertragsabschluss- und Beschaffungsprozesses unter Verwendung von Software für elektronische Signaturen ein großer Erfolg. E-Signaturen ermöglichen es Unternehmen, Prozesse zu rationalisieren, zeitraubende Engpässe zu beseitigen und ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.
Digitalisierung und digitales Contracting entsprechen dem Druck des Marktes, Transaktionen schneller und effizienter durchzuführen und gleichzeitig die Nachfrage der Verbraucher nach Technologielösungen zu befriedigen, die mit iOS- und Android-Mobiltelefonen und anderen mobilen Geräten der Nutzer kompatibel sind. Cloud-basierte E-Signatur-Plug-ins für beliebte CRM- und CPQ-Anwendungen beseitigen schnell die letzten Hindernisse für einen vollständig elektronischen Vertragsprozess. In naher Zukunft könnten elektronische Signaturen Papierverfahren und handschriftliche Unterschriften als Standardverfahren für die Vertragsunterzeichnung ersetzen. Verträge in Papierform werden bald der Vergangenheit angehören, und alle neuen Verträge werden elektronisch geschlossen.
OneSpan Sign ist die elektronische Signaturlösung von OneSpan mit jahrzehntelanger Verfeinerung und Entwicklung, die Unternehmen dabei hilft, Dokumente zu unterzeichnen, Probleme zu beseitigen und Geschäfte abzuschließen.
Vertragsmanagement, Vertragsverwaltung und Management des Vertragslebenszyklus
Die Begriffe Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement beziehen sich auf unterschiedliche Teile des Vertragsabschlussprozesses, werden aber oft fälschlicherweise als Synonyme verwendet. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um diese Begriffe zu klären, bevor wir fortfahren:
- Vertragsverwaltung: Dies bezieht sich auf den Prozess, die Aufgaben und die Logistik im Zusammenhang mit dem Vertrag, bevor der Vertrag in Kraft tritt. Dies gilt auch für die Unterzeichnungszeremonie selbst.
- Vertragsmanagement: Dies bezieht sich auf den Prozess, die Aufgaben und die Logistik im Zusammenhang mit dem Vertrag nach dessen Inkrafttreten. Dazu gehören die Planung, die Erneuerung und die Sicherstellung der Einhaltung der Vertragsbedingungen.
Schließlich umfasst das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) sowohl die Verwaltungs- als auch die Managementphasen, um eine ganzheitliche Sicht auf einen Vertrag von Anfang bis Ende zu ermöglichen.
Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?
Eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien hat wenig Bedeutung, wenn sich keine der beiden Parteien an die Bedingungen der Vereinbarung hält. Deshalb ist das Vertragsmanagement so wichtig. Während des Vertragsmanagementteils des Lebenszyklus stellt ein Vertragsmanagementteam sicher, dass alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden, und dies könnte eine bedeutende Rolle im Kundenservice beinhalten, wenn der Vertrag Service Level Agreements (SLAs) beinhaltet.
Darüber hinaus hängt der Ruf eines Unternehmens davon ab, ob es in der Lage ist, seine Versprechen und Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden einzuhalten. Ein erfolgreiches Vertragsmanagement ist für die Sicherung künftiger Geschäfte und eines guten Rufs von entscheidender Bedeutung.
7 Etappen des Vertragsmanagements
Um die Vertragsanforderungen zu erfüllen, befolgen Unternehmen die folgenden Schritte in einem typischen Vertragsmanagementprozess.
1.Planungsphase: Der Vertragsmanagementprozess beginnt eigentlich während des Vertragsverwaltungsprozesses, und die frühen Phasen überschneiden sich chronologisch. Zunächst geht es um die Planung, den Umfang und eine realistische Einschätzung der Ressourcen, Herausforderungen und Technologien Ihres Vertragsverwaltungsteams. Wenn Sie Ihre Grenzen und Möglichkeiten kennen, z. B. ob Ihr Team eine Lösung für elektronische Signaturen verwenden wird oder nicht, können Sie sich im weiteren Verlauf des Prozesses besser informieren
2.Umsetzungsphase: In dieser Phase setzt das Vertragsmanagementteam die ihm zur Verfügung stehenden Systeme und Instrumente zur Verwaltung des Vertragspools ein. Ein kleines Team benötigt vielleicht nur einfache, manuelle Lösungen wie Microsoft Excel, gemeinsame Laufwerke oder Kalender. Die Möglichkeit, Prozesse mit Vertragsmanagement-Software zu automatisieren, kann Ihr Team jedoch in die Lage versetzen, einen viel größeren Pool von Verträgen mit Leichtigkeit zu verwalten.
3.Vorvertragsphase: Zu diesem Zeitpunkt legt das Vertragsverwaltungsteam die endgültigen Bedingungen fest und bereitet sich darauf vor, den Vertrag zur elektronischen Unterzeichnung zu versenden. Das Vertragsmanagementteam sollte über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten und darauf vorbereitet werden, in der nächsten Phase einen weiteren Auftrag zu übernehmen.
