Vertragsmanagement

Überblick über das Vertragsmanagement und Erkenntnisse darüber, wie elektronische Signaturen das Vertragsmanagement verbessern

Unternehmen aller Branchen stützen sich auf Verträge und schriftliche Vereinbarungen, um ihre Geschäfte abzuwickeln, die Kontrolle zu verbessern und Risiken zu mindern.Von Kaufaufträgen und Verkaufsverträgen bis hin zu Finanzierungsverträgen für den Einzelhandel werden rechtsverbindliche Verträge aller Art routinemäßig in elektronischer Form unterzeichnet, und ihre Rechtmäßigkeit wurde sogar vor Gericht angefochten und durchgesetzt. Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Versicherungen, Recht, Produktion und Behörden haben alle Wege gefunden, elektronische Signaturen in die besonderen Anforderungen ihrer Geschäftsprozesse und -kanäle zu integrieren.

Darüber hinaus wurden weltweit Gesetze für elektronische Signaturen erlassen, wie z. B. der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) im US-Bundesrecht, um ihre Verwendung zu regeln. Die Einführung elektronischer Signaturen mit digitaler Unterschriftstechnologie für die Online-Vertragsunterzeichnung hat sich für viele Unternehmen als entscheidender Vorteil erwiesen, da sie dadurch die Vertragslaufzeiten verkürzen und die Effizienz steigern konnten.  

Der Druck, Transaktionen schneller, effizienter und bequemer über mobile Geräte abzuwickeln, beschleunigt die Einführung von elektronischen Verträgen und papierlosen Lösungen. Die Erwartungen der Kunden in Verbindung mit der Verfügbarkeit von Cloud-basierten E-Signatur-Plug-ins für gängige CRM- und CPQ-Anwendungen beseitigen letzte Hindernisse für die Einführung eines vollständig elektronischen Vertragsprozesses. Bald wird die elektronische Unterschrift Stift und Papier als Standardmethode für die Ausführung von Verträgen ersetzen.  

OneSpan Sign verarbeitet mehr E-Verträge als viele andere E-Signatur-Tools und hilft Unternehmen, Dokumente zu unterzeichnen, Probleme zu beseitigen und Geschäfte abzuschließen. In diesem Whitepaper stellen wir die wichtigsten Vorteile des elektronischen Vertragsabschlusses mit elektronischen Signaturen vor, die von Kunden aus den Bereichen Immobilien, Gesundheitswesen, Einzelhandel, Beratung und Behörden genannt wurden.

Was ist Vertragsmanagement? Vertragsverwaltung? Management des Vertragslebenszyklus?

Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung beziehen sich jeweils auf bestimmte Abschnitte des Vertragsabschlusses, wobei die Unterscheidungen zwischen ihnen oft unscharf sind. Auf einer hohen Ebene bezieht sich die Vertragsverwaltung auf die Aufgaben und die Logistik, die vor der Unterzeichnung des Vertrags anfallen und bis zur Unterzeichnungszeremonie selbst abgeschlossen sind. Das Vertragsmanagement hingegen bezieht sich auf die Aufgaben und die Logistik, die nach der Unterzeichnung des Vertrags anfallen. Schließlich gibt es noch einen weiteren verwandten Begriff, das so genannte Contract Lifecycle Management (CLM), das beide Phasen des Vertragslebenszyklus - Management und Verwaltung - umfasst.

In diesem informativen Leitfaden werden die Prozesse, bewährten Verfahren und Feinheiten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Verträgen untersucht, um sie besser von der Vertragsverwaltung zu unterscheiden.

Warum Vertragsmanagement wichtig ist

Der Prozess der Vertragsverwaltung ist mehr als die Archivierung und Speicherung von Vertragskopien für spätere Zwecke. Während der Vertragsverwaltungsphase ist ein Vertragsverwaltungsteam dafür verantwortlich, dass die Vertragsbedingungen eingehalten und alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden, und wenn die Vertragsbedingungen im Laufe der Zeit geändert werden müssen, kann das Team Änderungen aushandeln. Eine Vereinbarung, der man zustimmt, ist nicht viel wert, wenn nicht jede Partei bereit ist, sich an die Vereinbarung zu halten. Deshalb ist das Vertragsmanagement so wichtig. Darüber hinaus spielen die Vertragsmanager je nach Art Ihres Vertrags eine wichtige Rolle im Kundenservice, indem sie beispielsweise sicherstellen, dass eine Service-Level-Vereinbarung eingehalten wird.

