Contractbeheer

Overzicht van contractbeheer en inzichten in hoe e-handtekeningen het contractbeheerproces verbeteren

Organisaties in alle bedrijfstakken vertrouwen op contracten en schriftelijke overeenkomsten om zaken te doen, de controle te vergroten en de risico's te beperken.Van inkooporders en verkoopcontracten tot financieringscontracten voor de detailhandel, allerlei soorten juridisch bindende contracten worden routinematig in elektronische vorm ondertekend en de wettigheid ervan is zelfs aangevochten en voor de rechter getoetst. Sectoren zoals financiële diensten, gezondheidszorg, verzekeringen, recht, productie en overheid hebben allemaal manieren gevonden om elektronische handtekeningen te integreren in de unieke eisen van hun bedrijfsprocessen en -kanalen.

Voorts zijn er over de hele wereld wetten inzake elektronische handtekeningen aangenomen, zoals de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) in de federale wetgeving van de VS, om het gebruik ervan te regelen. Het gebruik van e-handtekeningen met digitale ondertekeningstechnologie voor het online ondertekenen van contracten is voor veel bedrijven een doorbraak geweest, waardoor ze de contractcyclus konden verkorten en de efficiëntie verhogen.  

De druk om sneller, efficiënter en met het gemak van mobiele apparatuur transacties te verrichten, versnelt de invoering van e-contracting en papierloze oplossingen. De verwachtingen van de klant, in combinatie met de toegankelijkheid van cloudgebaseerde plug-ins voor elektronische handtekeningen voor populaire CRM- en CPQ-toepassingen, nemen de laatste belemmeringen voor de invoering van een volledig elektronisch contracteringsproces weg. Binnenkort zullen elektronische handtekeningen pen en papier vervangen als de standaardmethode om contracten uit te voeren.  

OneSpan Sign verwerkt meer e-contracten dan veel andere e-signature tools en helpt organisaties bij het ondertekenen van documenten, het elimineren van gedoe en het sluiten van deals. In deze white paper delen we de belangrijkste voordelen van e-contracting met e-handtekeningen, zoals verwoord door klanten in de vastgoedsector, gezondheidszorg, detailhandel, consultancy en overheid.

Wat is contractbeheer? contractadministratie? contract lifecycle management?

Contractbeheer en contractadministratie verwijzen elk naar specifieke onderdelen van het proces van het sluiten van contracten, maar het onderscheid tussen beide is vaak vaag. Op een hoog niveau verwijst contractadministratie naar de taken en logistiek die plaatsvinden voordat het contract wordt ondertekend en die worden voltooid tot en met de ondertekeningsceremonie zelf. Contractbeheer daarentegen heeft betrekking op de taken en de logistiek die na de ondertekening van het contract plaatsvinden. Ten slotte is er nog een verwante term, contract lifecycle management (CLM), die beide fasen van de contractlevenscyclus omvat, beheer en administratie.

In deze informatieve gids verkennen we de processen, beste praktijken en nuances in verband met contractbeheer, zodat we het beter kunnen onderscheiden van contractadministratie.

Waarom contractbeheer belangrijk is

Het contractbeheerproces is meer dan het archiveren en opslaan van kopieën van een contract voor latere raadpleging. Tijdens de fase van het contractbeheer moet een contractbeheerteam erop toezien dat de contractvoorwaarden worden nageleefd, dat alle contractuele verplichtingen worden nagekomen en dat het team kan onderhandelen over wijzigingen indien de contractvoorwaarden in de loop van de tijd moeten worden gewijzigd. Een instemmende overeenkomst stelt niet veel voor, tenzij elke partij bereid is zich aan de overeenkomst te houden. Daarom is contractbeheer zo belangrijk. Bovendien hebben de contractbeheerders, afhankelijk van de aard van uw contract, een belangrijke rol te spelen op het gebied van klantenservice door ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld een service level agreement wordt nageleefd.

