eSign Documents

L'esperienza di eSigning

Le aziende si stanno muovendo più velocemente che mai e una rinnovata spinta verso la digitalizzazione e le soluzioni remote sta accelerando ulteriormente il ritmo. Fornire una customer experience superiore ai vostri clienti e prospect diventa sempre più importante man mano che le organizzazioni competono nell'arena digitale e le aspettative dei clienti si evolvono.

La possibilità di firmare i documenti utilizzando piattaforme di firma elettronica, come OneSpan Sign, è il modo veloce e sicuro per far firmare i vostri documenti in qualsiasi momento, ovunque e su qualsiasi dispositivo. Il software di firma elettronica è un componente fondamentale per creare un'esperienza cliente superiore.

I firmatari riceveranno un'e-mail che li inviterà alla piattaforma per firmare i documenti in forma elettronica. Non c'è una curva di apprendimento, nessuna app o estensione da scaricare. Il firmatario può semplicemente aprire i documenti, leggere l'accordo e cliccare per firmare dal suo computer desktop, tablet o cellulare.

Una volta che i vostri firmatari completano le loro firme, ogni parte può accedere a una copia dei documenti così come a una dettagliata traccia di controllo.

Con le firme elettroniche, puoi stare al passo con la velocità del business digitale, offrire un'esperienza sicura e automatizzare e snellire i processi cartacei precedenti.

Come firmare un documento elettronico

Segui il video tutorial qui sotto per imparare a usare l'applicazione mobile OneSpan Sign per preparare e inviare in modo sicuro i documenti per la richiesta di firma in movimento. Guarda com'è facile preparare un documento da firmare!

 

 

  1. Per iniziare, accedi al tuo account OneSpan Sign
  2. Tocca Crea nuova transazione e inserisci un nome significativo per la tua transazione.  
  3. Hai la possibilità di caricare il tuo documento dai servizi di cloud storage più popolari, come Google Drive, DropBox, OneDrive, o utilizzare un documento dai tuoi modelli o dalla tua libreria.
  4. Ora è il momento di aggiungere i firmatari al documento, compreso te stesso. Aggiungere i firmatari al documento presentando il loro nome, cognome e indirizzo e-mail al documento.
  5. A questo punto potete anche applicare controlli di autenticazione al vostro documento utilizzando fattori di autenticazione come i codici unici SMS o Q&A.
  6. Se il tuo team firma i documenti sul campo o di persona, attiva l'opzione Enable In-Person Signing. Questo vi permetterà di raccogliere le firme in tempo reale durante gli scenari faccia a faccia.
  7. Dopo aver aggiunto i firmatari, aggiungeremo i blocchi di firma al documento. Trascina il campo firma nelle aree appropriate del tuo documento.
  8. Se hai bisogno di catturare dati nel tuo documento, sono disponibili anche campi modulo come Check Box, List, add Text Area e Radio menu.
  9. Il documento è ora pronto per la firma! Tocca Invia!

Per imparare a firmare un documento elettronico, continua con il tutorial che meglio corrisponde al modo in cui i tuoi firmatari accederanno alla soluzione di firma elettronica:

 

Flusso di lavoro di firma elettronica passo dopo passo

Passo 1: Accesso

Il primo passo per qualsiasi flusso di lavoro di firma elettronica è quello di consegnare il documento (o i documenti) da firmare e fornire l'accesso alla cerimonia di firma ai tuoi firmatari. Un metodo tipico di accesso è quello di consegnare l'invito alla firma tramite e-mail. Il firmatario riceve un messaggio di posta elettronica con un link alla piattaforma di firma elettronica dove può avvenire il resto del processo di firma.

Tuttavia, ci sono mezzi alternativi di consegna e di accesso. Il metodo più vantaggioso per la tua organizzazione sarà probabilmente influenzato dal fatto che tu stia creando un processo di firma a distanza o di persona. Per gli scenari di firma in persona, un dipendente o un rappresentante dell'azienda in genere sfrutta un portale di applicazioni aziendali o un dashboard su un dispositivo aziendale, come un iPad o un tablet. Il rappresentante può quindi guidare il firmatario attraverso il resto del processo.

In alternativa, un processo remoto può fare leva:

  • Portali web
  • Applicazioni mobili
  • Link incorporati in applicazioni di terze parti
  • Codici QR o URL abbreviati
  • E molto altro

Passo 2: Identificazione ed autenticazione dell'utente

Quando si consegna un documento per la firma, è importante che solo la persona corretta apponga la sua firma. Questo è doppiamente importante nei casi di uso remoto dove non c'è interazione faccia a faccia tra l'organizzazione e il firmatario. Pertanto, il vostro flusso di lavoro di firma elettronica deve includere una fase di autenticazione per garantire che i vostri firmatari siano chi dicono di essere.

I metodi di autenticazione utilizzati nel flusso di lavoro variano a seconda che il firmatario sia un cliente noto o sconosciuto all'organizzazione. Se il firmatario è noto all'organizzazione, ci sarà già una registrazione dell'identità e delle credenziali del firmatario in archivio. L'autenticazione di un firmatario conosciuto è quindi una questione di confronto tra le credenziali presentate nella cerimonia della firma e le informazioni già in archivio. Oppure, a seconda dei loro mezzi di accesso alla cerimonia, potrebbe anche non esserci bisogno di un'ulteriore autenticazione.

