documentos eSign

A experiência do eSigning

Os negócios estão se movendo mais rápido do que nunca e um novo impulso para a digitalização e soluções remotas está acelerando ainda mais o ritmo. Proporcionar uma experiência superior aos seus clientes em potencial e os clientes só se tornam mais importantes à medida que as organizações competem na arena digital e as expectativas dos clientes evoluem.

A capacidade de assinatura eletrônica de documentos usando plataformas de assinatura eletrônica, como a OneSpan Sign, é a maneira rápida e segura de conseguir que seus documentos sejam assinados a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. O software E-Signature é um componente essencial para criar essa experiência superior do cliente.

Os assinantes receberão um e-mail convidando-os para a plataforma a assinar documentos em formato electrónico. Não há curva de aprendizagem, não há aplicações ou extensões para descarregar. O signatário pode simplesmente abrir os documentos, ler o acordo e clicar para assinar a partir do seu computador de mesa, tablet ou telefone móvel.

Assim que os seus signatários completarem as suas assinaturas, cada parte pode aceder a uma cópia dos documentos, bem como a uma pista de auditoria detalhada.

Com as assinaturas electrónicas, pode acompanhar a velocidade dos negócios digitais, proporcionar uma experiência segura e automatizar e agilizar os processos em papel legados.

Como assinar um documento por eSign

Siga o vídeo tutorial abaixo para aprender como usar o aplicativo móvel OneSpan Sign para preparar e enviar documentos de forma segura para solicitação de assinatura em viagem. Veja como é fácil preparar um documento para assinatura!

 

 

1. Para começar, inicie sessão na sua conta OneSpan Sign
2. Toque em Criar nova transacção e introduza um nome significativo para a sua transacção.  
3. Você tem a opção de enviar seu documento a partir de serviços populares de armazenamento em nuvem, como Google Drive, DropBox, OneDrive, ou usar um documento de seus modelos ou biblioteca.
4. Agora é hora de adicionar assinantes ao documento, incluindo você mesmo. Adicione signatários ao documento, enviando seu nome, sobrenome e endereço de e-mail ao documento.
5. Neste ponto, você também pode aplicar verificações de autenticação ao seu documento usando fatores de autenticação como sms com senhas únicas ou perguntas e respostas.
6. Se a sua equipa estiver a assinar documentos em campo ou pessoalmente, mude a opção Activar Assinatura em Pessoa. Isto irá permitir-lhe reunir assinaturas em tempo real durante cenários presenciais.
7. Com os signatários adicionados, vamos adicionar blocos de assinatura ao documento a seguir. Arraste o Campo de Assinatura para as áreas apropriadas do seu documento.
8. Se você precisar capturar dados em seu documento, campos de formulário como Caixa de seleção, Lista, Adicionar área de texto e menu Rádio também estão disponíveis.
9. O documento está agora pronto para assinar! Toque em Enviar!

Para saber como assinar um documento por e-mail, continue com o tutorial que melhor combina com a forma como os seus assinantes irão acessar a solução de assinatura eletrônica:

• Como assinar um documento a partir de um dispositivo móvel
• OneSpan Sign Signing E-Signing Experience
• Como assinar um documento por E-Mail

 

Fluxo de trabalho passo a passo do sinal eletrônico

Passo 1: Acesso

O primeiro passo para qualquer fluxo de trabalho de assinatura eletrônica é entregar o(s) documento(s) a ser(em) assinado(s) e fornecer acesso à cerimônia de assinatura aos seus assinantes. Um método típico de acesso é entregar o convite para assinatura através de e-mail. O signatário receberia uma mensagem de e-mail com um link para a plataforma de assinatura eletrônica, onde o resto do processo de assinatura pode ocorrer.

No entanto, existem meios alternativos de entrega e de acesso. O método mais benéfico para a sua organização será provavelmente influenciado pela criação de um processo de assinatura remota ou presencial. Para cenários de assinatura presencial, um funcionário ou representante da empresa normalmente utilizará um portal de aplicativos ou painel de controle em um dispositivo da empresa, como um iPad ou tablet. O representante pode então guiar o signatário durante o resto do processo.

Alternativamente, um processo remoto pode alavancar:

• Portais da Web
• Aplicações móveis
• Links incorporados em aplicações de terceiros
• Códigos QR ou URLs abreviados
• Entre outras

Passo 2: Identificação e Autenticação do Utilizador

Ao entregar um documento para assinatura, é importante que apenas a pessoa correta aplique sua assinatura. Isto é duplamente importante em casos de uso remoto onde não há interação cara a cara entre a organização e o signatário. Portanto, seu fluxo de trabalho de assinatura eletrônica deve incluir uma etapa de autenticação para garantir que seus assinantes sejam quem eles dizem ser.

Os métodos de autenticação utilizados no seu fluxo de trabalho irão variar dependendo se o signatário é um cliente conhecido ou desconhecido para a organização. Se o signatário for conhecido pela organização, já haverá um registro da identidade e credenciais do signatário no arquivo. Autenticar um signatário conhecido é então uma questão de comparar as credenciais apresentadas na cerimónia de assinatura com as informações já arquivadas. Ou, dependendo dos seus meios de acesso à cerimónia, pode nem sequer haver necessidade de autenticação posterior.