Hoe eSign het contracteringsproces verbetert: klantverhalen over contractbeheer

Uit onderzoek van Aberdeen blijkt dat verkooporganisaties die e-handtekeningen hebben ingevoerd, hun bedrijfsomzet jaar na jaar met 69% zien stijgen in vergelijking met niet-gebruikers. Minder tijdverlies door op papier gebaseerde contracteringsprocessen geeft meer tijd om extra inkomsten te genereren, naast de directe voordelen voor de verkooporganisatie. Elektronische handtekeningen bieden echter op vele fronten waarde, zoals het gemak van een "drag and drop" elektronische document builder om handtekeningvelden toe te voegen aan contracten, PDF's, Word-documenten en andere documenten. Bekijk deze klantverhalen en klik op de links om de volledige casestudy te lezen en meer te weten te komen:

Transformeer de klant contract ervaring:

IBM is een van de grootste, oudste en meest vertrouwde technologiemerken ter wereld. Ondanks een 100-jarige geschiedenis van innovatie, was het contracteringsproces van het bedrijf complex en bracht het veel manueel werk met zich mee. De klantervaring werd aangetast, waardoor de techgigant de reputatie kreeg moeilijk zaken mee te doen te zijn. Daarom is IBM in 2015 begonnen met het transformeren van de contracteringservaring van klanten met elektronische handtekeningen. Vanuit drie verschillende organisaties binnen het bedrijf, juridische zaken, verkoopstransformatie en operations, werd een agile team samengesteld om manieren te vinden om contracten en overeenkomsten te vereenvoudigen. De indrukwekkende resultaten:

  • Radicaal vereenvoudigde contracten (van 30 naar 4 pagina's)
  • Invoering van voor de cliënt gunstige bepalingen op basis van de voorwaarden waarover het meest is onderhandeld
  • Afstemming van de besluitvorming over contracten op klantenteams, waardoor de deal snelheid toeneemt
  • Implementatie van e-handtekeningen, waardoor het ondertekeningsproces een fluitje van een cent wordt

Om e-handtekeningen te implementeren, werkte IBM samen met OneSpan om een corporate-branded (white-labeled) app te leveren die wereldwijd in de handen van IBM-verkopers werd gelegd. De responsieve app is eenvoudig voor verzenders. Het wereldwijde verkoopteam van IBM bereidt contractdocumenten voor op een iPad en verstuurt ze met een paar tikken voor elektronische ondertekening. Het IBM e-sign-proces verloopt ofwel face-to-face met de klant, op afstand of een combinatie van beide. In sommige gevallen ontmoet de IBM-verkoper een klant en registreert hij de eerste van een reeks handtekeningen op de iPad, waarna het document wordt doorgestuurd naar een tweede ondertekenaar die op zijn smartphone kan tekenen.

Snellere levering van goederen en diensten:

Le Grand Hôpital de Charleroi is een Belgisch ziekenhuiscomplex dat zich over vijf verschillende sites uitstrekt. Sinds 2011 gebruikt de IT-afdeling van het ziekenhuis handgeschreven e-handtekeningen om de goedkeuring van inkooporders, facturen en servicecontracten te versnellen. Vóór de elektronische handtekeningen was het moeilijk om tijdig handtekeningen te krijgen van ziekenhuismanagers, die vaak aan het vergaderen zijn of niet aanwezig zijn. Hierdoor liep de levering van dringende voorraden vertraging op. Het IT-team wist dat als zij het proces konden versnellen, de goederen die zij nodig hadden sneller zouden worden geleverd en sneller in gebruik zouden kunnen worden genomen. "Nu krijg ik een e-mail op mijn smartphone met het verzoek een document te ondertekenen, en ik onderteken het onmiddellijk", zegt Nicolas Depasse, assistent-directeur IT van het ziekenhuis.

Controleer het ondertekeningsproces en leg bewijsmateriaal vast:

Global Coal, aanbieder van 's werelds toonaangevende platform voor de handel in thermische kolen over zee, heeft de toegang tot zijn standaardovereenkomst voor de handel in kolen verbeterd door de integratie van e-handtekeningen in zijn webportaal. Dit maakte het voor de klanten gemakkelijker om de productlicentieovereenkomst en het koopcontract te ondertekenen. "Gezien de aard van onze activiteiten wilden we een oplossing voor elektronische handtekeningen die ons de mogelijkheid bood om zowel het ondertekeningsproces te controleren als onweerlegbaar bewijs te leveren van de bedoeling van de ondertekening", zegt CEO Eoghan Cunningham.

