Consejos y trucos: cómo usar la visibilidad del documento en OneSpan Sign

Dilani Silva, 4 de Mayo de 2017
Document visibility OneSpan Sign

¿Necesita especificar qué destinatarios pueden ver y firmar documentos en su transacción?

OneSpan Sign ofrece visibilidad de documentos para permitirle elegir qué documentos pueden ver sus destinatarios y firmar una transacción. Con Visibilidad de documentos, puede designar el acceso a documentos individuales en una sola transacción con varios documentos, en lugar de tener que crear transacciones separadas para cada destinatario. Además, esta función le evita tener que procesar documentos que sus destinatarios no necesitan ver, y garantiza que los documentos con información confidencial sean vistos solo por sus destinatarios.

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Cómo usar la visibilidad del documento en OneSpan Sign

En este ejemplo, le mostraremos cómo Dilani, Director de Recursos Humanos, envía documentos para firmar a un gerente de contratación (Charles) y un nuevo empleado (Robert). Dilani incluye un contrato de recursos humanos que debe ser visto y firmado por ambos gerente de contratación y nuevo empleado. Además, la transacción también contiene un formulario de solicitud de depósito de salario para ser visto y firmado solamente por el nuevo empleado.  

 

Echemos un vistazo más de cerca a cómo usar la función Visibilidad del documento en este escenario.  

  • Primero, asegúrese de agregar todos sus documentos y destinatarios a la transacción. En este ejemplo, Charles es el gerente de contratación y Robert es el nuevo empleado. Una vez que sus documentos y destinatarios estén en su lugar, haga clic en 'Siguiente' para preparar su documento para la firma.

Visibilidad del documento paso 1  

  • Ahora es el momento de agregar sus bloques de firma a los documentos. Una vez que se hayan agregado todos los bloques de firma, usemos la función de visibilidad de documentos para designar qué destinatarios pueden ver y firmar los documentos en esta transacción. Haz clic en el ícono 'ojo'.

Visibilidad del documento paso 2  

  • Se abre la tabla Visibilidad del documento que muestra qué documentos están visibles u ocultos para cada destinatario. Simplemente marque qué documentos deben ser vistos y firmados por sus destinatarios. En este ejemplo, Charles, el gerente de contratación, solo puede ver y firmar el Contrato de Recursos Humanos. Robert, el nuevo empleado puede ver y firmar el contrato de recursos humanos y la solicitud de depósito de salario. Clic en Guardar'.

Visibilidad del documento paso 3  

  • Su transacción está lista para enviar. Haga clic en 'Enviar a firmar' para enrutar su documento para firmar.

Visibilidad del documento paso 4

  • Una vez que haya enviado la transacción, sus destinatarios recibirán un correo electrónico pidiéndoles que vean y firmen electrónicamente los documentos requeridos en la transacción.

 

¡Es fácil! ¡Con un par de clics, puede especificar rápidamente qué destinatarios pueden ver y firmar documentos específicos en su transacción!  

Consulte el video tutorial a continuación para ver cómo puede usar fácilmente la Visibilidad del documento en OneSpan Sign. ¿Quieres probar la función? Regístrese para un Prueba gratuita de 30 días de OneSpan Sign hoy.  

 

Video: Cómo usar la visibilidad del documento en OneSpan Sign

Dilani Silva es gerente de marketing de productos en OneSpan. En su papel, administra y ejecuta la estrategia de lanzamiento al mercado, el posicionamiento, la mensajería y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.