¿Por qué adoptar un enfoque empresarial para las firmas electrónicas?

Sameer Hajarnis, 16 de Julio de 2020
Why Take an Enterprise Approach to Electronic Signatures

Regularmente organizamos transmisiones por Internet sobre temas como la transformación digital, la seguridad digital y las mejores prácticas y tecnologías que han hecho que nuestros clientes tengan éxito. Si te perdiste nuestro último webcast, Comience la transformación con una firma electrónica , aquí está el resumen de 5 minutos. La presentación completa está disponible por encargo.

Hoy, más compañías están reconociendo el tremendo valor de las firmas electrónicas y la necesidad de cambiar a un modelo más transformado digitalmente. De hecho, si observa cómo se usan las firmas electrónicas en todas las partes de las organizaciones empresariales, ya sean aplicaciones B2C, aplicaciones B2B o aplicaciones de empresa a empleado, hay cientos de casos de uso de firma electrónica en cada organización. Pero a menudo, la mejor manera de lograr esa transformación digital está lejos de ser clara.

Para ayudar a las empresas a comprender cómo implementar con éxito las firmas electrónicas como un servicio compartido, recientemente realizamos un evento virtual en vivo titulado Comience la transformación con una firma electrónica . Altavoces incluidos:

  • King Tam, arquitecto de aplicaciones para BPM, RBC Royal Bank of Canada
  • Patrick Blanchet, Director, Entrega de Soluciones Comerciales, Industrial Alliance Financial Group
  • Sameer Hajarnis, líder de práctica para firma electrónica y automatización de acuerdos, OneSpan

Estas son algunas de las principales ideas discutidas por el panel sobre cómo puede implementar firmas electrónicas en su empresa como un servicio compartido para lograr sus objetivos comerciales estratégicos.

Crear alineación entre unidades de negocio

Para los arquitectos empresariales que se embarcan en una estrategia de plataforma para firmas electrónicas, la clave es " evitar soluciones superpuestas, inconsistentes y redundantes "En su cartera, según Forrester Research. Pero esto es más difícil de lo que parece cuando se considera la forma en que se desarrollan muchas de estas iniciativas. Por lo general, la mayoría de las implementaciones de firma electrónica comienzan dentro de una determinada línea de negocios para abordar una necesidad específica, como la apertura de cuentas móviles, préstamos remotos o aplicaciones de seguros en línea. A medida que esa unidad de negocio en particular trabaja para resolver su problema inmediato, demuestran el ROI de las firmas electrónicas y el servicio comienza a expandirse en toda la empresa.

Este es un enfoque muy táctico para impulsar la adopción de la firma electrónica. Pero como arquitecto, si no puede controlar la difusión de la tecnología en su empresa, tiende a terminar con soluciones redundantes y superpuestas. Esto también puede ser un problema para los gerentes superiores cuya preocupación clave siempre ha sido proteger las inversiones y reducir el costo total de propiedad a medida que comienzan a adoptar tecnologías de firma electrónica en toda la empresa.

Este fue el caso en el Royal Bank of Canada , donde King Tam explicó cómo algunos grupos empresariales agregarían soluciones de firma electrónica sin actualizar TI. Tam y su equipo decidieron modernizar su enfoque utilizando una estrategia basada en API y enrutando todas las decisiones clave a través de un proceso central de visión general.

“Reinventamos nuestros servicios de firma electrónica. Cambiamos a una solución basada en API, y también tenemos una administración central muy sólida de los servicios compartidos de firma electrónica ”, dijo Tam. "Por lo tanto, tratamos de cerrar cualquier otro tipo de uso de la firma electrónica alrededor de RBC, y tienen que venir a través de nuestro equipo para que le apliquemos estándares comunes".

A medida que crea estos componentes de flujo de trabajo estandarizados y reutilizables, y esos componentes de flujo de trabajo son realmente utilizados por varias líneas de negocios, puede comenzar a ver ahorros significativos. El CIO de un gran banco en Norteamérica que usa OneSpan dijo que se dieron cuenta más de $ 15 millones en ahorros de costos solo por la reutilización de la tecnología. Entonces, no solo podría ver ahorros al digitalizar firmas, sino que también podría ver ahorros puros en términos de reutilización.

Enterprise E-Sign

Construyendo una plataforma escalable

Al construir una plataforma, los ejecutivos de tecnología a menudo hablan sobre el deseo de pasar por un solo ciclo de desarrollo para construir una solución que pueda escalar para múltiples desafíos. No quieren crear silos (p. Ej., Uno para el canal minorista, uno para la banca móvil, uno para asuntos de call center, etc.) porque adoptar ese enfoque siempre agregará redundancia, y la redundancia perturba toda la experiencia del cliente.

