documentos eSign

La experiencia de eSigning

Las empresas se mueven más rápido que nunca y el renovado impulso a la digitalización y las soluciones a distancia está acelerando aún más el ritmo. Ofrecer una experiencia de cliente superior a sus prospectos y clientes sólo se vuelve más importante a medida que las organizaciones compiten en el ámbito digital y las expectativas de los clientes evolucionan.

La posibilidad de firmar documentos mediante plataformas de firma electrónica, como OneSpan Sign, es la forma más rápida y segura de conseguir que sus documentos se firmen en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. El software de firma electrónica es un componente fundamental para crear esa experiencia superior del cliente.

Los firmantes recibirán un correo electrónico en el que se les invitará a la plataforma para firmar los documentos en formato electrónico. No hay curva de aprendizaje, ni aplicaciones o extensiones que descargar. El firmante puede simplemente abrir los documentos, leer el acuerdo y hacer clic para firmar desde su ordenador, tableta o teléfono móvil.

Una vez que los firmantes completan sus firmas, cada parte puede acceder a una copia de los documentos, así como a una pista de auditoría detallada.

Con la firma electrónica, puede seguir el ritmo de los negocios digitales, ofrecer una experiencia segura y automatizar y agilizar los procesos en papel heredados.

Cómo firmar electrónicamente un documento

Siga el siguiente tutorial en vídeo para aprender a utilizar la aplicación móvil OneSpan Sign para preparar y enviar de forma segura documentos para su solicitud de firma sobre la marcha. Vea lo fácil que es preparar un documento para su firma

 

 

  1. Para empezar, inicie sesión en su cuenta OneSpan Sign
  2. Pulse Crear nueva transacción e introduzca un nombre significativo para su transacción.  
  3. Tienes la opción de subir tu documento desde servicios populares de almacenamiento en la nube, como Google Drive, DropBox, OneDrive, o utilizar un documento de tus plantillas o biblioteca.
  4. Ahora es el momento de añadir firmantes al documento, incluido usted mismo. Añade a los firmantes del documento, enviando su nombre, apellidos y dirección de correo electrónico al documento.
  5. En este punto también puede aplicar controles de autenticación a su documento utilizando factores de autenticación como códigos de acceso de un solo uso por SMS o preguntas y respuestas.
  6. Si su equipo firma los documentos sobre el terreno o en persona, active la opción Activar firma en persona. Esto le permitirá recoger firmas en tiempo real durante los escenarios presenciales.
  7. Una vez añadidos los firmantes, añadiremos a continuación los bloques de firma al documento. Arrastre el Campo de Firma a las áreas apropiadas de su documento.
  8. Si necesita capturar datos en su documento, también están disponibles los campos de formulario como Casilla de verificación, Lista, añadir Área de texto y Menú de radio.
  9. El documento está listo para ser firmado Pulse " Enviar"

Para aprender a firmar electrónicamente un documento, continúe con el tutorial que mejor se adapte a la forma en que sus firmantes accederán a la solución de firma electrónica:

 

Flujo de trabajo de firma electrónica paso a paso

Paso 1: Acceso

El primer paso de cualquier flujo de trabajo de firma electrónica es entregar el o los documentos que se van a firmar y proporcionar acceso a la ceremonia de firma a sus firmantes. Un método típico de acceso es entregar la invitación a la firma a través del correo electrónico. El firmante recibiría un mensaje de correo electrónico con un enlace a la plataforma de firma electrónica donde se puede realizar el resto del proceso de firma.

Sin embargo, existen medios alternativos de entrega y acceso. El método más beneficioso para su organización probablemente estará influenciado por si está creando un proceso de firma a distancia o en persona. En los casos de firma en persona, un empleado o representante de la empresa suele utilizar un portal de aplicaciones empresariales o un panel de control en un dispositivo de la empresa, como un iPad o una tableta. El representante puede entonces guiar al firmante durante el resto del proceso.

Como alternativa, se puede aprovechar un proceso remoto:

  • Portales web
  • Aplicaciones móviles
  • Enlaces incrustados en aplicaciones de terceros
  • Códigos QR o URLs acortadas
  • Y otros

Paso 2: Identificación y autentificación del usuario

Al entregar un documento para su firma, es importante que sólo la persona correcta aplique su firma. Esto es doblemente importante en los casos de uso remoto en los que no hay interacción cara a cara entre la organización y el firmante. Por lo tanto, su flujo de trabajo de firma electrónica debe incluir un paso de autenticación para garantizar que sus firmantes son quienes dicen ser.

Los métodos de autenticación utilizados en su flujo de trabajo variarán en función de si el firmante es un cliente conocido o desconocido para la organización. Si el firmante es conocido por la organización, ya habrá un registro de la identidad y las credenciales del firmante en el archivo. La autentificación de un firmante conocido es entonces una cuestión de comparar las credenciales presentadas en la ceremonia de firma con la información ya archivada. O, en función de los medios que utilicen para acceder a la ceremonia, puede que ni siquiera sea necesaria una mayor autentificación.