Wie eSign den Vertragsprozess verbessert: Kundenberichte zum Vertragsmanagement

Untersuchungen von Aberdeen zeigen, dass Vertriebsorganisationen, die elektronische Signaturen eingeführt haben, ihren Umsatz im Jahresvergleich um 69 % steigern konnten, verglichen mit Unternehmen, die dies nicht tun. Weniger Zeitverluste durch papierbasierte Vertragsprozesse ermöglichen mehr Zeit für die Sicherung zusätzlicher Umsätze, abgesehen von den direkten Vorteilen für die Vertriebsorganisation. Elektronische Signaturen sind jedoch in vielerlei Hinsicht von Nutzen, z. B. durch die Möglichkeit, per Drag-and-Drop elektronische Dokumente zu erstellen, um Unterschriftsfelder zu Verträgen, PDFs, Word-Dokumenten und anderen Dokumenten hinzuzufügen. Lesen Sie diese Kundenberichte und klicken Sie auf die Links, um die vollständige Fallstudie zu lesen und mehr zu erfahren:

Verändern Sie die Erfahrung des Kunden beim Vertragsabschluss:

IBM ist eine der größten, ältesten und vertrauenswürdigsten Technologiemarken der Welt. Trotz einer 100-jährigen Innovationsgeschichte war der Vertragsprozess des Unternehmens komplex und mit viel manueller Arbeit verbunden. Die Kundenerfahrung wurde beeinträchtigt, was dem Tech-Giganten den Ruf einbrachte, dass es schwierig sei, mit ihm Geschäfte zu machen. Aus diesem Grund hat IBM 2015 damit begonnen, die Vertragsabwicklung mit Kunden durch elektronische Signaturen zu verbessern. Ein agiles Team, das sich aus drei verschiedenen Organisationen innerhalb des Unternehmens zusammensetzte - der Rechtsabteilung, der Vertriebsabteilung und dem operativen Geschäft - suchte nach Möglichkeiten, Verträge und Vereinbarungen zu vereinfachen. Die Ergebnisse sind beeindruckend:

  • Radikal vereinfachte Verträge (von 30 auf 4 Seiten)
  • Einführung von kundenfreundlichen Bedingungen auf der Grundlage der am besten ausgehandelten Konditionen
  • Anpassung der Vertragsentscheidungen an die Kundenteams, um die Geschwindigkeit der Geschäftsabschlüsse zu erhöhen
  • Einführung elektronischer Signaturen, die den Unterschriftsprozess zu einem Kinderspiel machen

Zur Implementierung von elektronischen Signaturen arbeitete IBM mit OneSpan zusammen, um eine unternehmenseigene (white-labeled) App zu entwickeln, die IBM-Verkäufern weltweit zur Verfügung gestellt wurde. Die responsive App ist für Absender einfach. Die weltweiten Vertriebsmitarbeiter von IBM bereiten Vertragsdokumente auf einem iPad vor und können sie mit wenigen Fingertipps zur elektronischen Unterschrift versenden. Das IBM e-sign-Verfahren erfolgt entweder im persönlichen Gespräch mit dem Kunden, aus der Ferne oder in einer Kombination aus beidem. In einigen Fällen trifft sich der IBM-Verkäufer mit einem Kunden und erfasst die erste einer Reihe von Unterschriften auf dem iPad, woraufhin das Dokument an einen zweiten Unterzeichner weitergeleitet wird, der auf seinem Smartphone unterschreiben kann.