La escalabilidad era primordial para las partes interesadas en Industrial Alliance Financial Group que se preguntaban si su solución de firma electrónica sería apropiada para su equipo de gestión de patrimonio de 750 personas. Patrick Blanchet dijo que los líderes estaban sorprendidos y entusiasmados al saber que su sistema OneSpan Sign había sido diseñado teniendo en cuenta la velocidad y la escalabilidad.

"Recibí una solicitud esta mañana, y probablemente para el final de la semana, serán abordados", dijo Blanchet. “Es un grupo pequeño, pero parece haber funcionado bien. El uso de la función de sandbox para realizar micro-cambios y dar acceso a nuestros usuarios internos para probar las funciones en diferentes versiones parece ser una historia de éxito para nosotros ".

Firma electrónica empresarial
Debido a COVID-19, Industrial Alliance (IA) incorporó cerca de 10 líneas de negocios en el servicio compartido de firma electrónica en 6 semanas. "La escalabilidad es excelente", dice Patrick Blanchet.

Blanchet dijo que utilizar la nube es clave para construir una plataforma escalable, ya que ofrece una escalabilidad integrada que no requiere personas, sino dólares. Esto es especialmente cierto durante nuestra era actual de COVID-19, donde tener un modelo de servicios compartidos en toda su empresa le permite reaccionar más rápido y mantener la continuidad del negocio más fácilmente. Un sistema basado en la nube también puede reducir la infraestructura que su equipo necesita para mantener.

Entonces, si tiene una necesidad de nivel empresarial, Blanchet dijo que usar un sistema basado en la nube siempre será la mejor práctica.

Ejecutar una implementación exitosa

El objetivo de cualquier ejecutivo de tecnología es siempre reducir el tiempo para digitalizar nuevos casos, de modo que las nuevas líneas de negocio también puedan embarcarse en viajes de firma electrónica y puedan beneficiarse de la mayor inversión que ha realizado la empresa. Por lo tanto, implementar su nuevo sistema, lograr la adopción y lograr todo rápidamente requiere un enfoque reflexivo que aproveche sus activos tecnológicos de la manera más efectiva posible.

"Se está volviendo ágil, usando DevOps tanto como puedas", dijo Tam. “En RBC, también estamos aprovechando la nube en diferentes niveles, tanto en la nube interna como en la nube externa. Por lo tanto, realmente estamos usando agilidad habilitada para la nube y capacidades adicionales para llegar a donde queremos estar ".

Tam dijo que RBC utilizó un equipo especializado de servicios en la nube para ayudar a guiar la estrategia de implementación. Hablando de equipos, Blanchet dijo que también debe asegurarse de que su equipo de soporte sea sólido como una roca. Al comienzo de la iniciativa de la Alianza Industrial, la mayoría de los miembros del equipo eran analistas que entendían lo que estaban haciendo las API e intentaban solo analizar sus necesidades. Pero rápidamente se dieron cuenta de que el enfoque dejaba vacíos para poder abordar y resolver rápidamente problemas dentro de las aplicaciones individuales.

"Ahora entendemos que deben ser conscientes de qué es el soporte y cuál es el acuerdo de nivel de servicio", dijo Blanchet.

Tanto Blanchet como Tam también discutieron la necesidad de administrar integraciones para varios segmentos de negocios, crear equipos sólidos y probar capas de servicio en su sistema para asegurarse de que pueda manejar todas las demandas. También dijeron que los equipos de TI deben comprender que la implementación es realmente solo un primer paso en el proceso, y los líderes deben buscar continuamente formas de mejorar sus servicios de firma electrónica a medida que las necesidades comerciales cambian con el tiempo.

"Nada de lo que estoy haciendo en este momento, considero hecho", dijo Tam. "Todo sigue siendo un viaje".

Cualquier empresa que busque impulsar la adopción de la firma electrónica debe considerar un enfoque empresarial. Esto ayudará a garantizar que su plataforma no solo sea escalable, sino que las acciones que tome hoy ayudarán a generar beneficios comerciales a largo plazo con un enfoque en la velocidad, la eficiencia y el ahorro de costos.

Para obtener más información sobre cómo un enfoque empresarial para las firmas electrónicas podría transformar su negocio, descargue nuestro documento técnico, Digitalización rápida de su empresa: mejores prácticas para implementar firmas electrónicas como un servicio compartido. Luego contacte a OneSpan para comenzar tu propia transformación digital.

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Sameer es un líder en la práctica de firma electrónica con OneSpan y tiene más de dos décadas de experiencia en empresas de software empresarial y SaaS. Dirige un equipo de profesionales de ventas que ayudan a los clientes a digitalizar los flujos de trabajo de verificación de identidad y firma