Trucos y consejos: Cómo automatizar los flujos de trabajo de la firma electrónica utilizando Fast Track en OneSpan Sign

Dilani Silva, 19 de Febrero de 2021

¿Necesita enviar documentos para su firma a un gran grupo de personas a la vez? OneSpan Sign ofrece Fast Track, una función adicional que le permite automatizar el proceso de firma electrónica y eliminar la necesidad de enviar transacciones individuales a sus destinatarios. Puede asociar una plantilla de OneSpan Sign a una única URL que enlace con sus documentos y distribuirla al instante a un gran número de destinatarios.

La diferencia entre Fast Track y Bulk Send

Bulk Send y Fast Track cumplen el mismo objetivo de automatizar el proceso de firma electrónica acortando el tiempo y el trabajo manual para enviar documentos a un gran volumen de destinatarios para su firma. Ambas funciones aprovechan las transacciones basadas en plantillas de OneSpan Sign.

La principal diferencia entre estas dos funciones es la forma en que se entregan los documentos a sus destinatarios.

Fast Track le permite generar y enviar transacciones para su firma a la carta a través de una única URL. Puede distribuir la URL a un gran número de destinatarios o incrustar la URL en su sitio web o portal para automatizar el proceso de firma electrónica, sin necesidad de programación o integración.

Por otro lado, elenvío masivo le permite cargar una lista de los destinatarios y enviar los documentos de su transacción para su firma directamente desde la interfaz de OneSpan Sign. Además, también tiene la opción de validar la identidad de sus firmantes mediante métodos de autenticación como las preguntas y respuestas o los SMS.  

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Ejemplos de casos de uso de Fast Track y Bulk Send

Vía rápida: obtener firmas de destinatarios desconocidos con la "URL de firma"

La vía rápida es ideal para situaciones en las que no se conocen los destinatarios. Por ejemplo, un formulario de registro de voluntarios o de inscripción a un evento sería ideal para utilizarlo con Fast Track. El usuario de OneSpan Sign puede simplemente incrustar la URL de firma en el sitio web o el portal de la organización de voluntarios y capturar instantáneamente las firmas de los destinatarios.  

Vía rápida: obtener firmas de destinatarios conocidos con la "URL de envío"

Los usuarios también pueden utilizar la vía rápida con destinatarios identificados. Por ejemplo, un agente de seguros puede utilizar Fast Track para enviar un formulario de solicitud de seguro de coche a dos destinatarios que necesiten cofirmar su vehículo. El agente de seguros simplemente completa la página web basada en formularios con la información requerida del firmante y la transacción se envía inmediatamente a los firmantes, invitándoles a firmar electrónicamente el formulario de solicitud de seguro de coche.  

Envío masivo: envíe una transacción a muchos destinatarios al mismo tiempo

El envío masivo es ideal para una transacción que necesita ser enviada a muchos destinatarios al mismo tiempo. Por ejemplo, una organización puede enviar un acuerdo de confidencialidad a una serie de destinatarios simplemente cargando la lista de destinatarios y enviando la transacción para que se firme.  

Cómo utilizar Fast Track en OneSpan Sign

Déjeme mostrarle lo fácil que es utilizar Fast Track en OneSpan Sign.  

  • Para empezar, seleccione una plantilla de su biblioteca de plantillas. En este ejemplo, utilizaremos un formulario de inscripción de voluntarios que hemos creado previamente.
  • En la sección "Acciones", haga clic en las elipses y seleccione "URLs de seguimiento rápido".

   Señalización rápida de OneSpan Señalización rápida de OneSpan

  • Aparecerá el cuadro de diálogo Fast Track.

Señalización rápida de OneSpan  

  • Tiene dos opciones para elegir: la URL de firma y la URL de envío. Veamos ambos escenarios en detalle.

 

  • La URL de firma es ideal para usar cuando su transacción incluye un solo firmante. Además, la URL de firma se puede incrustar en su sitio web para obtener fácilmente las firmas de varios destinatarios, sin necesidad de programación ni de integración.

 

  • Simplemente copie y pegue el enlace de la URL de inscripción del formulario de inscripción de voluntarios e inclúyalo en un correo electrónico a los destinatarios que desee.

Señalización rápida de OneSpan  

  • Sus destinatarios hacen clic en la URL y son dirigidos a una página web basada en formularios que les pide que introduzcan su información.

Señalización rápida de OneSpan  

  • Una vez que envían la información requerida, son dirigidos a la experiencia de la firma. Pueden revisar los documentos, rellenar los campos del formulario necesarios y luego firmarlos electrónicamente.

  

Señalización rápida de OneSpan

Señalización rápida de OneSpan

  • En el segundo escenario, vamos a utilizar la URL de envío en Fast Track. La URL de envío es ideal para usar cuando su transacción incluye varios firmantes. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo un agente inmobiliario puede utilizar la Vía Rápida con dos clientes a los que se les exige que firmen conjuntamente un formulario de declaración de agencia

Señalización rápida de OneSpan  

  • El agente inmobiliario simplemente rellena la página web basada en formularios con la información requerida del firmante. A continuación, presenta la información. La transacción se envía inmediatamente a los firmantes, invitándoles a firmar electrónicamente el formulario de divulgación de la agencia.

Señalización rápida de OneSpan  

  • Los destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico para acceder a los documentos a firmar. Pueden revisar los documentos y luego firmarlos electrónicamente.

Vea el video tutorial a continuación para descubrir lo rápido y fácil que es enviar documentos a múltiples destinatarios utilizando la función Fast Track. ¿Está interesado en activar Fast Track y otras opciones adicionales como Bulk Send y Knowledge-based Authentication (KBA) en su cuenta? Póngase en contacto con su representante de éxito del cliente para empezar a utilizar estas funciones hoy mismo.  

Vídeo: Cómo automatizar los flujos de trabajo de la firma electrónica utilizando Fast Track en OneSpan Sign

 

 

Dilani Silva es Directora de Marketing de Producto en OneSpan. En su puesto, gestiona y ejecuta la estrategia de salida al mercado, el posicionamiento, los mensajes y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.