Legalidad de la firma electrónica

11 de Marzo de 2020

En todo el mundo, las organizaciones de servicios financieros, las compañías de seguros y los proveedores de servicios sanitarios, entre otros, están renunciando a las firmas manuscritas en los contratos y otros documentos legalmente vinculantes en favor de las firmas electrónicas, debido a las ventajas inmediatas de eficiencia y experiencia del cliente. Las instituciones financieras están observando una reducción del 66% de los archivos perdidos y una reducción del 92% de los errores derivados de la digitalización de documentos en papel. Además, la tecnología de la firma electrónica puede integrarse fácilmente en muchas aplicaciones y procesos empresariales, ampliando aún más las ventajas del flujo de trabajo empresarial

La legislación aplicable a la firma electrónica es clara en muchos países y lo ha sido durante algún tiempo, y la adopción de la firma electrónica ha aumentado en los últimos años. Se trata de una solución segura y legalmente vinculante en la mayoría de los casos, aunque todavía existe cierta confusión en el mercado sobre la legalidad. A continuación, repasaremos algunos datos clave sobre la firma electrónica y le proporcionaremos recursos donde podrá obtener más información

Entonces, ¿qué es una firma electrónica? ¿Qué es una firma digital? ¿Son iguales?

Una firma electrónica cumple la misma función que su equivalente de firma húmeda pero a través de un medio digital. Ambas formas de firma son registros duraderos de la intención del firmante, que normalmente se expresa como la intención de cumplir con los términos del documento firmado. La ley federal estadounidense ESIGN, aprobada en el año 2000, define la firma electrónica como "un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado a un contrato u otro registro y adoptado por una persona con la intención de firmar un registro"

Sin embargo, a menudo se confunde la firma electrónica con la "firma digital". Aunque ambos conceptos están relacionados, son distintos entre sí. Una firma digital se refiere a la tecnología de encriptación utilizada para crear una firma electrónica. En resumen, las organizaciones quieren una aplicación de firma electrónica basada en la seguridad de la firma digital

¿Es una firma electrónica legalmente vinculante?

¡Sí! Las firmas electrónicas son válidas y legalmente vinculantes en los tribunales de muchos países del mundo. Algunos ejemplos son

Estados Unidos: La ley federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) y la ley estatal Uniform Electronic Transactions Act (UETA ) dan reconocimiento legal a las firmas electrónicas. Son tecnológicamente neutrales y permiten a las organizaciones utilizar un proceso de firma electrónica estándar en los 50 estados
Canadá: En un informe titulado Electronic Signatures in Canadian Law, Stikeman Elliot LLP afirma: "Aunque hay algunas variaciones, las leyes provinciales de comercio electrónico suelen estipular que las firmas, los documentos y los originales no son inválidos o inaplicables por el mero hecho de estar en formato electrónico"
Unión Europea: El reglamento eIDAS de 2016 es la legislación vigente sobre la firma electrónica en la Unión Europea. Define tres tipos de firmas electrónicas: básica, avanzada y cualificada, que pueden utilizarse en los Estados miembros, y establece una normativa adicional que dicta su uso
Japón: En 2001 entró en vigor la Ley de Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Japón, que reconoce la aplicabilidad legal de dos tipos de firmas electrónicas utilizadas en todo el mundo: la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada
Singapur: La Ley de Transacciones Electrónicas de Singapur (ETA) se aprobó en 1998 y proporciona una base legal para las firmas electrónicas

¿Qué hace que una firma electrónica sea legal?

No todas las firmas electrónicas tienen el mismo valor legal. Dependiendo del país en cuestión, la legislación pertinente sólo puede aceptar las firmas electrónicas si poseen ciertas cualidades para garantizar su validez. Algunos de los criterios que se suelen utilizar para hacer esta evaluación son

El firmante debe ser la única persona que posea la clave criptográfica privada utilizada por la aplicación para crear la firma electrónica
Si el documento es manipulado después de la aplicación de la firma, esta manipulación debe poder ser identificada y la firma anulada
La firma electrónica debe estar vinculada de forma exclusiva al firmante a través de varios métodos de autenticación del usuario

Además, existen requisitos adicionales que suelen utilizarse para garantizar la validez y la aplicabilidad de la firma electrónica

Las firmas electrónicas sólo son válidas si todas las partes aplican su firma al documento de forma voluntaria
Todas las partes deben también dar su consentimiento para llevar a cabo los negocios pertinentes por vía electrónica
Todas las partes deben poder recuperar el documento firmado electrónicamente para su consulta
La aplicación utilizada para crear la firma electrónica también debe crear un registro asociado, o pista de auditoría, de la ceremonia de firma.

¿Son válidas las firmas electrónicas en los tribunales?

Una y otra vez, se ha demostrado que las firmas electrónicas son válidas en los tribunales como prueba de la intención del firmante. Estos son algunos ejemplos de firmas electrónicas que han ganado la partida

Largo contra. Time Insurance Company: El tribunal falló a favor de Time Insurance, validando el uso de la firma electrónica por parte de la compañía para los contratos de seguros de salud, considerándose las pruebas generadas admisibles en un tribunal.
Vinhee contra American Express: American Express perdió un procedimiento de quiebra, porque no fundamentó adecuadamente los registros informáticos que se presentaron como prueba de los extractos de las tarjetas de crédito del demandado
Barwick contra GEICO: Este caso cuestionaba la validez de la ley UETA. El Tribunal Supremo de Arkansas se puso del lado de GEICO, señalando que la UETA no podía ser más directa al permitir que el registro electrónico del demandante satisfaga la ley que exige que un registro esté "por escrito" (es decir, en papel)
Lorraine contra Markel American Insurance Company: Este caso demuestra cómo la captación de pruebas electrónicas sin sentar las bases adecuadas puede hacer que las pruebas sean inadmisibles. El juez Paul W. Grimm no admitió los registros electrónicos como prueba, porque ninguna de las partes pudo demostrar la fiabilidad del registro y del proceso
Bar-ayal contra Time Warner Cable inc.: En este caso, el tribunal confirmó un contrato en línea de "Estoy de acuerdo" que requería el arbitraje, basándose en que el demandado recreó el proceso electrónico de su software en el tribunal para demostrar la aceptación de su acuerdo por parte del demandante

Crear una firma electrónica

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