Управление контрактами

Обзор управления контрактами и понимание того, как электронные подписи улучшают процесс управления контрактами

Организации во всех отраслях промышленности полагаются на контракты и письменные соглашения для ведения бизнеса, усиления контроля и снижения рисков.От заказов на поставку и договоров купли-продажи до договоров розничного финансирования - юридически обязательные договоры всех видов регулярно подписываются в электронной форме, и их законность даже оспаривалась и отстаивалась в суде. Такие отрасли, как финансовые услуги, здравоохранение, страхование, право, производство и государственное управление, нашли способы интегрировать электронные подписи в уникальные требования своих бизнес-процессов и каналов.

Кроме того, во всем мире были приняты законы об электронных подписях, такие как Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN) и Единообразный закон об электронных сделках (UETA) в федеральном законодательстве США, которые регулируют их использование. Фактически, внедрение электронных подписей с технологией цифровой подписи для подписания контрактов в режиме онлайн стало для многих компаний переломным моментом, позволив им сократить время цикла подписания контрактов и повысить эффективность.  

Необходимость совершать сделки быстрее, эффективнее и с помощью мобильных устройств ускоряет внедрение электронных контрактов и безбумажных решений. Ожидания клиентов в сочетании с доступностью облачных модулей электронной подписи для популярных приложений CRM и CPQ устраняют последние барьеры для перехода на полностью электронный процесс заключения контрактов. Вскоре электронные подписи заменят ручку и бумагу в качестве стандартного метода оформления договоров.  

OneSpan Sign обрабатывает больше электронных контрактов, чем многие другие инструменты электронной подписи, и помогает организациям подписывать документы, устранять проблемы и заключать сделки. В этом техническом документе мы рассказываем о главных преимуществах заключения электронных контрактов с электронной подписью, о которых говорят клиенты из сферы недвижимости, здравоохранения, розничных продаж, консалтинга и государственного управления.

Что такое управление контрактом? управление контрактом? управление жизненным циклом контракта?

Управление контрактами и администрирование контрактов относятся к определенным частям процесса заключения договора, но различия между ними часто размыты. На высоком уровне администрирование контракта относится к задачам и логистике, которые возникают до подписания контракта и завершаются вплоть до самой церемонии подписания. Управление контрактом, однако, относится к задачам и логистике, которые возникают после подписания контракта. Наконец, существует еще один ассоциированный термин, называемый управлением жизненным циклом контракта (CLM), который включает в себя обе фазы жизненного цикла контракта - управление и администрирование.

В этом информативном руководстве мы рассмотрим процессы, лучшие практики и нюансы, связанные с управлением контрактами, чтобы лучше отличить его от администрирования контрактов.

Почему управление контрактами имеет значение

Процесс управления контрактами - это нечто большее, чем архивирование и хранение копий контракта для последующего использования. На этапе управления контрактом команда управления контрактом отвечает за соблюдение условий контракта, выполнение всех договорных обязательств, а если условия контракта со временем потребуют изменений, команда может провести переговоры о внесении изменений. Соглашение о согласии не имеет большого значения, если каждая из сторон не готова выполнять его до конца. Вот почему управление контрактами имеет большое значение. Более того, в зависимости от характера вашего контракта, контрактные менеджеры играют важную роль в обслуживании клиентов, обеспечивая, например, соблюдение соглашения об уровне обслуживания.

Как eSign улучшает процесс заключения договоров: истории клиентов по управлению договорами

Исследование, проведенное компанией Aberdeen, показывает, что организации, занимающиеся продажами, которые внедрили электронные подписи, увеличивают доход компании на 69% в годовом исчислении по сравнению с теми, кто их не использует. Меньше времени, потерянного на бумажные процессы заключения договоров, позволяет получить больше времени для обеспечения дополнительного дохода, помимо прямых выгод для организации продаж. Однако электронные подписи приносят пользу по многим направлениям, например, удобство создания электронных документов с помощью перетаскивания для добавления полей подписи в контракты, PDF-файлы, документы word и другие документы. Ознакомьтесь с этими историями клиентов и щелкните по ссылкам, чтобы прочитать полный текст тематического исследования и узнать больше:

Преобразование опыта заключения контрактов с клиентами:

IBM - один из крупнейших, старейших и пользующихся наибольшим доверием технологических брендов в мире. Несмотря на 100-летнюю историю инноваций, процесс заключения контрактов в компании был сложным и включал много ручной работы. Пострадало качество обслуживания клиентов, что создало технологическому гиганту репутацию человека, с которым трудно иметь дело. Именно поэтому в 2015 году IBM начала преобразовывать процесс заключения договоров с клиентами с помощью электронных подписей. Привлекая представителей трех отдельных организаций в компании - юридической, трансформации продаж и операционной, - группа быстро собралась, чтобы определить способы упрощения контрактов и соглашений. Впечатляющие результаты:

