Lista de verificación de preparación: Cómo empezar con las firmas electrónicas ahora mismo
Las órdenes de confinamiento y distanciamiento social en 2020 y 2021 han supuesto una presión inesperada para las instituciones financieras y otras organizaciones, motivándolos a acelerar sus esfuerzos de digitalización. De repente, los bancos, los prestamistas hipotecarios, las cooperativas de crédito, las compañías de seguros y otras organizaciones tuvieron que encontrar una manera de digitalizar y ofrecer de forma remota asegurar la continuidad de sus procesos de negocio. La clave es una solución que incluya una firma electrónica segura, fácil de usar y ejecutable. Una solución robusta de firma electrónica proporcionará a su organización la funcionalidad para eliminar los flujos de trabajo de firmas manuscritas para poder crear un proceso de firma completamente digital y ayudarlo a continuar haciendo negocios en circunstancias excepcionales.
El mayor desafío es saber dónde empezar. Hay muchas consideraciones en torno a las opciones de autenticación, como datos biométricos, tipos de firma electrónica, registros de auditoría, registros electrónicos y más. ¿Cuáles son mis requisitos de firma y nivel de seguridad? ¿Necesito una firma electrónica avanzada o una firma electrónica cualificada validada por un certificado digital de una autoridad certificadora o un proveedor de servicios de confianza? ¿Mis documentos electrónicos necesitan firmas digitales basadas en una infraestructura de clave privada o de clave pública (ICP)?
Hay muchas preguntas y vías de investigación por delante. Por ahora, comencemos con saber si su entorno existente puede respaldar software de firmas electrónicas. En este blog, hablaremos de las diversas opciones de implementación, así de como los principales requisitos técnicos necesarios para poder implementar firmas electrónicas en su organización.
Dos opciones de implementación de firma electrónica: Iniciadas por el usuario e integradas
Determinar cómo su organización abordará el uso de las firmas electrónicas es una decisión importante. El software de firmas electrónicas se utiliza en general de dos formas distintas, con firmas iniciadas por el usuario o firmas integradas.
- Iniciada por el usuario: Los usuarios pueden enviar y firmar documentos a través del portal web, su aplicación celular o un sistema conector independiente. Esta opción suele ser ideal para procesos de firma electrónica con volúmenes más bajos e iniciados por el usuario (por ejemplo, contratos de venta, formularios de recursos humanos, reportes de gastos, órdenes de compra, etc.).
- Integrada: Si lo que desea es automatizar completamente el proceso de firma electrónica a través de su aplicación web, aplicaciones comerciales, sistemas centrales y aplicaciones celulares, el enfoque integrado se ajustará mejor a sus necesidades. Con el uso integrado, los empleados no deben realizar un trabajo a mano para preparar loun documento digital para la firma electrónica; el sistema genera los documentos de forma completamente automatizada. Esta opción es ideal para procesos de firma electrónica de mayor volumen, iniciados por el sistema (por ejemplo, solicitudes de préstamos, apertura de cuentas, solicitudes de seguros, etc.).
Ambas opciones ofrecen eficiencia operativa, mejoran la experiencia del cliente y reducen los errores en los documentos, pero las dos opciones también ofrecen sus propias ventajas. Por ejemplo, un proceso iniciado por el usuario es mucho más rápido en lo que respecta a su implementación. El tiempo de puesta en marcha de un proceso iniciado por el usuario puede ser tan breve como un solo día.
Por su parte, la opción integrada elimina cualquier necesidad de realizar trabajo a mano en la preparación de documentos para su firma. Por ejemplo, un proceso de integración de firma electrónica es útil para una institución financiera que quiera permitir que sus clientes potenciales completen las solicitudes de cuenta a través de su aplicación celular o del sitio web del banco. Así mismo, un proveedor de seguros que deba enviar formularios ya rellenados a sus clientes también se beneficiaría de un proceso integrado. La opción integrada será adecuada para organizaciones que procesen miles de documentos firmados. Supondrá un ahorro importante de costos, ya que prácticamente elimina todos los pasos manuales necesarios para procesar un documento en papel.
Sin embargo, cada organización tiene necesidades diferentes y las diferentes opciones de implementación beneficiarán a las organizaciones de manera diferente. Si no está seguro en este momento, recuerde que las organizaciones pueden hacer la transición de un proceso iniciado por el usuario a un proceso integrado más tarde.
Guía de preparación para la firma electrónica
Cuando una organización evalúa estos dos enfoques en relación con la tecnología de firma, hay varios criterios a considerar. Esta Guía de preparación para la firma electrónica le ayudará a evaluar cada opción de implementación de la firma electrónica cuidadosamente, lo que incluye tener en cuenta los requisitos técnicos asociados. Con esta guía, podrá tomar una decisión informada sobre cómo comenzar a usar firmas electrónicas.
Lista de Verificación de preparación Para Firma Electrónica
Obtenga más información sobre las implementaciones de firma electrónica iniciadas por el usuario frente a las integradas
Descargar ahora
Recursos para comenzar
OneSpan ofrece numerosos recursos para ayudarlo a comenzar a trabajar con las firmas electrónicas. Explore los recursos a continuación o contacte con nosotros para obtener más información sobre OneSpan Sign.
- La guía de firmas electrónicas para principiantes: Una introducción esencial para ofrecer firmas en forma electrónica. Esta guía cubre información fundamental sobre cómo funciona, crear procesos sin papel, validar la identidad del firmante, administrar y archivar documentos, firmar en un dispositivo móvil y más.
- Guía de legalidad de las firmas electrónicas: Conozca la información normativa clave que rige el uso de firmas electrónicas en países de todo el mundo, incluidos eIDAS en la Unión Europea, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) en los Estados Unidos.
- Portal de la comunidad OneSpan: Únase al portal de nuestra comunidad para ver documentación completa, código compartido, foros de desarrolladores y todo lo que necesita para aprovechar OneSpan Sign al máximo.
- Centro de soporte de OneSpan Sign: Acceda a nuestra colección de videos de capacitación, instrucciones paso a paso y preguntas frecuentes en nuestro Centro de soporte para aprovechar OneSpan Sign al máximo. El Centro de soporte es una excelente manera de aprender y adoptar nuevas funciones de OneSpan Sign a medida que se van lanzando.
- Capacitación semanal en vivo: El Equipo de Éxito del Cliente de OneSpan ofrece capacitaciones en vivo para los clientes de OneSpan y sus equipos de desarrollo, cubriendo problemas comunes durante la implementación de OneSpan Sign. Además, nuestro equipo está disponible para una sesión de capacitación individual programada con su equipo.
- Blogs de desarrolladores de OneSpan: Dos veces por semana, OneSpan publica un artículo de blog escrito especialmente para desarrolladores, cuyo objetivo es explicar las nuevas funciones y ofrecer orientación de implementación y otra información técnica.
- Conectores: OneSpan es compatible con conectores de firma electrónica ya existentes para muchas de las aplicaciones comerciales que las organizaciones utilizan a diario. Esto incluye Pega, Guidewire, Laserfische, Finastra y otros.
