10 coisas a considerar ao escolher um fornecedor de assinatura eletrônica

Você tem uma montanha de papéis com um milhão de notas adesivas esperando por você e a busca começa a perseguir as pessoas para assinar contratos importantes e acordos de não divulgação. Como a maioria da sua organização, você está cansado de processos manuais orientados a papel. Você já ouviu falar que as assinaturas eletrônicas são uma maneira eficiente e econômica de gerenciar o "problema do papel" e o processo de assinatura, por isso decide defender a ideia de implementar uma solução de assinatura eletrônica em sua organização para substituir o processo arcaico de fax, digitalização e envio de documentos para assinatura. Você tem aprovação para implementar uma solução de assinatura eletrônica para sua organização. Portanto, o que você deve procurar em um fornecedor de assinatura eletrônica para impulsionar a adoção entre seus stakeholders e clientes internos?

Embora as assinaturas eletrônicas tenham ganhado popularidade com muitos fornecedores surgindo no espaço, essas soluções não são todas iguais. Ao avaliar suas opções, é importante considerar como a tecnologia agregará valor ao automatizar as necessidades do processo de assinatura da sua organização. Fomos em frente e fizemos algumas das tarefas para você. Aqui estão 10 coisas a considerar ao selecionar um fornecedor de assinatura eletrônica:

1. Os documentos assinados eletronicamente estão legalmente protegidos?

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Em setores altamente regulamentados e para transações de alto valor, você deseja a proteção mais legal para evitar disputas com clientes. Embora as assinaturas eletrônicas sejam compatíveis com ESIGN e UETA e ofereçam às assinaturas eletrônicas o mesmo peso legal que as assinaturas úmidas tradicionais, os documentos assinados precisam de evidências adicionais para serem repudiados em tribunal. Procure uma solução de assinatura eletrônica que tenha evidências de processo para capturar as etapas que um cliente executou para assinar um documento por e-mail. Considere também uma solução de assinatura eletrônica com trilhas de auditoria incorporadas que mantêm um registro detalhado dos registros de data e hora das etapas do cliente ao assinar um documento com e-mail.

2. As assinaturas eletrônicas são seguras?

Documentos e assinaturas eletrônicas devem ser protegidos usando tecnologia de assinatura digital que cria uma impressão digital digital do documento e pode ser usado no futuro para verificar a integridade do registro eletrônico. Ao procurar seu fornecedor de assinatura eletrônica, verifique se ele oferece uma solução para proteger seus documentos, para que não possam ser violados com facilidade e, se eles forem violados, a assinatura eletrônica será visivelmente invalidada.

3. Os documentos assinados por email são seguros na nuvem?

As assinaturas eletrônicas geralmente são implantadas como soluções SaaS. Quando se trata de assinaturas eletrônicas e da nuvem, escolha um fornecedor de assinaturas eletrônicas que tenha um infraestrutura em nuvem robusta e a capacidade de proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade de seus dados. Juntamente com uma infraestrutura de nuvem robusta, procure um fornecedor de assinatura eletrônica que tenha alcançado certificações de segurança como SOC 2 , que ilustra que o fornecedor atende ao mais alto padrão de segurança na nuvem e proteção de dados. Isso lhe dará a tranqüilidade de que sua solução de assinatura eletrônica é segura e protegida contra acesso não autorizado.

4. Isso é fácil de usar?

O principal fator para a adoção do usuário é ter uma solução de assinatura eletrônica fácil de usar. Obstáculos como instalar software / aplicativos / plug-ins, forçar os usuários a fazer login com credenciais e confusão sobre como assinar documentos por e-mail podem desligar seus usuários e provavelmente abandonarão o processo de assinatura eletrônica. Escolha uma solução de assinatura eletrônica que simplifique o processo de assinatura eletrônica para seus stakeholders internos e seus clientes.

5. A solução de assinatura eletrônica suporta diferentes métodos de captura de assinatura?

Existem várias maneiras de assinar um documento. Inicializando um documento, basta clicar para assinar o documento ou permitir que seus clientes criem uma assinatura manuscrita no seu próprio dispositivo móvel , oferece flexibilidade sobre como você deseja que seus assinantes assinem e-mails com seus documentos. Procure uma solução de assinatura eletrônica que ofereça suporte a diferentes métodos de legenda de assinatura que atendam às suas necessidades de assinatura eletrônica.

6. A solução de assinatura eletrônica é personalizável?

A marca consistente em todos os pontos de contato é um fator essencial para criar confiança na sua marca entre seus clientes. É importante oferecer uma experiência de marca consistente em todos os canais voltados para o cliente, para que eles não se sintam confusos com a sua marca. Ao considerar um fornecedor de assinatura eletrônica, verifique se a solução de assinatura eletrônica permite personalizar a marca da organização na solução para fornecer uma experiência perfeita, incentivando a confiança da marca e as altas taxas de adoção entre seus clientes.

7. A solução de assinatura eletrônica é compatível com dispositivos móveis?

Com os clientes em trânsito e confiando fortemente em seus smartphones e tablets para transações diárias, considere uma solução de assinatura eletrônica que permita que seus clientes assinem documentos com seus dispositivos móveis. Procure um fornecedor de assinatura eletrônica que otimiza o processo de assinatura em todos os dispositivos e plataformas móveis, oferecendo aos clientes uma experiência personalizada e amigável ao assinar documentos por e-mail.

8. Quão flexível é a solução de assinatura eletrônica?

Você deseja uma solução de assinatura eletrônica que se vincule aos processos e fluxos de trabalho atuais da sua organização. Procure uma solução de assinatura eletrônica que possa integrar-se aos sistemas de CRM e ferramentas de colaboração que sua organização usa. Algumas soluções de assinatura eletrônica também têm Ambientes de sandbox e SDKs para ajudá-lo a integrar assinaturas eletrônicas com a geração de documentos da sua organização, gerenciamento de conteúdo e outros sistemas para um processamento direto e verdadeiro.

9. O fornecedor de assinatura eletrônica entende meus negócios?

Todas as soluções de assinatura eletrônica são bem-sucedidas em ajudar as organizações a eliminar o processo em papel de obtenção de assinaturas úmidas, mas alguns fornecedores podem ficar aquém quando se trata do conhecimento específico do setor de seus clientes em potencial. Em setores altamente regulamentados, como os setores financeiro e de seguros, é importante estabelecer parceria com um fornecedor de assinatura eletrônica com conhecimento especializado das leis e regulamentos do seu setor, entender seus casos de uso e como as assinaturas eletrônicas atenderão ao seu setor necessidades.

10) O fornecedor de assinatura eletrônica tem uma reputação favorável no setor?

É altamente recomendável fazer pesquisas antes de se comprometer com uma solução de assinatura eletrônica. Descubra o que seus colegas estão dizendo sobre soluções de assinatura eletrônica já implementadas em suas organizações. Escolha trabalhar com uma empresa de assinatura eletrônica que tenha uma reputação de longa data e favorável entre seus clientes existentes. Sites de revisão ponto a ponto como G2 Crowd pode ajudar a avaliar os fornecedores de assinaturas eletrônicas e como eles podem trazer o valor das assinaturas eletrônicas para outras organizações.

Para saber mais sobre assinaturas eletrônicas, clique em aqui para baixar nosso guia abrangente para iniciantes sobre assinaturas eletrônicas.