電子署名はペーパーレスオフィスの取り組みをサポートできる

Mary Ellen Power, 2014年4月17日
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電子署名ポリシーにより、組織は職場で紙を排除し、その際に無駄をなくすことができます。手続き上の問題を回避するための戦略では、紙が常に敵であるとは限りませんが、多くの企業は、ペーパーレス戦略への効果的な投資が主要な運用上の利益に貢献していることに気づきます。最近の Computerworldインドレポートでは、電子署名技術などのソリューションを効果的に使用すると、効率が向上することが説明されています。ただし、紙を取り除くための努力の価値を最大化したい組織は、紙ベースのプロセスをすべて根絶しようとするのではなく、運用上の利益に焦点を当てる必要があります。

ペーパーレスオフィスではなく戦略的プロセスの目標


ニュースソースによると、一部の企業は、ペーパーレスオフィスの設置に多大な時間と労力を費やして、その過程で信じられないほどの無駄が生じることを発見するために、ペーパーレスオフィスの設立に努めます。紙を排除する成功を見つけたい組織は、紙ベースのプロセスとシステムを排除する実際の行為を強調するよりも、なぜ紙を使わないことを望むのかに焦点を合わせる必要があります。何をするにしても、紙をなくすことに集中しすぎています。

レポートでは、企業がペーパーレスオフィス戦略を策定する際には、現実的である必要があると説明しています。企業は、紙の使用を排除することが実際的ではない、または業務のすべての段階で不可能である可能性がある方法を考慮する必要があります。ペーパーレスオフィスの理想の限界を理解することで、戦略を前進させることができます。 これは、多くの場合、不要な紙の使用を排除する方法を考えて計画を開始し、そこから、紙に依存するプロセスを変更する方法を検討することを意味します。

不要な紙の使用を取り除く


多くの人々は、快適さと習慣から、過剰な量の紙を使用することになります。労働者は、デジタルファイルを整理してバックアップするのではなく、手元に置くためだけにコピーを印刷します。Computerworld Indiaは、組織がプリンタにアクセスしやすくしたり、1人あたりの印刷ページ数を追跡したりするなどの措置を講じることで、この種の不要な紙の使用を排除できると述べた。これらの取り組みにより、企業は人々がプリンターをどのように使用するかをより詳細に制御できるようになり、ペーパーレスの運用をサポートするように作業パターンを調整するよう個人に促すことができます。

ペーパーレスオフィスプロセスの実装


不必要な紙の使用をなくそうとすることは、計画の最初の部分にすぎません。また、組織はプロセス戦略を改訂して、紙が不要な設定を作成する必要があります。ニュースソースは、紙を運用から除外する主要なコンポーネントとして電子署名機能を推奨しました。ほとんどの場合、ほとんどのタイプの契約で物理的なドキュメントに署名する必要があるという考えは、文化的な構成であり、法的なものではありません。企業は、ほとんどすべての内部および外部のドキュメントに電子署名を使用できるため、契約書、契約書、または署名が必要なその他の種類のドキュメントを印刷する必要を完全になくすことができます。

電子署名

電子署名の初心者向けガイド

この包括的な31ページの電子署名の初心者向けガイドでは、電子署名を使用してデジタルビジネスプロセスを作成する際の重要な法的概念と重要な考慮事項を紹介しています。 

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ペーパーレスオフィスのメリットを検討する


組織はペーパーレス化を目指す大きな課題に直面する可能性があります。電子署名のようなテクノロジーにより、これらの問題への対処がはるかに簡単になり、ペーパーレスのオフィス運営に関連する利点を活用できます。これらの利点のいくつかは次のとおりです。

コストの削減 :大量の紙、さまざまな種類のプリンターとコピー機、郵送用品、およびその他の紙関連のアイテムを購入すると、ペーパーレスの原則を採用する場合に大幅に削減できる大きなコストが発生する可能性があります。電子署名ソフトウェアのようなソリューションは、決して無料ではありませんが、それらが提供する投資収益率はかなり高く、事務用品のコストが低くなります。

より簡単な保管 :紙の記録を保存すると状態が悪化する可能性があるため、一部の政府機関では構造上の問題が発生し、紙が重くなったために改修する必要がありました。電子記録管理はこれらの懸念を軽減し、一般的に記録の保管を容易にします。