  • Радикально упрощенные контракты (с 30 страниц до 4)
  • Введение выгодных для клиента оговорок на основе наиболее согласованных условий
  • Согласование принятия решений по контрактам с клиентскими командами, повышение скорости заключения сделок
  • Внедрение электронных подписей, упрощающих процесс подписания документов

Для внедрения электронных подписей IBM сотрудничала с OneSpan, чтобы создать корпоративное приложение (white-labeled), которое попало в руки продавцов IBM по всему миру. Отзывчивое приложение просто для отправителей. Сотрудники отдела продаж IBM по всему миру готовят договорные документы на iPad и в несколько касаний отправляют их на электронную подпись. Процесс электронного подписания IBM осуществляется либо при личной встрече с клиентом, либо удаленно, либо в комбинации обоих вариантов. В некоторых случаях продавец IBM встречается с клиентом и ставит первую из серии подписей на iPad, после чего документ направляется второму подписавшему лицу, которое может поставить подпись на своем смартфоне.

Ускорение доставки товаров и услуг:

Больница Шарлеруа - это бельгийский больничный комплекс, включающий в себя пять различных объектов. С 2011 года ИТ-отдел больницы использует рукописные электронные подписи для ускорения утверждения заказов на поставку, счетов-фактур и контрактов на обслуживание. До появления электронных подписей было трудно получить своевременные подписи от руководителей больницы, которые часто находятся на совещаниях или вне офиса. Это задержало доставку срочных грузов. Команда ИТ-специалистов знала, что если они смогут ускорить этот процесс, то нужные им товары будут доставлены быстрее и будут использоваться быстрее. "Теперь я получаю на свой смартфон электронное письмо с просьбой подписать документ, и я немедленно подписываю его электронной подписью", - говорит Николя Депассе, помощник директора больницы по информационным технологиям.

Аудит процесса подписания и фиксация доказательств:

КомпанияGlobal Coal, ведущий мировой поставщик платформы для торговли морским энергетическим углем, улучшила доступ к своему стандартному договору о торговле углем, интегрировав электронную подпись в свой веб-портал. Это облегчило клиентам подписание лицензионного соглашения и контракта на покупку продукта. "Учитывая характер нашего бизнеса, мы хотели получить решение для электронной подписи, которое обеспечит нам возможность как аудита процесса подписания, так и неопровержимого доказательства намерения подписанта", - говорит генеральный директор компании Эоган Каннингем.

Фиксируя процесс подписания в режиме онлайн от начала до конца, OneSpan Sign создает аудиторский след, который обеспечивает гораздо более надежные юридические доказательства, чем при использовании ручки и бумаги. Электронные доказательства являются основной движущей силой для многих регулируемых организаций, а также для таких видов бизнеса, как страхование и недвижимость, где может быть повышенный риск судебных разбирательств. Например, компании IPM tonsofrentals.com, крупнейшему управляющему недвижимостью и продавцу односемейных домов для аренды в западной части Северной Каролины и Южной Каролине, требовалось решение для электронной подписи, которое обеспечивало бы электронные доказательства, гарантирующие соблюдение компанией и ее пользователями законов об электронной коммерции и защиту во время любых судебных разбирательств или выселений.

Сократите задержки:

Задержки в процессе заключения контракта удлиняют время до получения дохода, приостанавливают важные проекты и открывают дверь для конкурентов, ставя под угрозу продажу. "В сфере недвижимости, если вы не двигаетесь достаточно быстро, всегда есть кто-то, кто ждет за углом, чтобы заключить сделку", - говорит Роберт Баер, вице-президент компании по управлению недвижимостью IPM. "Развернув OneSpan Sign, мы сможем сделать процесс аренды недвижимости еще более простым и быстрым для наших клиентов".

Глобальная консалтинговая компания Booz Allen Hamilton, специализирующаяся на стратегиях и технологиях, также сталкивалась с длительным сроком получения разрешений, что в конечном итоге ставило под угрозу продажи. Приняв электронную систему управления контрактами с возможностями электронной подписи и электронного хранения, компания Booz Allen смогла ускорить цикл заключения контрактов и лучше управлять рабочей нагрузкой, связанной с поддержкой 800 субподрядчиков и 13 000 транзакций в год. Администраторы субконтрактов продолжают разрабатывать субконтракты в Microsoft Word. Когда администратор готов инициировать процесс электронной подписи, он входит на портал электронной подписи, загружает контракты и вводит информацию о подписантах. Затем подписантам по электронной почте отправляется уведомление, приглашающее их войти на портал и выполнить соглашения. Подписанные субконтракты могут быть загружены субподрядчиком и сохранены в выбранной им CMS, в то время как Booz Allen хранит контракты в Microsoft SharePoint.