Door het online ondertekenproces van begin tot eind vast te leggen, creëert OneSpan Sign een controlespoor dat veel sterker juridisch bewijs oplevert dan mogelijk is met pen en papier. Elektronisch bewijsmateriaal is een belangrijke drijfveer voor veel gereguleerde organisaties, alsook voor bedrijven als verzekeringen en onroerend goed, waar het risico op geschillen groter kan zijn. Zo had tonsofrentals.com van IPM, de grootste beheerder en marketeer van eengezinshuurwoningen in het westen van Noord- en Zuid-Carolina, een oplossing voor elektronische handtekeningen nodig die elektronisch bewijs levert om ervoor te zorgen dat het bedrijf en zijn gebruikers de wetten inzake elektronische handel naleven en beschermd zijn bij eventuele gerechtelijke procedures of uitzettingen.

Verminder vertragingen:

Vertragingen in het aanbestedingsproces verlengen de tijd die nodig is om inkomsten te genereren, zetten kritieke projecten in de wacht en zetten de deur open voor de concurrentie, waardoor de verkoop in het gedrang komt. "In de vastgoedsector is het zo dat als je niet snel genoeg handelt, er altijd wel iemand om de hoek staat te wachten om de deal te sluiten", zegt Robert Baer, VP van de onderneming voor vastgoedbeheer IPM. "Door OneSpan Sign in te zetten, kunnen we het verhuurproces van vastgoed nog naadlozer en sneller laten verlopen voor onze klanten."

Het wereldwijde strategie- en technologieadviesbureau Booz Allen Hamilton had ook te kampen met een lange doorlooptijd voor goedkeuringen, wat uiteindelijk de verkoop in gevaar bracht. Door gebruik te maken van een elektronisch contractbeheersysteem met mogelijkheden voor elektronische ondertekening en opslag, kon Booz Allen de contractcyclus versnellen en de werklast in verband met de ondersteuning van 800 onderaannemers en 13.000 transacties per jaar beter beheren. De beheerders van onderaannemingscontracten blijven onderaannemingscontracten opstellen in Microsoft Word. Wanneer een beheerder klaar is om een e-sign proces te starten, logt hij in op de e-signature portal, uploadt de contracten en voert informatie in over de ondertekenaars. Vervolgens wordt een kennisgeving naar de ondertekenaars gemaild, waarin zij worden uitgenodigd in te loggen op het portaal en de overeenkomsten uit te voeren. Ondertekende onderaannemingscontracten kunnen door de onderaannemer worden gedownload en opgeslagen in het CMS van zijn keuze, terwijl Booz Allen contracten bijhoudt in Microsoft SharePoint.

Bespaar tijd en geld:

Het Department of Information and Innovation (DII) van de staat Vermont beheert de levering van IT-producten en -diensten aan alle overheidsdepartementen van de staat. De DII tekent maandelijks 240 contracten met leveranciers. Elk contract wordt ter beoordeling, onderhandeling, herziening, voltooiing en ondertekening verspreid onder juridisch personeel, werknemers, leidinggevend personeel en hun tegenhangers in de particuliere sector. Maar omdat dit nu allemaal digitaal gebeurt, zijn de $30 retourkosten per koerier per contract van en naar de verkoper komen te vervallen, wat een aanzienlijke kostenbesparing oplevert.

Evenzo gebruikt een farmaceutische distributeur de OneSpan Sign cloudservice om het bestellen van verdovende middelen en gereguleerde stoffen bij zijn 30 farmaceutische fabrikanten te automatiseren. Geautoriseerde ondertekenaars gebruiken OneSpan Sign om de inkooporders met een klik te ondertekenen en elektronisch naar de fabrikanten te sturen. Dit elimineert $8 - $10 aan koerierskosten per P.O. Een topbank implementeerde onlangs het OneSpan Sign on-premises platform voor klantgerichte transacties. De e-handtekening is echter zo populair geworden dat de bank de vraag ziet van interne afdelingen en teams die ook e-handtekeningen willen gebruiken. Binnen de HR-afdeling van de bank is bijvoorbeeld één enkele medewerker verantwoordelijk voor het sourcen en onderhandelen van alle opleidingscontracten. Het maximaliseren van de productiviteit van die werknemer was de sleutel - maar elke automatisering moest worden gedaan zonder de IT-afdeling te belasten. De werknemer abonneerde zich op de OneSpan Sign cloudservice en was in staat om binnen enkele minuten documenten te uploaden en klaar te maken voor e-handtekening. Door de papieren verwerking af te schaffen, bespaart de werknemer nu gemiddeld 10 weken per jaar.