Autentificar a los clientes existentes con:

  • Credenciales de acceso
  • Autenticación del correo electrónico
  • Preguntas y respuestas
  • Autenticación basada en el conocimiento (KBA)
  • Autenticación por SMS
  • Certificados digitales y tarjetas inteligentes

Un cliente desconocido debe ser autentificado y para ello se necesitan soluciones como la comparación de rostros, las contraseñas de un solo uso o la verificación de la identidad. El objetivo es garantizar la autenticidad de las credenciales y hacer coincidir la persona viva con los documentos de identidad

Paso 3: Presentar los documentos

En el tercer paso, el firmante tiene la oportunidad de leer y revisar los documentos que requieren firma. Esto se puede hacer en OneSpan Sign en cualquier dispositivo que el firmante prefiera, incluyendo ordenadores Mac y de sobremesa, iPhones y smartphones Android, tabletas y iPads, y más.

Paso 4: Formularios y captura de datos

Dependiendo del caso de uso, podría haber flujos de trabajo de firma electrónica que requieran que el firmante proporcione información seleccionada además de proporcionar su firma. El administrador de OneSpan Sign puede utilizar un constructor de documentos de arrastrar y soltar para añadir varios campos de datos a los documentos antes de enviarlos a firmar. Aquí, el firmante puede proporcionar esta información.

Las opciones de captura de datos incluyen:

  • Cuadro de texto
  • Marque la casilla
  • Campos personalizados
  • Botón de radio
  • Lista desplegable
  • Campos condicionales

Paso 5: Carga y actualización de documentos

Algunos flujos de trabajo también pueden requerir que el firmante cargue documentos de apoyo y adjuntos como parte del proceso de firma. Esto es común en los casos de uso de los seguros, por ejemplo, donde los agentes de campo de la compañía a menudo tienen sus propios documentos, como una licencia de conducir, para agregar al paquete de solicitud.

Paso 6: Firmar

Quizá el paso más sencillo en el proceso de firma electrónica sea la propia firma. Los usuarios pueden aprovechar el método que prefieran para firmar y aceptar los términos del acuerdo. Hay varios tipos de métodos de firma disponibles a través de OneSpan Sign

  • Haga clic para firmar
  • Clic para iniciar
  • Aceptar sólo
  • Captura de firmas manuscritas digitalizadas
  • Firma de tarjetas inteligentes

Paso 7: Entrega de documentos

El último paso del flujo de trabajo es sellar el documento y entregarlo al siguiente firmante o devolverlo a la organización para su almacenamiento y archivo. Dependiendo del caso de uso, puede tener sentido ofrecer copias electrónicas en forma de archivo PDF o copias impresas firmadas de los registros. Las pistas de auditoría, además del documento firmado, también pueden almacenarse y archivarse.

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legalidad de la firma electrónica

Las firmas electrónicas son legales en más de 60 países y, en muchos, tienen el mismo peso y legitimidad que una firma de tinta húmeda. Ya sea la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) y la UETA en Estados Unidos o el eIDAS en la Unión Europea, cada país tiene su propia legislación que detalla la normativa en torno a la firma electrónica. Aunque los detalles varían de un país a otro, en general hay tres formas reconocidas de firma electrónica:

  • Firmaelectrónica simple: Una firma simple es un término que engloba cualquier tipo de firma electrónica que no sea una firma avanzada o cualificada.  
  • Firmaelectrónica avanzada: Una firma electrónica avanzada (AES) incluye estándares de autenticación y seguridad según lo determine la normativa local. Esta es la forma más común de firma electrónica.  
  • Firma electrónica cualificada: Una firma electrónica cualificada (FEC) incluye las mismas normas de seguridad que la firma electrónica avanzada con requisitos adicionales. Normalmente, la firma electrónica cualificada también requerirá la validación de una autoridad de certificación externa. Este nivel de firma suele reservarse para los acuerdos más complejos y con mayores consecuencias.

Para saber más sobre la legalidad de la firma electrónica en su país, visite nuestra Guía de legalidad de la firma electrónica.

OneSpan facilita la firma

  • Seguro y fiable: Con una amplia gama de opciones de autenticación y verificación de la identidad digital disponibles y una herramienta de firma construida con tecnología de firma digital de grado militar, puede asegurarse de que sus firmantes son quienes dicen ser antes de que accedan a firmar el documento.
  • Comience a firmar hoy mismo: Descargue la aplicación móvil OneSpan Sign, disponible en Apple App Store y Google Play Store, y comience a firmar en minutos.
  • Compatibilidad de documentos: OneSpan Sign admite la carga de numerosos tipos de archivos, entre ellos: .doc, .pdf, .odt y .txt. Además, con el uso del controlador de impresión de OneSpan Sign, puede enviar transacciones a OneSpan Sign desde cualquier aplicación de Windows. Tanto si se trata de documentos de Microsoft Word, Excel, Google Docs o documentos PDF, puede enviar directa y fácilmente las transacciones para su firma.  
  • firmaelectrónica cómo, dónde y cuándo quieras: firma en cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento, incluso en línea o sin conexión. Esto puede incluir la creación de una firma en línea dibujada a mano o la carga de una imagen de su firma.
  • Sólidas opciones de conexión: Utilizando nuestros SDK y API abiertas, conecte OneSpan Sign a las aplicaciones que utiliza a diario, como Salesforce, Pega, Guidewire y Laserfiche.
  • Precios flexibles: Elija entre el Plan Profesional para los procesos iniciados por el usuario o el Plan Empresarial para los procesos generados por el sistema.

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