Beschleunigen Sie die Lieferung von Waren und Dienstleistungen:

Le Grand Hôpital de Charleroi ist ein belgischer Krankenhauskomplex, der sich über fünf verschiedene Standorte erstreckt. Seit 2011 verwendet die IT-Abteilung des Krankenhauses handschriftliche elektronische Signaturen, um die Freigabe von Bestellungen, Rechnungen und Dienstleistungsverträgen zu beschleunigen. Vor der Einführung elektronischer Signaturen war es schwierig, rechtzeitig die Freigabe von Krankenhausmanagern zu erhalten, die sich oft in Besprechungen befinden oder außer Haus sind. Dadurch verzögerte sich die Auslieferung dringender Lieferungen. Das IT-Team wusste, wenn es den Prozess beschleunigen könnte, würden die benötigten Waren schneller geliefert und schneller genutzt werden können. "Jetzt bekomme ich eine E-Mail auf meinem Smartphone, in der ich aufgefordert werde, ein Dokument zu unterschreiben, und ich unterschreibe sofort", sagt Nicolas Depasse, stellvertretender IT-Direktor des Krankenhauses.

Prüfen Sie den Unterzeichnungsprozess und halten Sie Beweise fest:

Global Coal, Anbieter der weltweit führenden Kohlehandelsplattform für seewärtige Kraftwerkskohle, hat den Zugang zu seinem Standard-Kohlehandelsvertrag durch die Integration von elektronischen Unterschriften in sein Webportal verbessert. Dies erleichterte den Kunden die Unterzeichnung der Produktlizenzvereinbarung und des Kaufvertrags. "In Anbetracht der Art unseres Geschäfts wollten wir eine Lösung für elektronische Signaturen, die uns die Möglichkeit bietet, sowohl den Unterzeichnungsprozess zu prüfen als auch unwiderlegbare Beweise für die Unterzeichnungsabsicht zu erbringen", sagt CEO Eoghan Cunningham.

Durch die Erfassung des Online-Signaturprozesses von Anfang bis Ende erstellt OneSpan Sign einen Prüfpfad, der viel stärkere rechtliche Beweise liefert, als dies mit Stift und Papier möglich ist. Elektronische Beweismittel sind ein wichtiger Faktor für viele regulierte Organisationen sowie für Unternehmen wie Versicherungen und Immobilien, bei denen ein höheres Risiko für Rechtsstreitigkeiten besteht. So benötigte beispielsweise tonsofrentals.com, der größte Hausverwalter und Vermarkter von Einfamilienhäusern im Westen von North Carolina und South Carolina, eine Lösung für elektronische Unterschriften, die elektronische Beweise liefern würde, um sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Nutzer die E-Commerce-Gesetze einhalten und bei Gerichtsverfahren oder Zwangsräumungen geschützt sind.

Verzögerungen abbauen:

Verzögerungen bei der Auftragsvergabe verlängern die Zeit bis zum Umsatz, legen wichtige Projekte auf Eis und öffnen der Konkurrenz die Tür, was den Verkauf gefährdet. "Wenn man in der Immobilienbranche nicht schnell genug handelt, wartet um die Ecke immer jemand, der das Geschäft abschließt", so Robert Baer, Vizepräsident des Immobilienverwaltungsunternehmens IPM. "Durch den Einsatz von OneSpan Sign können wir den Prozess der Immobilienvermietung für unsere Kunden noch nahtloser und schneller gestalten."

Das weltweit tätige Strategie- und Technologieberatungsunternehmen Booz Allen Hamilton hatte ebenfalls mit einer langen Bearbeitungszeit für Genehmigungen zu kämpfen, was letztlich den Absatz gefährdete. Durch die Einführung eines elektronischen Vertragsmanagementsystems mit elektronischen Unterschrifts- und Speicherfunktionen konnte Booz Allen den Vertragszyklus beschleunigen und die Arbeitslast, die mit der Unterstützung von 800 Unterauftragnehmern und 13.000 Transaktionen pro Jahr verbunden ist, besser bewältigen. Die Verwalter von Unterverträgen erstellen weiterhin Unterverträge in Microsoft Word. Wenn ein Administrator bereit ist, einen E-Signatur-Prozess zu initiieren, meldet er sich beim E-Signatur-Portal an, lädt die Verträge hoch und gibt Informationen über die Unterzeichner ein. Die Unterzeichner erhalten dann per E-Mail eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, sich im Portal anzumelden und die Vereinbarungen zu unterzeichnen. Unterzeichnete Unterverträge können von den Unterauftragnehmern heruntergeladen und im CMS ihrer Wahl gespeichert werden, während Booz Allen die Verträge in Microsoft SharePoint verwaltet.

