Assinaturas eletrônicas de 5 maneiras facilitam a comprovação da conformidade

A trilha de auditoria de um documento assinado eletronicamente se tornou um recurso essencial de uma solução de assinatura eletrônica desde o colapso financeiro de 2008. Desde então, as leis e os regulamentos se tornaram mais rígidos. As empresas estão sendo auditadas com mais frequência. Os executivos seniores estão agora sendo responsabilizados legal e financeiramente pelas decisões que tomam. As empresas agora buscam capturar o máximo de detalhes possível sobre as decisões que seus executivos e funcionários tomam e as transações que ocorrem com seus clientes e parceiros, a fim de provar a conformidade quando um auditor acaba batendo na porta.

Uma solução de assinatura eletrônica pode ajudar a aumentar a conformidade de uma organização, aplicando regras de negócios em todo o fluxo de trabalho de assinatura, enquanto registra o que ocorreu quando as pessoas receberam documentos para revisão e assinatura. No entanto, nem todas as soluções de assinatura eletrônica são criadas igualmente em relação aos recursos de trilha de auditoria.

Aqui estão cinco coisas a considerar ao avaliar os recursos da trilha de auditoria de uma solução de assinatura eletrônica.

1 Trilhas estáticas de auditoria

A solução de assinatura eletrônica captura e reproduz com segurança informações básicas sobre o que ocorreu durante o fluxo de trabalho de assinatura? Permite provar quem assinou, quais documentos, quando (data e hora), onde (cidade), como (computador / endereço IP), em que ordem e quem o autorizou? 

2) Segurança de documentos e assinaturas

A solução de assinatura eletrônica protege as assinaturas e o conteúdo de um documento? Isso impede que as pessoas excluam assinaturas do documento e copiem e colem assinaturas em outros documentos? Isso impede que as pessoas excluam e modifiquem o conteúdo do documento? As assinaturas são visivelmente invalidadas se forem detectadas alterações? 

Critérios-chave de avaliação para software de assinatura eletrônica

Os Centros de Avaliação de Tecnologia (TEC) descrevem 7 critérios de seleção de assinaturas eletrônicas e sua importância para sua estratégia de digitalização.

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3) Assinatura secional

Muitos processos de negócios envolvem vários participantes, exigindo que cada assinante preencha seus respectivos campos e aplique uma assinatura. A solução de assinatura eletrônica assina digitalmente o conteúdo do documento cada vez que alguém novos sinais ? Se um assinante e um co-signatário assinam um contrato em dias diferentes, esse histórico é refletido na trilha de auditoria?

Se a solução envolver uma assinatura digital em todo o documento no final do processo, ela não fornecerá a imagem completa de cada evento de assinatura. Se você não pode provar que pessoas diferentes assinaram em momentos diferentes, o que isso significaria para sua organização do ponto de vista de conformidade ou litígio?

4) Armazenamento independente do fornecedor

A solução de assinatura eletrônica incorpora a trilha de auditoria diretamente nos documentos, para que você possa armazená-los e verificá-los com segurança onde quiser? Ou você precisa voltar ao serviço do fornecedor de assinatura eletrônica para verificar a autenticidade do documento assinado? Se você precisar volte ao serviço do fornecedor de assinatura eletrônica para armazenar e verificar documentos , como isso afetará seus negócios e operações, especialmente se eles tiverem problemas de desempenho ou atrasos nos serviços ou até falirem?

Como teste, verifique o painel de assinatura do PDF assinado eletronicamente para ver se e quantas informações de auditoria estão incorporadas ao documento.

5) Trilhas de auditoria ativa

A solução de assinatura eletrônica permite reproduzir o que ocorreu durante o fluxo de trabalho de assinatura como experimentado por assinantes?  

Ele captura capturas de tela e timestamps do processo passo a passo, incluindo o que as pessoas viram e todas as ações que eles tomaram do início ao fim? Isso permite que você prove como os documentos foram exibidos para as pessoas quando foram gerados dinamicamente e exibidos para revisão e assinatura em um navegador da web?

A linha inferior em como provar a conformidade

Uma solução de assinatura eletrônica deve tornar mais fácil para sua organização provar a conformidade em um mundo digital em constante evolução. Isso requer mais do que apenas capturar informações da trilha de auditoria no nível do documento. À medida que cada vez mais transações ocorrem on-line e documentos são gerados dinamicamente cada vez para cada pessoa, uma solução de assinatura eletrônica também deve capturar informações ativas da trilha de auditoria sobre o processo, para que você possa provar com precisão o que os assinantes experimentaram e concordaram.

Quando se trata de trilhas de auditoria de assinatura eletrônica, todos fornecerão uma trilha de auditoria estática, para que você saiba o que foi assinado. Mas o que é realmente importante não é apenas que você fechou um contrato - é ver como chegou lá. É aí que entra a trilha de auditoria ativa. Mostra como o processo aconteceu. O OneSpan Sign é único no setor para fornecer uma trilha de auditoria ativa.

Seja você uma agência governamental, um banco ou uma companhia de seguros, você precisa seguir regras sobre como assinar documentos em uma transação digital com clientes e parceiros de negócios, e nossas trilhas de auditoria dupla permitem demonstrar facilmente a conformidade e provar que não apenas o que foi assinado, mas COMO foi assinado - e é sempre o que as pessoas querem saber.

Saiba Mais

Para saber mais sobre as trilhas de auditoria e outros critérios de seleção que farão sucesso com as assinaturas eletrônicas, leia este novo guia dos Centros de Avaliação de Tecnologia: Critérios de avaliação chave para o software de assinatura eletrônica - Fazendo a escolha certa para eficiência em economia de custos e serviço superior .  

Esta postagem faz parte de uma série de blogs do Buyer's Guide:

• 10 perguntas que todo comprador deve fazer ao seu fornecedor de assinatura eletrônica
• Como saber se um provedor de assinatura eletrônica é investido no seu sucesso
• Como as assinaturas eletrônicas maximizam a eficiência do fluxo de trabalho
• 7 maneiras de proteger seu investimento com assinatura eletrônica no futuro
• Assinaturas eletrônicas de 5 maneiras facilitam a comprovação da conformidade
• Integração - Critérios-chave de avaliação da assinatura eletrônica
• Como determinar se uma solução de assinatura eletrônica é fácil de usar
• Como avaliar o preço da assinatura eletrônica