Cómo completar acuerdos usando Virtual Room
En este video tutorial, le mostraremos cómo puede conseguir firmas para sus acuerdos en una sesión segura de videoconferencia en vivo con OneSpan Virtual Room.
Virtual Room ayuda a los asesores y agentes a obtener las firmas electrónicas necesarias para acuerdos complejos y de alto valor, en tiempo real. La solución replica la experiencia en persona y permite a las organizaciones verificar la identidad de los firmantes y recoger firmas y aprobaciones, todo en una sesión virtual.
Configurar una transacción para Virtual Room
En este ejemplo, un asesor bancario va a enviar una solicitud de hipoteca a dos firmantes. El asesor y los firmantes están en dos ubicaciones diferentes.
Para comenzar, el asesor selecciona 'New Transaction' (Nueva transacción) e introduce un nombre para identificar la transacción.
Como el asesor ya había creado una plantilla, seleccionará la plantilla deseada y luego hará clic en el botón 'Create' (Crear) para continuar.
El asesor introduce los detalles de los destinatarios que deben firmar la solicitud de hipoteca electrónicamente.
En la sección 'Recipient Settings' (Configuración del destinatario), el asesor encontrará opciones adicionales. Puede solicitar que los firmantes carguen archivos para incorporarlos al flujo de trabajo, por ejemplo, su licencia de conducir, y también pueden verificar la identidad del firmante antes de darles acceso a la sesión de Virtual Room. El asesor puede seleccionar entre una serie de opciones de autenticación e identificación disponibles en el servicio, como correo electrónico, SMS, preguntas y respuestas, y verificación de identificación oficial con comparación facial. En este ejemplo, el asesor selecciona la opción de autenticación de SMS para ambos firmantes en la transacción.
A continuación, el asesor se desplaza a la sección 'Settings' (Configuración) y habilita Virtual Room. El asesor hace clic en 'Configure' (Configurar), habilita la función de video y programa una fecha y hora para la sesión virtual.
El asesor confirma que será el organizador de la sesión Virtual Room seleccionando el icono junto a su nombre. Luego, debe hacer clic en 'Next' (Siguiente).
Después, confirmará que todos los bloques de firmas están en las ubicaciones correctas dentro del documento.
La transacción ya está lista para ser enviada. El asesor hace clic en 'Send to Sign' (Enviar para firmar) para programar la sesión en Virtual Room.
Comenzar la sesión de Virtual Room
Cuando llegue el momento de iniciar la sesión de Virtual Room, el asesor debe localizar la transacción, hacer clic en 'Start Session' (Comenzar sesión) y luego hacer clic en 'Join Meeting' (Unirse a la sesión) para entrar en la sesión.
Los firmantes ya han recibido una notificación por correo electrónico invitándolos a asistir a la sesión de Virtual Room. Después de hacer clic en el botón 'Go to Event' (Ir al evento), los firmantes serán dirigidos a la pantalla de inicio de sesión para firmantes, donde deben introducir el código de acceso SMS enviado a su dispositivo móvil.
Una vez que los firmantes se hayan autenticado con éxito y se les haya permitido acceder a Virtual Room, el asesor debe hacer clic en 'Start Transaction' (Iniciar transacción).
Iniciar sesión en una sesión de Virtual Room
Se conduce a todos los participantes a Virtual Room. Aparece la pantalla de Bienvenida, en la cual se encuentran las tareas que deben completarse durante la sesión.
El asesor hace clic en el botón 'Start Signing' (Comenzar a firmar) para iniciar el proceso de firma.
Utilizando la función de navegación simultánea incorporada, el asesor comenzará la sesión describiendo los detalles de un documento de términos y condiciones que debe ser revisado por los firmantes. Después de que los firmantes hayan revisado el documento, el asesor hará clic en 'Next' (Siguiente) para mostrar la Solicitud de hipoteca que va a ser firmada.
El asesor pasa el control al primer firmante. El firmante lee, firma y añade sus iniciales en los campos del documento requeridos. Si el firmante tiene preguntas, el asesor está disponible en vivo para ofrecer respuestas y aclarar los términos y condiciones.
Ahora el asesor pasa el control al segundo firmante. Los flujos de trabajo guiados y las indicaciones correspondientes ayudan al firmante a completar los pasos necesarios.
¡Nada más! Los firmantes han completado con éxito una solicitud de hipoteca en una sesión segura de videoconferencia en vivo utilizando Virtual Room.
El reporte de resumen de evidencia captura todas las acciones que tuvieron lugar a lo largo del proceso de firma, las cuales incluyen:
- Acciones clave del firmante, como añadir un archivo adjunto al flujo de trabajo, las aprobaciones y los eventos de firma
- Eventos de autenticación
- Marcas de tiempo de cada acción tomada en la sesión de firma
- Direcciones IP de los firmantes
- Y mucho más
Virtual Room es una solución todo en uno que incluye:
- Firmas digitales en vivo
- Videoconferencias
- Navegación simultánea
- Registro
- Huellas de auditoría
- Integración de calendario
- Opciones de autenticación
- y una experiencia completamente personalizable con su marca
Todas estas características le ayudan a recuperar el poder de las interacciones en persona con sus clientes.
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