Sparen Sie Zeit und Geld:

Das Department of Information and Innovation (DII) des Bundesstaates Vermont ist für die Bereitstellung von IT-Produkten und -Dienstleistungen für alle Regierungsstellen des Bundesstaates zuständig. Die DII unterzeichnet monatlich 240 Lieferantenverträge. Jeder Vertrag wird zur Prüfung, Verhandlung, Überarbeitung, Fertigstellung und Unterzeichnung an Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Mitarbeiter, Führungskräfte und ihre Kollegen aus der Privatwirtschaft weitergeleitet. Da all dies nun digital erfolgt, entfällt die Kuriergebühr von 30 Dollar pro Vertrag für die Hin- und Rückfahrt zum und vom Anbieter, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Ebenso nutzt ein Pharmahändler den Cloud-Service OneSpan Sign, um die Bestellung von Betäubungsmitteln und kontrollierten Substanzen bei seinen 30 Pharmaherstellern zu automatisieren. Autorisierte Unterzeichner verwenden OneSpan Sign, um per Mausklick zu unterschreiben und die Bestellungen elektronisch an die Hersteller zu senden. Dadurch entfallen $8 - $10 Kuriergebühren pro Postanschrift. Eine große Bank hat vor kurzem die OneSpan Sign-Plattform für Kundentransaktionen vor Ort implementiert. E-Signaturen sind jedoch so populär geworden, dass die Bank eine Nachfrage von internen Abteilungen und Teams verzeichnet, die ebenfalls E-Signaturen verwenden möchten. In der Personalabteilung der Bank ist zum Beispiel ein einziger Mitarbeiter für die Beschaffung und Aushandlung aller Ausbildungsverträge zuständig. Die Maximierung der Produktivität dieser Mitarbeiter war der Schlüssel - aber jede Automatisierung musste erfolgen, ohne die IT-Abteilung zu belasten. Der Mitarbeiter abonnierte den Cloud-Dienst OneSpan Sign und konnte innerhalb weniger Minuten Dokumente hochladen und für die elektronische Unterschrift vorbereiten. Durch den Wegfall der Papierbearbeitung spart der Mitarbeiter nun durchschnittlich 10 Wochen pro Jahr.

Etappen der Vertragsverwaltung

Der typische Vertragsmanagementprozess besteht aus sieben Schritten, die Ihrem Unternehmen helfen sollen, die Vertragsanforderungen zu erfüllen:

  1. Planungsphase: Die Anfangsphase des Vertragsmanagements umfasst Planung, Scoping und eine realistische Einschätzung der Ressourcen, Fähigkeiten und Probleme Ihres Vertragsmanagementteams. Dies hilft bei der Entscheidungsfindung im weiteren Verlauf des Prozesses. Verfügt Ihr Team über eine Software für elektronische Unterschriften, mit der Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen können, oder werden die Kunden Dokumente mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichnen? Können Ihre Kunden mit ihrem Mobiltelefon auf Ihre Unterschriftenanfrage antworten? Welche Authentifizierungsfaktoren können Sie erzwingen?
  2. Umsetzungsphase: Sobald Ihr Plan und Ihre Bewertung abgeschlossen sind, können Sie zur Umsetzungsphase übergehen, in der Sie alle Systeme und Werkzeuge nutzen und einsetzen, die für die Verwaltung Ihres Vertragsbestands erforderlich sind. Wenn Ihr Vertragsvolumen gering ist, kann Ihr Team vielleicht manuelle Lösungen wie Microsoft Excel-Tabellen, gemeinsam genutzte Laufwerke und Kalender nutzen, aber die Möglichkeit, Prozesse mit Hilfe von Vertragsmanagement-Software zu automatisieren, wird Ihr Team in die Lage versetzen, viel mehr Vereinbarungen und Fristen mit größerer Effizienz und weniger Fehlern zu verwalten, wodurch Ihre Vertriebs- und Beschaffungsteams in die Lage versetzt werden, größere und mehr Verträge zu verfolgen.
  3. Vorvertragsphase: Die Vorvertragsphase ist die letzte Überschneidung zwischen Ihrem Vertragsmanagementteam und Ihrem Vertragsverwaltungsteam. Zu diesem Zeitpunkt legen Ihre Vertragsverwalter die endgültigen Bedingungen fest und bereiten sich auf die Anwendung von elektronischen Online-Signaturen oder anderen Formen der Vertragsunterzeichnung vor. Die Teams für Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement sollten eine kooperative Haltung einnehmen, um ein klares Verständnis für die Besonderheiten der Vereinbarung zwischen den beiden Teams zu schaffen. Dies wird sich als wertvoll erweisen, wenn Ihr Vertragsmanagementteam in der nächsten Phase die Leitung übernimmt.
  4. Übergabephase: Das Konto, der unterzeichnete Vertrag und die Verpflichtungen werden nach der formellen Unterzeichnung des Vertrags an das Vertragsmanagementteam übergeben. Es ist ratsam, in dieser Phase spezielle Treffen zwischen Ihren Teams abzuhalten, um ein vollständiges Verständnis zu gewährleisten und das Risiko von Versäumnissen zu vermeiden.
  5. Vertragsphase: Das Vertragsmanagementteam kann nun dafür sorgen, dass die Vertragsbedingungen von beiden Parteien eingehalten werden. Die definierten Arbeiten sind abzuschließen und die Ergebnisse sind zu liefern. Dies ist eine weitere wichtige Möglichkeit für Vertragsmanagement-Software, um die typischen logistischen Probleme des Vertragsmanagements zu lindern. Automatische Warnungen, Benachrichtigungen, Vorlagen und benutzerdefinierte Berichte informieren Ihr Team über anstehende Fristen, Kündigungsfenster und andere wichtige Termine.
  6. Phase vor der Verlängerung: Wenn sich das Ende der im Vertrag festgelegten Laufzeit nähert, müssen die beiden Vertragsparteien entscheiden, ob sie den Vertrag erneuern oder verlängern wollen. Bei einigen Verträgen wird dies aufgrund des begrenzten Arbeitsumfangs keine Rolle spielen, bei anderen könnte eine Vertragserneuerung für eine dauerhafte Arbeitsbeziehung erforderlich sein. Der Vertrag selbst legt oft den Zeitraum für die Vertragsverhandlungen fest, und das Vertragsmanagementteam muss darauf vorbereitet sein, diesen Prozess zu erleichtern.
  7. Nachvertragsphase: Wenn die Vertragslaufzeit beendet ist, ist die Arbeit für das Vertragsmanagementteam noch nicht ganz vorbei. In dieser Phase wird abschließend geprüft, ob die Vertragsbedingungen eingehalten wurden, die Archivierung im Unternehmen wird durchgeführt und ausstehende Rechnungen werden beglichen. Dies ist auch eine Gelegenheit, den gesamten Vertragslebenszyklus von der Vertragserstellung bis zum Abschluss zu analysieren, um die Erfolge und Herausforderungen des Projekts zu verstehen.