Fasen van contractbeheer

In het typische contractbeheerproces zijn er zeven stappen die uw organisatie moeten helpen om aan de contractvereisten te voldoen:

  1. Planningsfase: De beginfase van contractbeheer omvat planning, scoping, en een realistische beoordeling van de middelen, vaardigheden en pijnpunten van uw contractbeheerteam. Dit zal helpen om later in het proces beslissingen te nemen. Beschikt uw team over software voor elektronische handtekeningen waarmee u een afbeelding van uw handtekening kunt uploaden, of zullen klanten documenten ondertekenen met een handgeschreven handtekening? Kunnen uw klanten met hun mobiele telefoon reageren op uw handtekeningverzoek? Welke authenticatiefactoren kunt u afdwingen?
  2. Implementatiefase: Zodra uw plan en beoordeling voltooid zijn, kunt u overgaan tot de implementatiefase, waarin u alle systemen en hulpmiddelen gebruikt en inzet die nodig zijn om uw contractenpool te beheren. Als uw contractaantal klein is, kan uw team misschien gebruik maken van handmatige oplossingen zoals Microsoft Excel-spreadsheets, gedeelde schijven en agenda's, maar de mogelijkheid om processen te automatiseren met behulp van contractbeheersoftware zal uw team in staat stellen veel meer overeenkomsten en deadlines te beheren met een grotere efficiëntie en minder fouten, waardoor uw verkoopteams en inkoopteams grotere en meer contracten kunnen nastreven.
  3. Precontractfase: De precontractfase is de laatste overlapping tussen uw team voor contractbeheer en uw team voor contractadministratie. Op dit punt leggen uw contractbeheerders de laatste hand aan de voorwaarden en bereiden zij zich voor op de toepassing van online e-handtekeningen of andere vormen van bezegeling van een overeenkomst. De teams voor contractbeheer en -administratie moeten samenwerken om een duidelijk inzicht te krijgen in de specifieke kenmerken van de overeenkomst tussen de twee teams. Dit zal waardevol blijken wanneer uw contractbeheerteam het in de volgende fase overneemt.
  4. Overdrachtsfase: De rekening, het ondertekende contract en de verplichtingen worden overgedragen aan het contractbeheerteam zodra het contract formeel is ondertekend. Het is verstandig om in dit stadium speciale vergaderingen tussen uw teams te beleggen om een volledig begrip te garanderen en het risico van vergissingen uit te sluiten.
  5. Contractfase: Het contractbeheerteam kan er nu voor zorgen dat de voorwaarden van het contract door beide partijen worden nageleefd. Het vastgestelde werk moet worden voltooid en de te leveren prestaties moeten worden geleverd. Dit is een andere belangrijke kans voor contractbeheersoftware om de typische logistieke pijnpunten bij contractbeheer te verlichten. Geautomatiseerde waarschuwingen, meldingen, sjablonen en aangepaste rapportage informeren uw team over naderende deadlines, beëindigingstermijnen en andere belangrijke data.
  6. Pre-verlengingsfase: Wanneer het einde van de in het contract bepaalde werkperiode nadert, moeten de twee overeenstemmende partijen beslissen of zij het contract verlengen of vernieuwen. Voor sommige overeenkomsten zal dit geen factor zijn vanwege de beperkte reikwijdte van het werk, voor andere zou een contractverlenging nodig kunnen zijn voor een doorlopende werkrelatie. Het contract zelf zal vaak de periode voor de contractonderhandelingen bepalen, en het contractbeheerteam moet klaar staan om dat proces te vergemakkelijken.
  7. Post-contractfase: Na afloop van de contractperiode is het werk voor het contractbeheerteam nog niet helemaal gedaan. Deze fase omvat een laatste controle om na te gaan of aan de contractvoorwaarden is voldaan, het volgen van het archiveringsproces van de organisaties, en ten slotte het vereffenen van alle openstaande facturen. Dit is ook een gelegenheid om een post-mortem te maken van de volledige levenscyclus van het contract, van de opstelling tot de voltooiing, om inzicht te krijgen in de successen en uitdagingen van het project.