Autenticare i clienti esistenti con:

  • Credenziali di accesso
  • Autenticazione e-mail
  • Domande e risposte
  • Autenticazione basata sulla conoscenza (KBA)
  • Autenticazione via SMS
  • Certificati digitali e smart card

Un cliente sconosciuto deve essere autenticato e ciò richiede soluzioni come il confronto dei volti, i codici di accesso monouso o la verifica dell'identità. L'obiettivo è quello di garantire l'autenticità delle credenziali e abbinare la persona viva ai documenti d'identità

Passo 3: Presentare i documenti

Nella terza fase, il firmatario ha l'opportunità di leggere e rivedere i documenti che richiedono la firma. Questo può essere fatto in OneSpan Sign su qualsiasi dispositivo che il firmatario preferisce, compresi i computer Mac e desktop, iPhone e smartphone Android, tablet e iPad, e altro ancora.

Passo 4: Moduli e acquisizione dei dati

A seconda del caso d'uso, ci potrebbero essere flussi di lavoro di firma elettronica che richiedono al firmatario di fornire informazioni selezionate oltre a fornire la propria firma. L'amministratore di OneSpan Sign può utilizzare un costruttore di documenti drag and drop per aggiungere vari campi di dati ai documenti prima di inviare il documento per la firma. Qui, il firmatario può fornire queste informazioni.

Le opzioni di cattura dei dati includono:

  • Casella di testo
  • Casella di controllo
  • Campi personalizzati
  • Pulsante radio
  • Elenco a discesa
  • Campi condizionali

Passo 5: caricamento e aggiornamento del documento

Alcuni flussi di lavoro possono anche richiedere al firmatario di caricare documenti di supporto e allegati come parte del processo di firma. Questo è comune nei casi di utilizzo delle assicurazioni, per esempio, dove gli agenti sul campo della compagnia hanno spesso i loro documenti, come una patente di guida, da aggiungere al pacchetto di domanda.

Passo 6: Firma

Forse il passo più semplice nel processo di firma elettronica è la firma stessa. Gli utenti possono sfruttare il loro metodo preferito per firmare e acconsentire ai termini dell'accordo. Ci sono diversi tipi di metodi di firma disponibili attraverso OneSpan Sign

  • Click-to-sign
  • Click-to-initial
  • Accettare solo
  • Acquisizione di firme scritte a mano digitalizzate
  • Firma della smartcard

Passo 7: Consegna del documento

Il passo finale nel flusso di lavoro è quello di manomettere il documento e consegnarlo al firmatario successivo o restituirlo all'organizzazione per lo stoccaggio e l'archiviazione. A seconda del caso d'uso, può avere senso offrire copie elettroniche sotto forma di un file PDF o copie stampate firmate dei record firmati. Le tracce di controllo, oltre al documento firmato, possono anche essere memorizzate e archiviate.

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legalità della firma elettronica

Le firme elettroniche sono legali in più di 60 paesi e, in molti, hanno lo stesso peso e la stessa legittimità di una firma a inchiostro bianco. Che si tratti dell'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) e dell'UETA negli Stati Uniti o dell'eIDAS nell'Unione Europea, ogni paese ha la propria legislazione che dettaglia i regolamenti sulla firma elettronica. Anche se le specifiche variano da paese a paese, ci sono generalmente tre forme riconosciute di firma elettronica:

  • Firma elettronica semplice: una firma semplice è un termine generico per qualsiasi tipo di firma elettronica che non sia una firma avanzata o qualificata.  
  • Firma elettronica avanzata: una firma elettronica avanzata (AES) include l'autenticazione e gli standard di sicurezza determinati dai regolamenti locali. Questa è la forma più comune di firma elettronica.  
  • Firma elettronica qualificata: una firma elettronica qualificata (QES) include gli stessi standard di sicurezza della firma elettronica avanzata con requisiti extra. In genere, la firma elettronica qualificata richiederà anche la convalida di un'autorità di certificazione terza. Questo livello di firma è solitamente riservato agli accordi più complessi e consequenziali.

Per saperne di più sulla legalità della firma elettronica nel tuo paese, visita la nostra Guida alla legalità della firma elettronica.

OneSpan rende facile firmare

  • Sicuro e affidabile: Con una vasta gamma di opzioni di autenticazione e verifica dell'identità digitale disponibili e uno strumento di firma costruito su una tecnologia di firma digitale di livello militare, puoi garantire che i tuoi firmatari siano chi dicono di essere prima di ottenere l'accesso per firmare il documento.
  • Inizia a firmare oggi: Scarica l'applicazione mobile OneSpan Sign, disponibile su Apple App Store e Google Play Store, e inizia a firmare in pochi minuti.
  • Compatibilità dei documenti: OneSpan Sign supporta il caricamento di numerosi tipi di file tra cui: .doc, .pdf, .odt e .txt. Inoltre, con l'uso del driver di stampa OneSpan Sign, è possibile inviare transazioni a OneSpan Sign da qualsiasi applicazione Windows. Che si tratti di documenti Microsoft Word, Excel, Google Docs o PDF, è possibile inviare direttamente e facilmente le transazioni per la firma.  
  • eSign come, dove e quando vuoi: firma su qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento, anche online o offline. Questo può includere la creazione di una firma online disegnata a mano o il caricamento di un'immagine della tua firma.
  • Opzioni di connessione robuste: utilizzando i nostri SDK e le API aperte, collegate OneSpan Sign alle applicazioni che utilizzate ogni giorno come Salesforce, Pega, Guidewire e Laserfiche.
  • Prezzi flessibili: scegliete tra il piano Professional per i processi avviati dall'utente o il piano Enterprise per i processi generati dal sistema.

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