Bewährte Praktiken der Vertragsverwaltung

Das Vertragsmanagement ist eine Herausforderung mit offenem Ausgang, die auf verschiedene Weise angegangen werden kann, und es gibt zahlreiche Technologien und Tools, die einen erfolgreichen Prozess gewährleisten. Im Folgenden finden Sie diese sieben bewährten Verfahren:

  • Einheitliche Vertragsverwaltung: Kurz gesagt, alle Ihre Verträge werden an einem Ort aufbewahrt, an dem Ihr Team schnell und einfach die erforderlichen Daten, Kontakte und anderen Details finden kann. Unorganisierte Archivsysteme können zu zeitraubenden Engpässen führen.
  • Definition und Verfolgung von KPIs: Durch die Festlegung und Messung von KPIs für das Vertragsmanagement können Sie Engpässe besser erkennen und Prozesse rationalisieren. Darüber hinaus kann die Berichterstattung über diese KPIs dazu beitragen, dass interne Stakeholder und Führungskräfte über die Leistung Ihres Vertragsmanagementteams auf dem Laufenden sind.
  • Sicherheit und Zugriff: Eine Vertragsverwaltungslösung verfügt über Funktionen, die Ihnen helfen, die Sicherheits- und Zugriffsanforderungen des Vertrags auszugleichen. Indem Sie nur ausgewählten Mitgliedern des Rechts- und Vertragsverwaltungsteams Zugang gewähren, können Sie sicherstellen, dass jedes Mitglied seine Aufgabe erfüllen kann, ohne ein unangemessenes Risiko einzugehen.
  • Verfolgen Sie die Vertragsgenehmigungszeit: Dies kann und sollte ein KPI für Ihr Vertragsverwaltungsteam sein, aber auch das Vertragsmanagementteam sollte dies verfolgen. Je schneller ein Vertrag das Genehmigungsverfahren durchläuft, desto schneller kann ein Unternehmen Einnahmen und Werte aus der Vereinbarung erzielen. Außerdem erhält Ihr Team auf diese Weise einen Überblick über den gesamten Vertragslebenszyklus und kann Bereiche ermitteln, in denen Effizienzsteigerungen in den Genehmigungsabläufen und anderswo möglich sind.
  • Regelmäßige Überprüfungen der Einhaltung von Vorschriften: Treffen Sie sich mit Ihrem Rechtsteam, um die sich ändernden Vorschriften zu besprechen und sich über die Änderung von Richtlinien abzustimmen, damit diese besser mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen. Wenn Sie in stark regulierten Branchen wie dem Finanz-, Versicherungs- oder Gesundheitswesen tätig sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie und Ihre Rechtsabteilung über bevorstehende Änderungen der Vorschriften informiert sind.

Die 3 wichtigsten Schritte zur Verbesserung des Vertragsmanagements

Der Aufbau von Teams und Prozessen braucht Zeit, und auf dem Weg dorthin muss das Unternehmen weiterhin Geschäfte machen und Einnahmen erzielen. Auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Vertragsmanagements finden Sie hier drei Strategien, mit denen Sie sofortige Ergebnisse erzielen können:

  1. Vertragsprüfung: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse, Anlagen, Instrumente, Mitarbeiter und Beteiligten, um ein vollständiges Verständnis der bestehenden Situation zu erhalten.
  2. Formaler Rahmen für das Vertragsmanagement: Erstellen Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Prüfung einen Rahmen für den bestehenden Vertragsmanagementprozess und schreiben Sie auf, was bei jedem Schritt geschieht, wer beteiligt ist und wie lange die Schritte dauern.
  3. Nutzung der Technologie: In diesem Stadium ist Ihr Prozess abgebildet. Untersuchen Sie Technologielösungen, die die in Ihrem Unternehmen festgestellten Engpässe beseitigen und dazu beitragen können, neue und komplexe Verträge zu erleichtern und Geschäftsbeziehungen zu stärken.

Flexible E-Signing-Preise für den Einstieg

Lösungen für elektronische Signaturen gibt es in vielen verschiedenen Varianten. Diese Flexibilität bedeutet, dass Unternehmen jeder Größe von elektronischen Vertragsprozessen profitieren können und außerdem sicherstellen können, dass die e-Signatur-Lösung skalierbar ist und sich an ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Sie können mit dem elektronischen Vertragsabschluss beginnen, indem Sie elektronische Signaturen auf eine der folgenden Arten verwenden:

Erste Schritte mit der elektronischen Signatur für das Vertragsmanagement

Erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen zur elektronischen Signatur und verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement