Firma bagnata online

Le firme bagnate sono state usate nei contratti e negli accordi per migliaia di anni per indicare il consenso del firmatario ai termini del documento. Nell'era digitale, questa dinamica di base esiste ancora, ma le istituzioni finanziarie, le agenzie governative, i fornitori di assicurazioni, le imprese e le piccole imprese stanno facendo leva sulle firme elettroniche per la loro facilità d'uso, la sicurezza e l'efficienza dei processi

Firma umida, firma elettronica e firma digitale

Prima di procedere, è importante definire e distinguere i termini. Firma bagnata, firma elettronica e firma digitale sono tutti concetti correlati che si sovrappongono nel loro uso e significato, ma non sono sinonimi.

Cos'è una firma bagnata?

Una firma tradizionale a inchiostro bagnato è una firma applicata con strumenti analogici, come una penna a inchiostro o la grafite di una matita, e applicata a un documento fisico, come un pezzo di carta. Le persone di tutto il mondo si sono affidate alle firme umide per contratti e documenti nel corso dei secoli, e questa è tipicamente la prima impressione che le persone hanno quando pensano alle firme e alla firma.

Firma elettronica

Una firma elettronica replica lo scopo e il significato di una firma umida, ma attraverso mezzi digitali. Utilizzando una piattaforma di firma elettronica, il software di firma elettronica può creare e applicare una firma elettronica a un documento elettronico. Ci sono tre tipi generalmente riconosciuti di firma elettronica, ognuno con i propri standard.

  • La firma elettronica semplice: una firma semplice è la forma base di una firma e non ha requisiti specifici o standard di sicurezza. Un'immagine .jpg di una firma manoscritta incollata in un documento Word è un esempio di firma elettronica. Questa è la forma di firma più debole e meno ammissibile in termini di applicabilità e di legge.
  • La firma elettronica avanzata (AES): una firma elettronica avanzata include standard di autenticazione e sicurezza che aiutano a verificare l'identità del firmatario e l'autenticità della firma. Questo è il tipo di firma elettronica più usato.
  • La Firma Elettronica Qualificata (QES): Il terzo tipo di firma include gli standard di sicurezza di una AES con un passo in più. La firma deve includere un certificato digitale da un fornitore di servizi fiduciari qualificato per verificare la firma.

Infine, una firma digitale non è affatto una firma, a differenza dei termini precedenti discussi sopra. Invece, la firma digitale è una tecnologia di crittografia/decrittografia che supporta la sicurezza di AES e QES.

Svantaggi delle firme bagnate

Per oltre due decenni, l'adozione della firma elettronica è cresciuta man mano che le organizzazioni affrontano le sfide e gli svantaggi di affidarsi esclusivamente alle firme fisiche.

  • Tempo di consegna: i processi digitali sono più rapidi di quelli fisici. I tipici processi aziendali fisici comportano la spedizione di documenti cartacei, l'organizzazione di incontri di persona per rivedere i contratti, la fotocopiatura, l'archiviazione e la revisione dei documenti. Tutti questi passaggi gonfiano il tempo di completamento dei vostri documenti.
  • Costo: oltre al tempo ci sono i costi. L'acquisto, la stampa e l'immagazzinamento della carta comportano dei costi che vengono altrimenti eliminati in un processo digitale.
  • Destinatari: Il software di firma elettronica ha permesso a un'organizzazione di inviare lo stesso documento per la firma a più destinatari. I firmatari possono firmare simultaneamente o a loro piacimento. Contrasta questo con la logistica o l'organizzazione di più riunioni con più firmatari per processi complessi.
  • Registrazione e recupero: Assicurarsi che un contratto possa essere recuperato per risolvere le controversie è essenziale, e conservare una copia cartacea del contratto lascia la vostra organizzazione vulnerabile all'errore umano o al danneggiamento dell'archivio.
  • Responsabilità sociale: La firma elettronica è una scelta più verde che mantenere processi dipendenti dalla carta. Tagliate drasticamente le scartoffie nei vostri processi di vendita e di onboarding come un passo verso un modello di business più sostenibile.