4.Übergabephase: Der Vertrag ist nun unterzeichnet und die Vertragsverwaltungsphase ist abgeschlossen. In dieser Phase erfolgt die Übergabe der Zuständigkeiten von der Vertragsverwaltung an das Vertragsmanagementteam und alle damit verbundenen Verpflichtungen. Um sicherzustellen, dass es keine Versäumnisse oder Missverständnisse gibt, empfiehlt es sich, Treffen zwischen den beiden Teams zu veranstalten, um die Bedingungen zu klären und die Möglichkeit von Versäumnissen zu vermeiden.
5.Vertragsphase: Phase 5 ist die wichtigste Phase des Prozesses. Die Aufgabe des Vertragsmanagementteams besteht nun darin, dafür zu sorgen, dass die Vertragsbedingungen tatsächlich eingehalten und die geplanten Arbeiten ausgeführt werden. Dies ist auch eine Gelegenheit für digitale Vertragsverwaltungssoftware, um die mit Papierprozessen verbundenen Herausforderungen zu rationalisieren. Tools wie automatische Warnungen, Benachrichtigungen, Vorlagen, Kundenberichte und Massenversand stellen sicher, dass das Team über alle wichtigen Termine oder Verpflichtungen im Vertrag auf dem Laufenden bleibt und helfen, Kündigungen zu verhindern.
6.Phase vor der Vertragsverlängerung: Wenn sich das Ende der Vertragslaufzeit nähert, erörtern die beiden Vertragsparteien in der Regel die Möglichkeiten einer Vertragsverlängerung, einer Überarbeitung der Bedingungen und einer Verlängerung der Vertragslaufzeit. Manche Verträge decken nur einen begrenzten Zeitraum ab, während andere auf eine dauerhafte Arbeitsbeziehung abzielen. In jedem Fall bietet diese Phase die Gelegenheit, die Erfolge und Herausforderungen des Prozesses Revue passieren zu lassen und einen Blick in die Zukunft zu werfen.
7.Nachvertragsphase: Nach Abschluss der Vertragslaufzeit hat das Vertragsmanagementteam eine letzte Phase vor der Schließung des Kontos. Es ist wichtig, dass das Team die Bedingungen noch einmal überprüft, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen erfüllt wurden. Von dort aus können sie alle ausstehenden Rechnungen begleichen und den Vertrag archivieren. Dies ist auch eine Gelegenheit, den Lebenszyklus der Vertragsverwaltung zu überprüfen, um Bereiche zu finden, die verbessert oder verfeinert werden können.
Bewährte Praktiken für das Vertragsmanagement
Es gibt zahlreiche Strategien, die Unternehmen dabei helfen, ihre Vertragsmanagementprozesse erfolgreich zu gestalten. Hier haben wir einige unserer besten Praktiken zusammengestellt:
- Bewahren Sie alle Verträge an einem Ort auf, wo sie leicht zu finden und zugänglich sind. Idealerweise würde dies mit einer Vertragsverwaltungssoftware geschehen, in der jeder Vertrag digitalisiert und archiviert wird.
- Identifizieren Sie Engpässe in Ihrem Prozess mit klar definierten KPIs. In den Phasen 1 und 7 des Vertragsmanagementprozesses bietet die Überprüfung dieser KPIs die Möglichkeit, Effizienzsteigerungen zu erzielen.
- Überlegen Sie genau, wer Zugang hat und welche Berechtigungen innerhalb der Vertragsverwaltungsplattform zugewiesen sind. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Betrug und menschlichen Fehlern zu verringern, indem sichergestellt wird, dass das Team nur auf die Teile der Plattform zugreifen kann, die für seine Aufgaben relevant sind.
- Durchführung von Compliance-Prüfungen mit dem Rechtsteam, um sicherzustellen, dass das Vertragsmanagementteam alle Vorschriften und rechtlichen Anforderungen einhält. Dies ist besonders wichtig, wenn man in stark regulierten Branchen wie den Finanzdienstleistungen arbeitet.
Nächste Schritte: So fangen Sie heute an
Sind Sie bereit, mit elektronischen Signaturen und digitalen Verträgen zu beginnen? Hier sind drei Dinge, die Sie tun können, um anzufangen:
- Vertragsprüfung: Vervollständigen Sie Schritt 1 des Vertragsmanagementprozesses, indem Sie die vorhandenen Prozesse, Anlagen, Instrumente und Beteiligten ermitteln.
- Erstellen Sie einen Rahmen: Stellen Sie anhand der Ergebnisse Ihres Audits Ihre bestehenden Prozesse dar und geben Sie an, welches Werkzeug und welches Personal bei jedem Schritt zum Einsatz kommt.
- Erkundung von Technologielösungen: Evaluieren Sie Vertragsverwaltungssoftware, um die richtige Lösung mit den Funktionen zu finden, die Ihren Anforderungen entsprechen, und den idealen Arbeitsablauf aufzubauen. Ein hervorragender Ausgangspunkt ist die Evaluierung von Lösungen für elektronische Signaturen, die digitale Signaturen, erweiterte Authentifizierung, Vertragsvorlagen, Prüfpfade und Automatisierung nutzen. Sie können diese Lösungen nutzen, um Verträge und Unterschriftsanforderungen für eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zu versenden sowie Integrationen mit den von Ihnen täglich verwendeten Anwendungen wie Salesforce zu nutzen. Dies ermöglicht eine bequeme digitale Unterzeichnung Ihrer elektronischen Dokumente und Online-Verträge.