Beste praktijken inzake contractbeheer

Contractbeheer is een uitdaging met een open einde die op verschillende manieren kan worden benaderd, en er zijn tal van technologieën en hulpmiddelen beschikbaar om het proces te doen slagen. Hieronder vindt u deze zeven beste praktijken:

  • Uniform contractbeheer: Kortom, bewaar al uw contracten op één plaats waar uw team snel en gemakkelijk de nodige data, contactpersonen en andere details kan terugvinden. Ongeorganiseerde archiefsystemen kunnen tijdrovende knelpunten creëren.
  • Definieer en volg KPI's: Door KPI's voor uw contractbeheer vast te stellen en te meten, kunt u knelpunten beter opsporen en processen beter stroomlijnen. Bovendien kan de rapportage over deze KPI's helpen om interne belanghebbenden en leidinggevenden op de hoogte te houden van de prestaties van uw contractmanagementteam.
  • Beveiliging en toegang: een oplossing voor contractbeheer beschikt over de functionaliteit om u te helpen een evenwicht te vinden tussen de beveiligings- en toegangsbehoeften van het contract. Door alleen toegang te verlenen aan geselecteerde leden van het juridische en contractbeheerteam, kunt u ervoor zorgen dat elk lid zijn rol kan vervullen zonder onnodige risico's te lopen.
  • Traceer de contractgoedkeuringstijd: Dit kan en moet een KPI zijn voor uw contractadministratieteam, maar het contractmanagementteam moet dit ook bijhouden. Hoe sneller een contract het goedkeuringsproces doorloopt, hoe sneller een bedrijf inkomsten en waarde uit de overeenkomst kan halen. Bovendien geeft dit uw team een overzicht van de volledige levenscyclus van een contract en helpt het bij het identificeren van gebieden waar efficiëntieverbeteringen kunnen worden gevonden in de goedkeuringsworkflows en elders.
  • Regelmatige nalevingsbeoordelingen: Bespreek met uw juridische team de veranderende regelgeving en coördineer de beleidswijzigingen om ze beter af te stemmen op de wettelijke vereisten. Als u actief bent in sterk gereguleerde sectoren, zoals financiële diensten, verzekeringen of gezondheidszorg, is het van vitaal belang dat u en uw juridische afdeling op de hoogte blijven van aanstaande wijzigingen in de regelgeving.

Top 3 van stappen die u nu moet nemen om contractbeheer te verbeteren

Het opbouwen van teams en processen kost tijd, en gaandeweg moet het bedrijf nog steeds zaken doen en inkomsten genereren. Terwijl u zoekt naar manieren om uw contractbeheerprocessen te verbeteren, zijn hier drie quick-win-strategieën die onmiddellijk resultaat opleveren:

  1. Audit van het contract: maak een inventaris van uw processen, activa, hulpmiddelen, personeelsbestand en belanghebbenden om een volledig inzicht te krijgen in de bestaande situatie.
  2. Formele kaders voor contractbeheer: Stel op basis van de bevindingen van uw audit een kader op voor het bestaande contractbeheerproces en schrijf op wat er bij elke stap gebeurt, wie erbij betrokken is, en hoe lang de stappen duren.
  3. Technologie benutten: In dit stadium is uw proces in kaart gebracht. Verken technologische oplossingen die de knelpunten in uw kader kunnen verlichten en nieuwe contracten en complexe contracten kunnen helpen vergemakkelijken en zakelijke relaties kunnen versterken.

Flexibele e-signing tariefplannen om te beginnen

Oplossingen voor elektronische handtekeningen zijn op veel verschillende manieren beschikbaar. Deze flexibiliteit betekent dat organisaties van elke omvang kunnen profiteren van elektronische contractprocessen, en er ook voor kunnen zorgen dat de oplossing voor elektronische handtekeningen kan worden geschaald en aangepast aan hun unieke vereisten. U kunt beginnen met e-contracting door e-handtekeningen te gebruiken op een van de volgende manieren:

Aan de slag met elektronische handtekeningen voor contractbeheer

Krijg antwoord op uw vragen over elektronische handtekeningen en verbeter uw contractbeheerproces