La historia de Donegal Insurance: cómo ofrecer firmas electrónicas a agentes de seguros independientes

Esta es la historia de Donegal Insurance. Como compañía de seguros, se enfrentaban al reto de una fuerte dependencia del papeleo, y descubrieron que la búsqueda de firmas podía ser cara, larga y frustrante.

En el mundo de los seguros, "documentar o morir", a Donegal le resultó fácil ver las ventajas de las firmas electrónicas sobre las tradicionales de tinta

Pero mientras que el "por qué" se entiende bien en esta industria intensiva en papel, el "cómo" sigue siendo difícil de entender. En un entorno que implica una compleja mezcla de segmentos de clientes, canales de distribución y sistemas y procesos heredados, ¿cómo pueden las aseguradoras poner en práctica la firma electrónica?

Respondamos a la pregunta a través de la experiencia de Donegal. Donegal Insurance es una compañía mediana que ofrece pólizas personales, comerciales y agrícolas en 22 estados, a través de afiliaciones con aproximadamente 2.500 agentes independientes (AI)

La empresa estaba deseando eliminar el papel de sus nuevos procesos empresariales. Los flujos de trabajo electrónicos reducen el riesgo de que falten documentos o estén incompletos. Las plataformas digitales aumentan la eficiencia, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, una ventaja importante para los ocupados agentes de seguros. Mediante la creación de un portal digital, Donegal redujo la fricción en el punto de venta, situándose a la cabeza de sus agentes. Para Donegal, añadir la firma electrónica al portal de agentes tenía mucho sentido

Pero para implantar la firma electrónica, tuvieron que abordar cuestiones clave sobre la propiedad, los requisitos, la implantación y la adopción. Una de las primeras preguntas a las que tuvieron que dar respuesta fue: ¿quién debe tomar la iniciativa con la firma electrónica: la compañía o sus agentes de seguros independientes?

Opciones de implementación de firma electrónica para las compañías de seguros

Con presentadores de Donegal Group y TransGuard, esta presentación destaca dos enfoques muy diferentes para implementar las firmas electrónicas.

Ver webcast a pedido

¿QUIÉN DEBE TOMAR LA INICIATIVA Y "POSEER" LA SOLUCIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA?

Con más de 125 años en el negocio de los seguros, Donegal ofrece líneas completas de productos de seguros personales, agrícolas y comerciales en múltiples regiones de Estados Unidos

Brian Donovan, director de automatización de agencias en Donegal, reconoció pronto el poder de la firma electrónica

"Nos implicamos mucho en el uso de la tecnología y automatizamos muchos procesos que tradicionalmente eran manuales", dice. "Vimos la firma electrónica como otra oportunidad para liberar recursos internos y dar al agente y al cliente una mejor experiencia cuando eligen Donegal"

Pero, ¿quién debe asumir la responsabilidad de la aplicación, los AI o la aseguradora? Los agentes independientes valoran su independencia. Sin embargo, Donegal optó por adoptar una posición de liderazgo en este asunto, confiando en que los AI verían la nueva conveniencia como una alternativa bienvenida a la forma actual de hacer negocios. Al tomar la iniciativa, Donegal tomaría las riendas de su destino digital y, en última instancia, aceleraría la adopción de la firma electrónica, una adopción que se retrasaría si se dejara en manos de cada AI.

Además, al poseer la plataforma de firma electrónica, Donegal ganó visibilidad y control sobre el flujo de trabajo y la documentación de su nuevo negocio. Al seleccionar y adoptar una única solución de firma electrónica, Donegal también evitó la necesidad de llevar a cabo la diligencia debida sobre las numerosas tecnologías de firma electrónica que sus agentes podrían haber elegido

Una vez que se comprometió a tomar el mando, Donegal se enfrentó a otra decisión, la de implementar la solución de firma electrónica elegida, OneSpan Sign, en la nube o en las instalaciones. La opción de la nube no habría supuesto ninguna carga adicional de hardware o software para la empresa; la responsabilidad de la seguridad se habría trasladado al proveedor de la nube. Sin embargo, Donegal tenía razones de peso para elegir una implantación local. Querían tener el máximo control sobre los datos de los clientes y los sistemas que gestionan los procesos empresariales críticos de la empresa. Sanjay Pandey, CIO de Donegal, lo expresa de forma sucinta: "Tenemos suscriptores y abogados prudentes que quieren controlar su propio destino".

CREACIÓN DE FIRMAS ELECTRÓNICAS EN EL PORTAL DEL AGENTE

En todo el sector, a medida que crece la adopción de la firma electrónica por parte de las compañías, es cada vez más importante establecer una norma corporativa en todos los canales para garantizar la seguridad y la aplicabilidad, y minimizar los esfuerzos de implantación

Sin embargo, cuando se trata del canal de agentes independientes, con demasiada frecuencia se ha adoptado un enfoque aislado. El deseo de garantizar un enfoque coherente y de confianza para las transacciones y los registros electrónicos es la principal razón por la que los transportistas ofrecen la capacidad de firma electrónica, pero las ventajas no se quedan ahí. Las firmas electrónicas eliminan el punto ciego que existe cuando un documento en papel se envía por correo para ser firmado, y en su lugar proporcionan el control sobre cómo se completa cada paso de la transacción, así como la visibilidad de cada acción realizada por los participantes en la transacción. También elimina el riesgo de que falte documentación, que esté mal archivada o que esté incompleta, lo que puede comprometer su capacidad para demostrar el cumplimiento o defenderse de los litigios

Una solución de firma electrónica integrada con aplicaciones electrónicas basadas en la web o en el móvil mitiga esta situación gracias a los exhaustivos registros de auditoría de documentos y procesos, así como a las mejores prácticas de diseño de procesos. Ofrecer la firma electrónica a los agentes es un diferenciador competitivo. Una implementación bien planificada, diseñada para satisfacer las necesidades reales de la comunidad de agentes, demuestra el compromiso de facilitar los negocios con usted. Los agentes podrán ir más allá de introducir los datos del cliente y obtener un presupuesto: podrán cerrar negocios inmediatamente.

No es ningún secreto que cuanto más cómodo sea hacer negocios con una compañía, más negocios cerrará un agente independiente con esa aseguradora en particular.

SEGURO DE DONEGAL: RECURSOS ADICIONALES

• Opciones de implementación de la firma electrónica para las compañías de seguros: En este webcast, Sanjay Pandey, vicepresidente senior y director de informática de Donegal, explica el enfoque que la compañía ha adoptado con sus 2.250 agentes independientes en 11 estados y más
• En este artículo de ITAPro, Opportunity for Innovation with Donegal Insurance, Donegal Insurance habla de la adopción de la tecnología de firma electrónica para ahorrar tiempo a los agentes, los asegurados y los suscriptores.