Экономьте время и деньги:

Департамент информации и инноваций штата Вермонт (DII) управляет предоставлением ИТ-продуктов и услуг всем государственным ведомствам штата. DII ежемесячно подписывает 240 контрактов с поставщиками. Каждый контракт распространяется для рассмотрения, обсуждения, внесения изменений, доработки и подписания среди юридического персонала, сотрудников, руководителей и их коллег из частного сектора. Однако, поскольку все это теперь происходит в цифровом формате, плата за курьерские услуги в размере 30 долларов США в оба конца за каждый контракт с поставщиком и обратно была исключена, что привело к значительной экономии средств.

Аналогичным образом, фармацевтический дистрибьютор использует облачную службу OneSpan Sign для автоматизации заказа наркотиков и контролируемых веществ у 30 фармацевтических производителей. Уполномоченные лица используют OneSpan Sign для подписания и электронной отправки заказов на поставку производителям. Это позволяет избежать 8 - 10 долларов США курьерских сборов за каждое почтовое отправление. Один из ведущих банков недавно внедрил локальную платформу OneSpan Sign для операций с клиентами. Однако электронные подписи стали настолько популярны, что банк наблюдает спрос со стороны внутренних отделов и команд, которые также хотят использовать электронные подписи. Например, в отделе кадров банка один сотрудник отвечает за поиск и согласование всех контрактов на обучение. Максимальное повышение производительности труда этих сотрудников было ключевым моментом, но любая автоматизация должна была быть выполнена без нагрузки на ИТ-отдел. Сотрудник подписался на облачный сервис OneSpan Sign и смог загрузить и подготовить документы для электронной подписи в течение нескольких минут. Благодаря отказу от бумажного документооборота сотрудник экономит в среднем 10 недель в год.

Этапы управления контрактами

В типичном процессе управления контрактами есть семь шагов, призванных помочь вашей организации выполнить требования контракта:

  1. Этап планирования: Начальный этап управления контрактами включает в себя планирование, определение масштабов и реалистичную оценку ресурсов, навыков и болевых точек вашей команды по управлению контрактами. Это поможет принять обоснованные решения на более поздних этапах процесса. Есть ли у вашей команды программное обеспечение для электронной подписи, позволяющее загружать изображение подписи, или клиенты будут подписывать документы собственноручной подписью? Могут ли ваши клиенты ответить на запрос о подписи с помощью мобильного телефона? Какие факторы аутентификации вы можете применить?
  2. Этап реализации: После того как план и оценка завершены, можно переходить к этапу реализации, который включает в себя использование и развертывание любых систем и инструментов, необходимых для управления пулом контрактов. Если количество контрактов невелико, ваша команда может использовать ручные решения, такие как электронные таблицы Microsoft Excel, общие диски и календари, но возможность автоматизировать процессы с помощью программного обеспечения для управления контрактами позволит вашей команде управлять большим количеством соглашений и сроков с большей эффективностью и меньшим количеством ошибок, тем самым позволяя вашим отделам продаж и отделам закупок заключать более крупные и большие контракты.
  3. Преддоговорная стадия: Преддоговорная стадия представляет собой последнее пересечение между вашей командой по управлению контрактами и командой по администрированию контрактов. На этом этапе ваши администраторы договоров дорабатывают условия и готовятся к применению электронной подписи в режиме онлайн или других форм скрепления договора. Команды по администрированию и управлению контрактами должны занять позицию сотрудничества, чтобы установить четкое понимание специфики соглашения между двумя командами. Это окажется ценным, когда ваша команда по управлению контрактами перейдет к следующему этапу.
  4. Этап передачи: Счет, подписанный контракт и обязательства передаются команде управления контрактом после официального подписания контракта. На этом этапе целесообразно проводить специальные встречи между командами, чтобы обеспечить полное понимание и исключить риск упущений.
  5. Этап заключения контракта: Теперь команда по управлению контрактом может работать над тем, чтобы условия контракта соблюдались обеими сторонами. Определенная работа должна быть выполнена, а результаты - доставлены. Это еще одна ключевая возможность для программного обеспечения по управлению контрактами облегчить типичные логистические проблемы, связанные с управлением контрактами. Автоматические оповещения, уведомления, шаблоны и пользовательские отчеты будут информировать вашу команду о предстоящих сроках, окнах увольнения и других важных датах.
  6. Стадия подготовки к продлению: Когда подходит к концу период работы, определенный в контракте, обе договаривающиеся стороны должны решить, продлевать или возобновлять контракт. Для некоторых соглашений это не будет фактором из-за ограниченного объема работ, для других может потребоваться продление контракта для поддержания постоянных рабочих отношений. Сам контракт часто определяет период переговоров по контракту, и команда по управлению контрактом должна быть готова содействовать этому процессу.
  7. Постконтрактный этап: Когда период действия контракта завершен, работа для команды управления контрактом еще не закончена. Этот этап включает в себя окончательную проверку выполнения условий контракта, последующий процесс архивирования организаций и окончательное урегулирование всех неоплаченных счетов. Это также возможность провести анализ полного жизненного цикла контракта от его создания до завершения, чтобы понять успехи и проблемы, возникшие в ходе проекта.

