電子署名ワークフローを構築するためのベストプラクティス

Jeannine Mulliner, 2021年11月17日

ほとんどの人は、電子署名技術を同意を得るための手段と見なしています。しかし、電子署名ソリューションは実際にはこれ以上のことを行います。強制可能な最終結果を生成するには、電子署名ワークフロー署名プロセス全体を管理できる必要があります。 これには次の手順が含まれます。

1。署名者にドキュメントへのアクセスを許可します。

2。署名者を認証します。

3。レビューのためにドキュメントを提示します。

4。署名時に参加者からデータをキャプチャします。

5。トランザクションに追加のドキュメントを挿入する機能を提供します。

6。署名することにより同意を取得します。

7。署名された文書をすべての関係者に配布します。

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電子署名ワークフローの手順と、この貴重なインフォグラフィックに電子署名を採用することで企業が大幅な効率化のメリットを享受できる理由を学びます。

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以下は、最新のホワイトペーパーから引用した、一般的な電子署名プロセスのワークフローステップに関する洞察です。電子署名ワークフローを構築するためのベストプラクティス

ステップ1:アクセス

ドキュメントに電子署名する準備ができたら、署名者はどのようにしてドキュメントにアクセスしますか?多くの人々はエントリポイントが電子メールであると想定していますが、電子署名プロセスがWebまたはモバイルアプリケーションに統合される直接統合シナリオを見るのも同じように一般的です。アクセス方法の選択は、次のような要因に依存します。これは対面式ですか、それともリモート使用ですか?それがリモートの使用例である場合、署名者はすでにオンラインになっているかどうか。また、電子署名を別のWebアプリケーションまたはポータルと統合しますか、それとも統合なしのソリューションが必要ですか?

オプションは次のとおりです。

  • 招待メール
  • 署名者をWebポータルまたはWebアプリにログインするように招待する
  • ネイティブまたはサードパーティのアプリケーション、またはモバイルアプリに埋め込まれたリンクの使用
  • 印刷ドキュメントでのQRコードまたは短縮URLの使用
  • エンタープライズアプリケーションポータルまたはダッシュボードを介して担当者に署名プロセスを開始させる

ステップ2:認証

署名者が電子署名のウェルカムページに到達したら、電子署名セッションに安全に入るには、どのようにして本人の身元を証明しますか?選択するオプションは、トランザクションのタイプ、関連するリスク、および新規顧客と既存顧客のどちらを扱っているかによって異なります。

既存の顧客の場合、ベストプラクティスは、組織がすでに発行した資格情報を使用することです。 新規顧客と取引する場合、認証方法は異なります。 初めてのお客様を特定するには、さまざまな方法があります。識別方法の選択は、プロセスのリスクプロファイルによって異なります。オプションには、電子メール認証、動的知識ベース認証(KBA)、SMS認証、スマートカードなどがあります。

ステップ3:ドキュメントを提示する

次に、署名する前に文書を読むことができるように、署名者にドキュメントを提示する方法を決定します。ベストプラクティスは、電子署名サービスにWebブラウザ経由でドキュメントを提示させることです。署名者がブラウザ以外に何も必要としない場合は、新しいソフトウェアをダウンロードする必要がないため、ソフトウェアの非互換性のリスクを排除できます。署名者が紙でドキュメントをレビューする方が簡単であれば、いつでもコピーを印刷できますが、画面上でのドキュメントの提示をプロセスに組み込む必要があります。

ステップ4:フォーム/データキャプチャ

署名プロセスの一部として、署名者が入力できるようにドキュメントにデータフィールドを追加できます。ほとんどの電子署名トランザクションは、最終的なドキュメントが作成された時点で始まります(フォームデータは電子アプリまたはその他のコアアプリケーションの一部としてキャプチャされ、ドキュメントテンプレートとマージされます)データをキャプチャする機能が必要なプロセスがあります。署名時。署名プラットフォームがそれをサポートできるようにしたいとします。

ステップ5:ドキュメントのアップロード/更新

特定のビジネスプロセスでは、あなたまたはあなたの顧客がトランザクションにドキュメントを追加する必要がある場合があります。これは保険業界では一般的であり、保険会社のエージェントは新しいビジネスアプリケーションプロセスに追加する独自のドキュメントを持っていることがよくあります。エージェントが顧客からドキュメントを受け取ったら、スキャンしたバージョンを電子署名サービスにアップロードして、トランザクションに挿入できるはずです。

ステップ6:電子署名

これは、ユーザーが電子署名を想像するときに最もよく考えるワークフローのステップです。つまり、署名するための「クリック」です。これはプロセスの非常に重要なステップです。これは、意図と同意を捉える瞬間だからです。しかし、もう一度、これを達成するためのさまざまな方法があります。

  • クリックして署名/クリックして初期化する:PC、ラップトップ、またはモバイルデバイスのブラウザーでは、単純な「クリックして署名」ボタンを使用するのが一般的です。
     
  • デジタル化された手書き署名キャプチャ:タッチスクリーンデバイスが利用可能な場合、筆記体署名キャプチャを使用できます。
     
  • スマートカード署名:連邦政府の職員と請負業者は、Common Access Card(CAC)またはPIVスマートカードに保存されているデジタル証明書を使用して、フォームとドキュメントに定期的に電子署名します。

ステップ7:電子署名されたドキュメントを配信する 

すべてのドキュメントに電子署名を付けたら、ダウンロード用に安全な電子コピーを提供するか、安全に印刷されたコピーをメールで送信する必要があります。認証ステップと同様に、これは電子署名ソリューションまたはカスタマーコミュニケーション管理(CCM)プラットフォームなどの別のエンタープライズシステムを通じて実行できます。 ユースケースによっては、署名された記録の電子コピーまたは印刷コピーを提供するか、顧客に選択肢を与えることが理にかなっている場合があります。

これらのワークフローの各ステップをさらに詳しく説明するには、最新のホワイトペーパーをご覧ください。電子署名ワークフローを構築するためのベストプラクティス

Jeannineは20年間、テクノロジーとそれを適用して日常の課題を解決する方法について書いてきました。 Jeannineは、OneSpanのコンテンツディレクターとして、金融機関やその他の組織がセキュリティおよび電子署名ソリューションから価値を得るのを支援することに焦点を当てたライターおよびコンテンツ開発者のチームを率いています。 Jeannineは、l'UniversitédeSherbrookeでプロフェッショナルライティングの学士号を取得しています。