Reduzindo o consumo de papel e salvando o planeta, uma assinatura eletrônica por vez

Mary Ellen Power, 16 de Abril de 2014

Dia da Terra está ao virar da esquina e muitas empresas estão parando para examinar mais de perto suas operações diárias e considerar maneiras de ser mais ambientalmente amigável e reduzir o consumo de papel. Assinatura eletrônica as políticas podem posicionar as organizações para reduzir substancialmente o uso de papel. Uma organização importante implementou recentemente um pacote de software de assinatura eletrônica e reduziu seu consumo de papel em 25%. As assinaturas eletrônicas podem ajudar as empresas a ficarem sem papel e os benefícios da tecnologia vão muito além da simples eliminação de projetos de impressoras.

Algumas maneiras importantes pelas quais as assinaturas eletrônicas podem reduzir o consumo de papel no escritório:

1 Reduzindo emissões de veículos
O trânsito é uma questão importante quando se trata de questões contratuais. As organizações que precisam que indivíduos assinem um contrato confidencial precisam enviar por correio ou courier o documento para a pessoa que precisa assiná-lo e enviá-lo de volta à empresa. Os gases de efeito estufa criados por todos os carros que transportam documentos entre destinos podem ser surpreendentes. Isso é especialmente verdade no envio de contratos particularmente sensíveis, pois esses documentos precisam ser transportados em caminhões seguros, geralmente pesados, com baixa milhagem de gás e gerando emissões significativas de carbono. As assinaturas eletrônicas lidam com todos esses problemas, eliminando a necessidade de serviços de correio.

2) Eliminar desperdício de papel
Alguns documentos e registros precisam ser impressos por um motivo ou outro, mas muitas organizações acabam imprimindo registros desnecessariamente. Isso pode desperdiçar papel, pois as pessoas não apenas imprimem os registros que são melhor transmitidos eletronicamente, mas também duplicam esses contratos, pois as pessoas exigem cópias para vários propósitos. Além disso, várias versões dos registros são frequentemente armazenadas por um período prolongado. O resultado final pode ser o excesso de uso de papel.

Esse aumento no consumo de papel não apenas leva ao corte de mais árvores, mas também gera mais remessas e todos os outros problemas associados ao gerenciamento de uma grande cadeia de suprimentos que começa com a geração de matérias-primas para a criação de papel e avança nos registros de remessa às fábricas, criando o papel, enviando para ele lojas e revendedores e, em seguida, lidando com a entrega aos usuários finais. Todas essas camadas de entrega de papel criam emissões de efeito estufa e organizações que eliminam o consumo desnecessário de papel por meio de sistemas de assinatura eletrônica têm um impacto positivo no meio ambiente em todo o pipeline da indústria de papel.

3) Aliviar as preocupações de armazenamento
O papel é feito de materiais que quebram com o tempo se não forem armazenados na atmosfera certa. Se as salas onde o papel estiver armazenado estiverem muito quentes, o material pode secar e se tornar quebradiço. Se estiver muito úmido, o mofo se torna um problema. Esses tipos de problemas obrigam as organizações a armazenar cuidadosamente papel em salas com temperatura controlada que podem lidar com um grande volume de registros, apresentam sistemas avançados de supressão de incêndio e são seguros. Às vezes, os prédios de escritórios acabam precisando ser renovados com o tempo apenas por causa de problemas de armazenamento de registros. O impacto ambiental desses tipos de problemas de armazenamento pode ser substancial, especialmente considerando a facilidade de manter um arquivo digital de um registro.

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O armazenamento de dados eletrônicos usa eletricidade e cria um setor de data center inteiro, onde o desperdício é um problema. No entanto, a quantidade de resíduos gerada por essas soluções pode ser muito menos significativa do que a gerada no armazenamento de papel, especialmente quando os recursos de energia renovável e os sistemas eficientes de fornecimento de energia se tornam comuns nos principais ambientes de data center. Isso torna mais fácil para as empresas de software de assinatura eletrônica oferecer plataformas incrivelmente sustentáveis que ajudam os clientes a reduzir sua pegada de carbono e contribuir positivamente para o estado do planeta.

As organizações que desejam promover a sustentabilidade por meio de assinaturas eletrônicas, mas não sabem como começar, devem consultar nosso Guia do iniciante para a tecnologia.