Mejores prácticas para construir su flujo de trabajo de firma electrónica

Jeannine Mulliner, 17 de Noviembre de 2021

La mayoría de las personas ven la tecnología de firma electrónica como un medio para obtener el consentimiento. Pero una solución de firma electrónica en realidad hace mucho más que esto. Para producir un resultado final exigible, debe poder gestionar todo el proceso de firma del flujo de trabajo de firma electrónica. Eso incluye los siguientes pasos:

1) Dar a los firmantes acceso a los documentos;

2) Autentica a los firmantes;

3) Presentar documentos para su revisión;

4) Capture datos de los participantes al momento de la firma;

5) Proporcionar la capacidad de insertar documentos adicionales en la transacción;

6) Capturar el consentimiento mediante el acto de firmar;

7) Entregue los documentos firmados a todas las partes.

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Aquí hay algunas ideas sobre los pasos del flujo de trabajo en un proceso típico de firma electrónica, tomado de nuestro último documento técnico, Mejores prácticas para construir su flujo de trabajo de firma electrónica .

Paso 1: acceso

Una vez que un documento está listo para ser firmado electrónicamente, ¿cómo accederán sus firmantes? Si bien muchas personas suponen que el punto de entrada será el correo electrónico, es igual de común ver escenarios de integración directa donde el proceso de firma electrónica está integrado en una aplicación web o móvil. La elección del método de acceso depende de factores como: ¿Es este un caso de uso presencial o remoto? Si se trata de un caso de uso remoto, ¿sus firmantes ya están en línea o no? Y, ¿integrará las firmas electrónicas con otra aplicación web o portal, o necesita una solución sin integración?

Las opciones incluyen:

  • Invitación por correo electrónico
  • Invitar a los firmantes a iniciar sesión en un portal web o aplicación web
  • Usar un enlace incrustado en cualquier aplicación nativa o de terceros, o aplicación móvil
  • Usar un código QR o URL acortada en un documento impreso
  • Hacer que un representante inicie el proceso de firma a través de un portal o panel de aplicaciones empresariales

Paso 2: autenticación

Cuando el firmante llegue a la página de bienvenida de firma electrónica, ¿cómo probará su identidad para ingresar de manera segura a la sesión de firma electrónica? Las opciones que elija dependerán del tipo de transacción, el riesgo involucrado y si está tratando con un cliente nuevo o existente.

Con los clientes existentes, la mejor práctica es utilizar las credenciales que su organización ya ha emitido. El método de autenticación será diferente si realiza transacciones con nuevos clientes. Hay muchas formas diferentes de identificar a un cliente primerizo. La elección del método de identificación dependerá del perfil de riesgo de su proceso. Las opciones incluyen autenticación por correo electrónico, autenticación basada en conocimiento dinámico (KBA), autenticación por SMS, tarjetas inteligentes y más.

Paso 3: presentar los documentos

A continuación, determine cómo presentará los documentos a los firmantes para que puedan leerlos antes de firmar. La mejor práctica es hacer que el servicio de firma electrónica presente documentos a través de un navegador web. Si el firmante no necesita más que un navegador, no tendrá que descargar ningún software nuevo, lo que elimina el riesgo de incompatibilidades de software. Siempre puede imprimir copias si es más fácil para los firmantes revisar los documentos en papel, pero la presentación de documentos en pantalla debe integrarse en el proceso.

Paso 4: formularios / captura de datos

Como parte del proceso de firma, puede agregar campos de datos al documento para que los firmantes los completen. Si bien la mayoría de las transacciones de firma electrónica comienzan en el momento en que se crea un documento final (los datos de los formularios se capturan como parte de una aplicación electrónica u otra aplicación central y se fusionan con una plantilla de documento), existen procesos en los que necesita la capacidad de capturar datos a la hora de firmar. Desea que la plataforma de firma pueda soportar eso.

Paso 5: carga / actualización de documentos

En ciertos procesos comerciales, usted o sus clientes pueden necesitar agregar documentos a una transacción. Esto es común en los seguros, donde los agentes de una compañía de seguros a menudo tienen sus propios documentos para agregar a un nuevo proceso de solicitud comercial. Una vez que el agente ha recibido el documento del cliente, debe poder cargar una versión escaneada al servicio de firma electrónica e insertarla en la transacción.

Paso 6: E-Sign

Este es el paso en el flujo de trabajo en el que las personas piensan con mayor frecuencia cuando imaginan firmas electrónicas: el "clic" para firmar. Es un paso muy importante en el proceso, ya que es el momento en que captura la intención y el consentimiento. Pero una vez más, hay diferentes maneras de lograr esto, que incluyen:

  • Haga clic para firmar / haga clic para iniciar: a través del navegador en una PC, computadora portátil o dispositivo móvil, es común usar un simple botón de "hacer clic para firmar".
     
  • Captura de firma manuscrita digitalizada: si hay un dispositivo con pantalla táctil disponible, se puede utilizar la captura de firma cursiva.
     
  • Firma de tarjeta inteligente: el personal y los contratistas del gobierno federal firman electrónicamente formularios y documentos con un certificado digital almacenado en su tarjeta de acceso común (CAC) o tarjeta inteligente PIV.

Paso 7: entregue los documentos firmados electrónicamente 

Una vez que todos los documentos hayan sido firmados electrónicamente, deberá ofrecer copias electrónicas seguras para descargar o enviar copias impresas de forma segura por correo. Al igual que con el paso de autenticación, esto se puede hacer a través de la solución de firma electrónica o mediante otro sistema empresarial, como una plataforma de gestión de comunicaciones con el cliente (CCM). Dependiendo del caso de uso, puede tener sentido ofrecer copias electrónicas o impresas de los registros firmados, o dar a los clientes la opción.

Para profundizar en cada uno de estos pasos del flujo de trabajo, lea nuestro último documento técnico, Mejores prácticas para construir su flujo de trabajo de firma electrónica .

Durante 20 años, Jeannine ha escrito sobre tecnología y cómo aplicarla para resolver los desafíos cotidianos. En su rol de Directora de Contenido en OneSpan, Jeannine lidera un equipo de escritores y desarrolladores de contenido enfocados en ayudar a las instituciones financieras y otras organizaciones a obtener valor de las soluciones de seguridad y firma electrónica. Jeannine tiene una licenciatura en escritura profesional de l'Université de Sherbrooke.