Передовая практика управления контрактами

Управление контрактами - это бессрочная задача, к которой можно подойти по-разному, и существует множество технологий и инструментов для обеспечения успешного процесса. Изучите эти семь лучших практик, приведенных ниже:

  • Единое управление контрактами: проще говоря, храните все свои контракты в одном месте, где ваша команда может быстро и легко найти необходимые даты, контакты и другие детали. Неорганизованные архивные системы могут создавать узкие места, требующие больших затрат времени.
  • Определите и отслеживайте KPI: Установив и измерив KPI по управлению контрактами, вы сможете лучше выявить узкие места и оптимизировать процесс. Кроме того, отчетность по этим KPI поможет держать внутренних заинтересованных лиц и руководителей в курсе результатов работы вашей команды по управлению контрактами.
  • Безопасность и доступ: решение для управления контрактами будет обладать функциональностью, которая поможет вам сбалансировать потребности в безопасности и доступе к контракту. Разрешив доступ только избранным членам команды по юридическому и контрактному управлению, вы можете гарантировать, что каждый член команды сможет выполнять свою роль, не подвергаясь излишнему риску.
  • Отслеживание времени утверждения контракта: Это может и должно быть KPI для вашей команды по администрированию контрактов, но команда по управлению контрактами также должна отслеживать это. Чем быстрее контракт пройдет процесс утверждения, тем быстрее компания сможет получить доход и стоимость от соглашения. Кроме того, это даст вашей команде представление на высоком уровне о полном жизненном цикле контракта и поможет определить области, где можно найти эффективные решения в рабочих процессах утверждения и в других областях.
  • Регулярные проверки соответствия: встречайтесь с сотрудниками юридической службы для обсуждения изменений в нормативных актах и координируйте изменение политик, чтобы они лучше соответствовали требованиям законодательства. Если вы работаете в отраслях с высоким уровнем регулирования, таких как финансовые услуги, страхование или здравоохранение, то вам и вашему юридическому отделу жизненно важно быть в курсе предстоящих изменений в законодательстве.

3 лучших шага, которые необходимо предпринять сейчас для улучшения управления контрактами

Создание команд и процессов требует времени, а на этом пути компании все еще необходимо вести бизнес и получать доход. Изучая пути совершенствования процессов управления договорами, вот три быстродействующие стратегии, которые принесут немедленные результаты:

  1. Аудит контрактов: проведите инвентаризацию процессов, активов, инструментов, рабочей силы и заинтересованных сторон, чтобы получить полное представление о существующей ситуации.
  2. Формальные рамки управления контрактами: Используя результаты аудита, создайте рамки существующего процесса управления контрактами и пропишите, что происходит на каждом этапе, кто участвует и сколько времени занимают этапы.
  3. Использование технологий: На этом этапе ваш процесс отображен на карте. Изучите технологические решения, способные устранить узкие места, выявленные в вашей системе, и помочь в заключении новых контрактов, сложных договоров и укреплении деловых отношений.

Гибкие тарифные планы электронной подписи для начала работы

Решения для электронной подписи могут быть самыми разными. Такая гибкость означает, что организации любого размера могут воспользоваться преимуществами электронных процессов заключения договоров, а также обеспечить масштабируемость и адаптацию решения для электронной подписи к их уникальным требованиям. Вы можете начать работу с электронными договорами, используя электронные подписи любым из следующих способов:

Начните использовать электронную подпись для управления контрактами

Получите ответы на свои вопросы об электронной подписи и улучшите процесс управления контрактами