Autenticar clientes existentes com:

• Credenciais de Login
• Autenticação de e-mail
• Perguntas e respostas
• Autenticação baseada no conhecimento (KBA)
• autenticação SMS
• Certificados digitais e cartões inteligentes

Um cliente desconhecido deve ser autenticado e, para isso, são necessárias soluções como comparação facial, códigos de acesso únicos ou verificação de identidade. O objetivo é garantir a autenticidade das credenciais e adequar a pessoa ao vivo aos documentos de identidade

Passo 3: Apresente os documentos

Na terceira etapa, o signatário tem a oportunidade de ler e rever os documentos que requerem assinatura. Isso pode ser feito no OneSpan Sign em qualquer dispositivo que o assinante preferir, incluindo Mac e computadores desktop, iPhones e smartphones Android, tablets e iPads, e muito mais.

Passo 4: Formulários e captura de dados

Dependendo do caso de uso, pode haver fluxos de trabalho de assinatura eletrônica que requerem que o assinante forneça informações selecionadas, além de fornecer sua assinatura. O administrador do OneSpan Sign pode usar um construtor de documentos de arrastar e soltar para adicionar vários campos de dados aos documentos antes de enviar o documento para assinatura. Aqui, o signatário pode fornecer esta informação.

As opções de captura de dados incluem:

• Caixa de texto
• Caixa de seleção
• Campos personalizados
• Botão de rádio
• Lista suspensa
• Campos Condicionais

Passo 5: Upload e atualização do documento

Alguns fluxos de trabalho também podem exigir que o signatário carregue documentos de apoio e anexos como parte do processo de assinatura. Isto é comum em casos de uso de seguros, por exemplo, onde os agentes de campo da transportadora muitas vezes têm seus próprios documentos, como uma carteira de motorista, para adicionar ao pacote de aplicação.

Passo 6: Assinatura

Talvez o passo mais direto no processo de assinatura eletrônica seja a própria assinatura. Os usuários podem alavancar seu método preferido de assinatura e consentimento para os termos do acordo. Há vários tipos de métodos de assinatura disponíveis através do OneSpan Sign

• Click-to-sign
• Click-to-initial
• Aceitar apenas
• Captura de assinaturas digitalizadas manuscritas
• Assinatura do Smartcard

Passo 7: Entrega de documentos

O passo final no fluxo de trabalho é selar o documento e entregá-lo ao signatário seguinte ou devolvê-lo à organização para armazenamento e arquivamento. Dependendo do caso de uso, pode fazer sentido oferecer cópias eletrônicas na forma de arquivo PDF ou cópias impressas assinadas dos registros assinados. As pistas de auditoria, além do documento assinado, também podem ser armazenadas e arquivadas.

 

legalidade da eSignature

As assinaturas electrónicas são legais em mais de 60 países e, em muitos, têm o mesmo peso e legitimidade que uma assinatura wet-ink. Seja a Lei de Assinaturas Electrónicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN Act) e UETA nos Estados Unidos ou eIDAS na União Europeia, cada país tem a sua própria legislação que detalha os regulamentos em torno da assinatura electrónica. Embora as especificidades variem de país para país, existem geralmente três formas reconhecidas de assinatura electrónica:

• Assinatura electrónica simples: Uma assinatura electrónica simples é um termo que se aplica a qualquer tipo de assinatura electrónica que não seja uma assinatura avançada ou qualificada.  
• Assinatura eletrônica avançada: Uma assinatura eletrônica avançada (AES) inclui padrões de autenticação e segurança, conforme determinado pelos regulamentos locais. Esta é a forma mais comum de assinatura electrónica.  
• Assinatura electrónica qualificada: Uma assinatura electrónica qualificada (QES) inclui os mesmos padrões de segurança que a assinatura electrónica avançada com requisitos adicionais. Normalmente, a assinatura eletrônica qualificada também exigirá a validação de uma autoridade de certificação terceirizada. Este nível de assinatura é normalmente reservado para os acordos mais complexos e consequentes.

Para saber mais sobre a legalidade da assinatura electrónica no seu país, visite o nosso Guia de Legalidade da Assinatura Electrónica.

OneSpan torna mais fácil assinar

• Seguro e confiável: Com uma ampla gama de opções de autenticação e verificação de identidade digital disponíveis e uma ferramenta de assinatura construída com tecnologia de assinatura digital de nível militar, você pode garantir que seus assinantes sejam quem dizem ser antes de obter acesso para assinar o documento.
• Comece a assinar hoje: faça download do aplicativo para celular OneSpan Sign, disponível na Apple App Store e na Google Play Store, e comece a assinar em minutos.
• Compatibilidade de Documentos: OneSpan Sign suporta o carregamento de vários tipos de arquivos, incluindo: .doc, .pdf, .odt, e .txt. Além disso, com o uso do OneSpan Sign Print Driver, você pode enviar transações para o OneSpan Sign a partir de qualquer aplicativo Windows. Seja documentos do Microsoft Word, Excel, Google Docs ou documentos PDF, você pode enviar direta e facilmente as transações para assinatura.  
• eSign How, Where, and When You Like: Assine em qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a qualquer hora, incluindo online ou offline. Isto pode incluir a criação de uma assinatura online desenhada à mão ou o upload de uma imagem da sua assinatura.
• Opções de Conector Robusto: Usando nossos SDKs e APIs abertas, conecte o OneSpan Sign aos aplicativos que você usa todos os dias como Salesforce, Pega, Guidewire e Laserfiche.
• Preços flexíveis: Escolha entre o Plano Profissional para processos iniciados pelo usuário ou o Plano Empresarial para processos gerados pelo sistema.