I motivi principali per dare la priorità alle firme elettroniche

  • Firma ovunque e in qualsiasi momento: OneSpan Sign permette ai nostri firmatari di firmare quando e dove vogliono. Sia online che offline, a casa o in ufficio, puoi completare le transazioni e richiedere le firme.
  • Tecnologia mobile-friendly: OneSpan Sign è stato progettato pensando ai dispositivi mobili e supporta tutti i tipi di dispositivi mobili, compresi iPad Mac iOS, iPhone e tablet e smartphone Android.
  • Modelli riutilizzabili: Sfrutta i modelli di documenti riutilizzabili e l'automazione per semplificare il tuo processo di firma. Anche la creazione di un nuovo documento è intuitiva e semplice con il nostro costruttore di documenti drag & drop.
  • Flussi di lavoro digitali: le firme elettroniche sono la pietra miliare dei processi digitali. Garantire la continuità del business e stabilire servizi completamente remoti con firme elettroniche.
  • Firma sicura: OneSpan Sign fornisce un alto livello di garanzia dell'identità con opzioni di verifica dell'identità e autenticazione biometrica. Inoltre, la tecnologia della firma digitale e i sigilli antimanomissione proteggono il documento tra i firmatari.
  • Conformità: OneSpan Sign è conforme a ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, HIPAA, FedRAMP e altri requisiti rigorosi.

Come funziona: aggiungi una firma ai tuoi documenti elettronici


Questo tutorial dimostra come la soluzione di firma OneSpan Sign (ex eSignLive) può essere utilizzata per firmare digitalmente i documenti. Il video e le istruzioni scritte presuppongono che il firmatario abbia ricevuto l'invito alla richiesta di firma attraverso il suo servizio di posta elettronica:

  • Apri l'invito via e-mail che si trova nella tua casella di posta elettronica. All'interno, clicca sul pulsante per essere portato ad accedere al documento in OneSpan Sign.
  • Successivamente, ti potrebbe essere richiesto di completare un modulo di divulgazione e consenso per la firma elettronica. C'è una casella di controllo che indica che hai letto il documento. Una volta completato, clicca sul pulsante Accept per passare al prossimo documento elettronico.
  • Un'anteprima di ogni documento da firmare apparirà nel menu di sinistra dell'interfaccia utente. L'esempio video qui sopra presuppone due documenti per questa transazione.
  • Ora è il momento di firmare elettronicamente il documento. Clicca sul campo Firma per inserire la tua firma. Potrebbero esserci ulteriori campi del modulo da compilare. Navigare attraverso il documento e fornire tutte le informazioni necessarie.  
  • Ripetere il passo 4 per qualsiasi altro documento. Poi, clicca su Conferma.
  • Congratulazioni! Hai applicato con successo una firma elettronica al tuo documento utilizzando OneSpan Sign!


Sfoglia altri video tutorial sulla creazione di firme elettroniche per tutti i tuoi importanti documenti digitali nel Centro risorse di OneSpan:


Domande frequenti sulla firma elettronica

Le firme elettroniche sono legali?

Sì. Le firme elettroniche e gli strumenti di firma elettronica possono essere utilizzati per firmare documenti, transazioni elettroniche o altri contratti in forma elettronica. Le leggi sulla firma elettronica sono state approvate in oltre 60 paesi che regolano e stabiliscono il loro uso. Notevoli esempi di leggi sulla firma elettronica includono:

  • Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act): Stati Uniti
  • Legge sulle transazioni elettroniche universali (UETA): Stati Uniti
  • eIDAS: Unione Europea

Quando si deve usare una firma umida contro una firma elettronica?

In quasi tutte le applicazioni, una firma elettronica può essere usata al posto di una firma con inchiostro bagnato, ma ci sono delle eccezioni. Fate riferimento ai requisiti legali e ai regolamenti del vostro paese per i dettagli su questo punto.

Un esempio comune di documenti legali in cui una firma elettronica non è accettabile è quando è richiesto un notaio. Tuttavia, molti governi hanno implementato ordini di emergenza nel 2020 per consentire l'autenticazione notarile online a distanza (RON). RON permette ai notai e al firmatario di completare e autenticare i contratti senza incontrarsi faccia a faccia. Questi requisiti possono essere scaduti o meno. Fate riferimento alle vostre leggi locali per maggiori informazioni.


OneSpan Sign può applicare la mia firma come firma umida?

OneSpan Sign aiuta le organizzazioni a digitalizzare i loro processi e a catturare il consenso dei loro firmatari con firme elettroniche sicure e affidabili. Tuttavia, OneSpan Sign supporta anche la funzionalità per i firmatari di caricare un'immagine .jpg o .png delle loro firme da utilizzare nei documenti. Inoltre, i firmatari possono scegliere di disegnare la loro firma usando il loro dito o uno stilo sul track pad o sul touchscreen per creare la loro firma in tempo reale.

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